Contractau canolfan gyswllt 693/2023

Cyfeirnod Rhyddid Gwybodaeth: 693/2023

Cais:

Dymunaf gyflwyno cais rhyddid gwybodaeth i’r sefydliad yn ymwneud â chontractau TGCh y sefydliad, yn benodol ynghylch:

1. contract(au) canolfan gyswllt
2. contract(au) gwasanaethau rhwydwaith i mewn

A: Mae rhan gyntaf fy nghais yn ymwneud â chontractau gwasanaeth canolfan gyswllt a allai ymwneud ag un o’r canlynol:

1. Dosbarthu galwadau uwch i reoli llif galwadau a gwneud y mwyaf o brofiad cwsmeriaid
2. E-bost, sgwrs fyw ar y wefan ac integreiddiadau ag apiau cyfryngau cymdeithasol poblogaidd fel Facebook ac Instagram
3. Offer monitro perfformiad i olrhain perfformiad, boddhad cwsmeriaid a metrigau gwerthu allweddol eraill

Gallai hyn fod yn rhan o becyn cyfan neu geisiadau gwasanaeth ar wahân.

Anfonwch yr wybodaeth ganlynol ataf ar gyfer pob darparwr:

1. Cyflenwr presennol: Ar gyfer pob un o’r contract(au), a allwch chi roi cyflenwr y contract i mi?
2. Gwariant cyfartalog blynyddol: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y gwariant cyfartalog blynyddol (dros dair blynedd) ar gyfer pob cyflenwr.
3. Hyd y contract: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch hyd y contract y daw’r contract i ben. Os yw ar gael, cynhwyswch hefyd unrhyw estyniadau contract.
4. Contract yn dod i ben: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y dyddiad y daw’r contract i ben.
5. Adolygu contract: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y dyddiad pan fydd y contract yn cael ei adolygu.
6. Disgrifiad o’r contract: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch ddisgrifiad byr o’r gwasanaethau a ddarperir yn y contract cyffredinol.
7. Manylion cyswllt: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y person o fewn y sefydliad sy’n gyfrifol am y contract. Rhowch ei enw llawn, teitl ei swydd, ei rif cyswllt a’i gyfeiriad e-bost uniongyrchol i mi. O leiaf, rhowch deitl ei swydd i mi.
8. Nifer yr asiantau: Rhowch gyfanswm nifer yr asiantau canolfan gyswllt i mi.
9. Nifer y safleoedd: A allwch chi roi nifer y safleoedd y mae’r ganolfan gyswllt yn eu cwmpasu i mi?
10. Gwneuthurwr y ganolfan gyswllt: Pwy yw gwneuthurwr y system canolfan gyswllt yr ydych yn ei gweithredu?
11. Ydych chi’n defnyddio Microsoft Exchange 2003 fel eich gweinydd e-bost? Os na, yna pa gynhyrchion ydych chi’n eu defnyddio?
12. Nifer y defnyddwyr e-bost: Bras nifer y defnyddwyr e-bost ar draws y sefydliadau.

B: Mae ail ran fy nghais yn ymwneud â’r defnydd o gontractau gwasanaethau rhwydwaith i mewn a allai ymwneud ag un o’r canlynol:

1. Rhifau 0800, 0845, 0870, 0844, 0300
2. Llwybro galwadau
3. Dynodydd galwr
4. Proffil y galwr – cysylltu manylion y galwr â chofnodion y galwr
5. Ymateb llais rhyngweithiol

Ar gyfer contract sy’n ymwneud â’r uchod, a allwch chi roi’r canlynol i mi?

1. Cyflenwr presennol: Ar gyfer pob un o’r contract(au), a allwch chi roi cyflenwr y contract i mi?
2. Gwariant cyfartalog blynyddol: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y gwariant cyfartalog blynyddol (dros dair blynedd) ar gyfer pob cyflenwr.
3. Contract yn dod i ben: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y dyddiad y daw’r contract i ben.
4. Adolygu contract: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y dyddiad pan fydd y contract yn cael ei adolygu.
5. Disgrifiad o’r contract: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch ddisgrifiad byr o’r gwasanaethau a ddarperir yn y contract cyffredinol.
6. Manylion cyswllt: Ar gyfer pob cyflenwr, nodwch y person o fewn y sefydliad sy’n gyfrifol am y contract. Rhowch ei enw llawn, teitl ei swydd, ei rif cyswllt a’i gyfeiriad e-bost uniongyrchol i mi.

 

Ymateb A:

Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed–Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel yr amlinellir isod. Sylwch fod y data’n ymwneud â’r wybodaeth a oedd yn cael ei chadw ar adeg derbyn eich cais.

