Cofnodion dalfa 613/2024
Cyfeirnod Rhyddid Gwybodaeth: 613/2024
Cais:
Ystadegau ar gyfer blynyddoedd calendr 2022 a 2023 ar nifer yr unigolion a gedwir yn gaeth, sy’n 18+ a hŷn pan nad oedd angen oedolyn priodol:
- Nifer y cofnodion dalfa a agorwyd (wedi’i dadansoddi yn ôl band oedran)
- Nifer a ofynnodd am gynrychiolaeth gyfreithiol neu gyngor cyn neu yn ystod cyfweliadau - fesul Cod C PACE (wedi’i dadansoddi yn ôl band oedran)
- Nifer a gafodd y gynrychiolaeth neu’r cyngor cyfreithiol hwnnw (wedi’i ddadansoddi yn ôl band oedran)
- Nifer a ildiodd yr hawl i gynrychiolaeth gyfreithiol neu gyngor ar unrhyw adeg (Cod C, para 6.5) (wedi’i ddadansoddi yn ôl band oedran)
- Y rhesymau dros ildio’r hawl i gynrychiolaeth gyfreithiol os cânt eu coladu ac os ydynt ar gael. (Cod C para 6.5) (wedi’i ddadansoddi yn ôl band oedran)
- Os ydynt ar gael, rhowch wybod a yw categoreiddio (e.e. categori blwch cwymplen ar gofnodion dalfa digidol) yn cael ei ddefnyddio ai peidio.Os hynny, beth yw’r categorïau ac a ellir dosrannu’r ystadegau yn unol â hynny?
- Os nad ydynt ar gael, hoffwn wybod a yw hyn yn cael ei ystyried
Band oedran: 18-25; 26-30; 31-40; 41-50; 51-60; 61+
Ymateb:
Mae adran 1 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn gosod dwy ddyletswydd ar awdurdodau cyhoeddus. Oni bai bod esemptiadau yn gymwys, y ddyletswydd gyntaf yn adran 1(1)(a) yw cadarnhau neu wadu a ydyw’r wybodaeth a bennir mewn cais yn cael ei chadw. Yr ail ddyletswydd yn adran 1(1)(b) yw datgelu gwybodaeth y cadarnhawyd ei bod yn cael ei chadw.
Lle dibynnir ar esemptiadau, mae adran 17 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i Heddlu Dyfed-Powys, wrth wrthod darparu gwybodaeth o’r fath (gan fod yr wybodaeth yn esempt), roi hysbysiad i chi, y ceisydd, sydd: (a) yn datgan y ffaith honno, (b) yn pennu’r esemptiad dan sylw, ac (c) yn datgan (os na fyddai hynny’n amlwg fel arall) pam fod yr esemptiad yn gymwys.
Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel yr amlinellir isod. Fodd bynnag, rydym yn atal yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani gan ein bod yn ystyried bod adran 12(1) ‘Esemptiad lle mae’r gost cydymffurfio yn uwch na’r terfyn priodol’ yn gymwys iddi.
Adran 12(1) – Y gost cydymffurfio yn uwch na’r terfyn priodol
Mae adran 12(1) yn datgan: “Nid yw adran 1(1) yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod cyhoeddus gydymffurfio â chais am wybodaeth os ydyw’r awdurdod yn amcangyfrif y byddai’r gost o gydymffurfio â’r cais yn uwch na’r terfyn priodol.”
Mae’r gost o ddarparu’r wybodaeth y gofynnir amdani mewn perthynas â’ch cais yn uwch na’r swm y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb iddo, h.y. mae’r gost o leoli ac adalw’r wybodaeth yn uwch na’r “terfyn priodol” fel y nodir yn Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Priodol) 2004. Amcangyfrifir y byddai’n cymryd yn hwy na 18 awr (h.y. lleiafswm o 1335 awr) i gydymffurfio â’r rhan hon o’ch cais. Gellir dod o hyd i’r rheoliadau yn https://www.legislation.gov.uk/cy/uksi/2004/3244.
Mae’r adran rhyddid gwybodaeth wedi cael ei hysbysu nad yw’r wybodaeth mewn perthynas â’ch cais yn cael ei chadw mewn fformat hawdd ei adalw. Yng ngoleuni hyn ac er mwyn cael yr wybodaeth sy’n berthnasol i’ch cais o fewn yr amserlen a nodwyd yn gywir, byddai angen i Heddlu Dyfed-Powys gyrchu ac adolygu’r holl gofnodion dalfa pan nad oedd angen oedolyn priodol, a byddai’n rhaid adolygu pob cofnod â llaw i ganfod yr wybodaeth sy’n berthnasol i’ch cais.
Mae wedi’i nodi bod yna gyfanswm o 16028 o gofnodion dalfa sy’n cwmpasu cyfnod eich cais. Mae hefyd wedi’i nodi y byddai’n cymryd o leiaf pum munud i adolygu a chael yr wybodaeth ar gyfer un cofnod mewn perthynas â’ch cais (fel yr amlinellwyd uchod). Mae’r broses a amlinellir yn arwain at yr amcangyfrif amser isod.
2022: 7768 cofnod x 5 munud = 647 awr
2023: 8260 cofnod x 5 munud = 688 awr
Amcangyfrif amser i gwblhau’r dasg = 1335 awr
Yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae’r llythyr hwn yn gweithredu fel hysbysiad gwrthod i’r cyfan o’r cais hwn o dan adran 17(5). Rhaid i awdurdod cyhoeddus sydd, mewn perthynas ag unrhyw gais am wybodaeth, yn dibynnu ar hawliad bod adran 12 neu adran 14 yn gymwys, roi hysbysiad i’r ceisydd yn datgan y ffaith honno o fewn yr amser ar gyfer cydymffurfio ag adran 1(1).
Efallai y byddwch am fireinio ac ailgyflwyno’ch cais fel ei fod yn lleihau’r amser a ddangosir uchod er mwyn bod o fewn y 18 awr. Os bydd arnoch angen rhagor o gyngor mewn perthynas â’r mater hwn, mae croeso i chi gysylltu â’r Uned Rhyddid Gwybodaeth. Sylwch hefyd, os caiff y cais ei fireinio, nid yw’n dileu hawl yr awdurdod cyhoeddus i ddyfynnu esemptiadau os ydynt yn gymwys.
Dylid nodi, o ganlyniad i’r systemau a fabwysiadwyd gan Heddlu Dyfed-Powys mewn perthynas â chofnodi gwybodaeth o’r fath, y gallai’r wybodaeth a ryddhawyd fod yn gywir neu beidio.
Ymhellach, dylid nodi hefyd ei bod yn ofynnol i heddluoedd yn y Deyrnas Unedig ddarparu ystadegau troseddau i gyrff y llywodraeth yn rheolaidd, a gosodir y meini prawf cofnodi yn genedlaethol. Fodd bynnag, nid yw’r systemau a ddefnyddir ar gyfer cofnodi’r ffigurau hyn yn rhai generig, nac ychwaith y gweithdrefnau a ddefnyddir yn lleol i gasglu’r data. Dylid nodi, am y rhesymau hyn, na ddylid defnyddio ymateb yr heddlu hwn i’ch cwestiynau at ddibenion cymharu ag unrhyw ymateb arall a gewch.
(Ymateb yw hwn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac fe’i datgelwyd ar 15 Gorffennaf 2024)