1. E-bost – Microsoft Office 365 – Computacenter

Gwefan – Single Online Home – Swyddfa’r Maer ar gyfer yr Heddlu a Throseddu (MET) 

Sgwrs fyw – dim

Cyfryngau cymdeithasol – SOCIAL SIGNIN LIMITED yn masnachu fel Orlo

2. E-bost – Microsoft Office 365 – rhan o M365 ac yn methu echdynnu costau e-bost yn benodol. Mae M365 yn costio £549k ar gyfer 2023/24

Gwefan – Single Online Home – £64K

Sgwrs fyw - Amh

Cyfryngau cymdeithasol – £47K

3. E-bost – Microsoft Office 365 – 3 blynedd – Yn dod i ben ar 31 Mawrth 2025

Gwefan – Single Online Home – Dim dyddiad diwedd contract

Sgwr fyw – Amh

Cyfryngau cymdeithasol – Contract yn dechrau 26 Awst 2022, 2yn dod i ben ar 25 Awst 2025 cyn yr estyniad. Hyd – contract 36 mis gyda dau estyniad o 12 mis ar gael

4. Gweler yr atebion i C3 
5. E-bost – Microsoft Office 365 – Rhagfyr 2024

Gwefan – Single Online Home – Gweler yr ateb i C3. Nid oes gennym unrhyw gynlluniau i adolygu’r contract ar hyn o bryd.

Sgwr fyw – Amh

Cyfryngau cymdeithasol – Bydd adolygiad yn cael ei gynnal yn gynnar yn 2025.

6. E-bost – Microsoft Office 365 – cynhyrchion Office sy’n rhan o’r gyfres M365

Gwefan – Single Online Home – Gwefan a gynhelir yn genedlaethol a ddarperir gan Swyddfa’r Maer ar gyfer Llundain

Sgwr fyw – Amh

Cyfryngau cymdeithasol – llwyfan rheoli cyfryngau cymdeithasol i reoli’r holl gyfrifon cyfryngau cymdeithasol

7. E-bost – Microsoft Office 365 – Marc Jones – Uwch-reolwr Gweithredol TGCh

Gwefan – Single Online Home – Marc Jones – Uwch-reolwr Gweithredol TGCh

Sgwr fyw – Amh

Cyfryngau cymdeithasol – Anna James – Uwch-swyddog Cyfathrebu, [email protected]

8. Heb gynnwys goruchwylwyr – 89.98 swyddog cyfwerth ag amser llawn
9. Dau
10. Ar gyfer y system bresennol, Cisco, ond disgwylir system newydd yn Ch4 2023 gan Airwave
11. Na – Exchange 2016
12. 2,380

 

Ymateb B:

Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed–Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel yr amlinellir isod. Sylwch fod y data’n ymwneud â’r wybodaeth a oedd yn cael ei chadw ar adeg derbyn eich cais.

1. Ateb corfforaethol – mewnol.

Datrysiad canolfan gyswllt – Capita; fodd bynnag, mae system newydd wedi’i chaffael a disgwylir ei chyflwyno ddiwedd 2023 gan Airwave.

Mae pob llinell canolfan gyswllt wedi’i chontractio gyda BT (gan gynnwys llinellau 999) ac eithrio’r gwasanaeth 101 a ddarperir gan Vodafone (contract cenedlaethol) ond a ddarperir ar draws llinellau BT o fewn Heddlu Dyfed–Powys.

2. Corfforaethol – anhysbys; nid oedd yn brosiect ffurfiol ar y dechrau gan ei fod yn brawf o gysyniad a dyfodd dros y blynyddoedd ac sydd bellach yn cael ei leihau gan ei fod yn cael ei ddisodli’n araf.

Canolfan gyswllt – tua £100k yn 2012 gyda chostau cymorth yn 2022/23 yn £150k y flwyddyn

BT – llinellau 999 – dim galwadau allan gyda rhent o £599.52 y flwyddyn

BT – llinell 101 – tua £3,200 y flwyddyn gyda rhent o £6,458.40 y flwyddyn

3. Y ganolfan gyswllt bresennol - Medi 2023, ateb corfforaethol - am
4. Ni fydd y contract yn cael ei adolygu gan fod contract newydd newydd gael ei ddyfarnu.
5. Y ganolfan gyswllt bresennol – cymorth i blatfform 999 Cisco CUCM/CUCC a phyrth, dyfeisiau ac ati cysylltiedig.
6. Mark Hall, Uwch-reolwr Gweithrediadau TGCh (Cyflawni), [email protected]                                               

                                                           

(Ymateb yw hwn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac fe’i datgelwyd ar 18 Ebrill 2024)