Datganiad Staff yr Heddlu a Rheolaeth 947/2023

Cyfeirnod Rhyddid Gwybodaeth: 947/2023

Cais:

A fyddech cystal â rhoi gwybodaeth i mi, ar gyfer yr holl flynyddoedd calendr o 2010 i 2023, ar gyfer y cwestiynau canlynol?

1. Sawl swyddog heddlu sydd wedi’i leoli, neu a oedd wedi’i leoli, ym mhob un o’r siroedd a gwmpesir gan Heddlu Dyfed-Powys?
2. Sawl swyddog heddlu sydd wedi’i leoli, neu a oedd wedi’i leoli, ym mhob un o’r siroedd a gwmpesir gan Heddlu Dyfed-Powys fesul 100,000 o’r boblogaeth?
3. Fesul sir, sawl swyddog sydd wedi’i leoli ym mhob sir sy’n swyddog ymateb, neu a oedd yn swyddog ymateb, a sawl un sy’n swyddog bro?
4. Sawl swyddog cymorth cymunedol yr heddlu sydd wedi’i leoli, neu a oedd wedi’i leoli, ym mhob un o’r siroedd a gwmpesir gan Heddlu Dyfed-Powys?
5. Sawl cyfarfod cyhoeddus sydd wedi’i gynnal gan yr heddlu ym mhob ‘bro’ yn ‘ardal yr heddlu’ dros y 12 mis diwethaf?
6. A ydyw pob ‘bro’ yn ‘ardal yr heddlu’ yn cael blaenoriaeth blismona? Os felly, beth yw blaenoriaeth blismona pob bro?
7. A fyddech cystal â rhoi copi i mi o ddatganiad rheoli diweddaraf yr heddlu?

Ymateb:

Mae adran 1 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn gosod dwy ddyletswydd ar awdurdodau cyhoeddus. Oni bai fod esemptiadau’n berthnasol, y ddyletswydd gyntaf yn adran 1(1)(a) yw cadarnhau neu wadu a yw’r wybodaeth a nodir mewn cais yn cael ei chadw. Yr ail ddyletswydd yn adran 1(1)(b) yw datgelu gwybodaeth y cadarnhawyd ei bod yn cael ei chadw.

Lle dibynnir ar esemptiadau mae adran 17 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i Heddlu Dyfed-Powys, wrth wrthod darparu gwybodaeth o’r fath (gan fod yr wybodaeth wedi’i hesemptio), roi hysbysiad i chi, y ceisydd, sydd: (a) yn datgan y ffaith honno, (b) yn pennu’r esemptiad dan sylw, ac (c) yn datgan (os na fyddai hynny’n amlwg fel arall) pam bod yr esemptiad yn gymwys.

Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel yr amlinellir isod. Fodd bynnag, rydym yn atal yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani gan ein bod yn ystyried bod adran 12(1) – Esemptiad lle mae’r gost cydymffurfio yn uwch na’r terfyn priodol, yn gymwys iddi.

Adran 12(1) – Y gost cydymffurfio yn uwch na’r terfyn priodol

Mae adran 12(1) yn datgan: “Nid yw adran 1(1) yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod cyhoeddus gydymffurfio â chais am wybodaeth os ydyw’r awdurdod yn amcangyfrif y byddai’r gost o gydymffurfio â’r cais yn uwch na’r terfyn priodol.”

Mae’r gost o ddarparu’r wybodaeth y gofynnir amdani mewn perthynas â’ch cais yn uwch na’r swm y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb iddo, h.y. mae’r gost o leoli ac adalw’r wybodaeth yn uwch na’r “lefel briodol” fel y nodir yn Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Addas) 2004. Amcangyfrifir y byddai’n fwy na 18 awr (h.y. lleiafswm o 191 awr) i gydymffurfio â’r rhan hon o’ch cais. Gellir dod o hyd i’r rheoliadau yma https://www.legislation.gov.uk/cy/uksi/2004/3244

Mae’r adran rhyddid gwybodaeth wedi cael ei hysbysu nad yw’r wybodaeth mewn perthynas â chwestiynau 1-4 eich cais yn cael ei chadw mewn fformat hawdd ei adalw. Yng ngoleuni hyn ac er mwyn cael yr wybodaeth sy’n berthnasol i’ch cais o fewn yr amserlen a nodwyd yn gywir, byddai angen i Heddlu Dyfed-Powys fynd drwy 12 adroddiad ar gyfer pob blwyddyn y gofynnir amdani ac yna tynnu’r data perthnasol o 2,000 o gofnodion o bob adroddiad.

Mae wedi’i nodi bod yna gyfanswm o 156 o adroddiadau sy’n cwmpasu cyfnod eich cais.  Mae hefyd wedi’i sefydlu y byddai’n cymryd 35 munud ar gyfartaledd i fynd drwy bob adroddiad ac yna tair munud fesul cofnod i dynnu’r wybodaeth mewn perthynas â’ch cais (fel yr amlinellwyd uchod).  Mae’r broses a amlinellir yn arwain at yr amcangyfrif amser isod.

12 adroddiad x 13 mlynedd = 156 adroddiad x 35 munud = 91 awr

2,000 fesul adroddiad x 3 munud = 100 awr

Amcangyfrif amser i gwblhau’r dasg = 191 awr

Cwestiynau 5-7

Mae’r adrannau perthnasol wedi cynghori y gellir darparu ymateb o fewn y terfyn amser priodol, h.y. 18 awr. 

Yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae’r llythyr hwn yn gweithredu fel hysbysiad gwrthod i’r cyfan o’r cais hwn o dan adran 17(5). Rhaid i awdurdod cyhoeddus sydd, mewn perthynas ag unrhyw gais am wybodaeth, yn dibynnu ar hawliad bod adran 12 neu adran 14 yn gymwys, o fewn yr amser ar gyfer cydymffurfio ag adran 1(1), roi hysbysiad i’r ceisydd yn datgan y ffaith honno.

Efallai y byddwch am fireinio ac ailgyflwyno’ch cais fel ei fod yn lleihau’r amser a ddangosir uchod er mwyn bod o fewn y 18 awr. Os bydd angen rhagor o gyngor arnoch mewn perthynas â’r mater hwn mae croeso i chi gysylltu â’r Uned Rhyddid Gwybodaeth. Sylwer hefyd, os caiff y cais ei fireinio, nad yw’n dileu hawl yr awdurdod cyhoeddus i ddyfynnu esemptiadau os ydynt yn berthnasol.                                               

(Ymateb yw hwn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac fe’i datgelwyd ar 28 Mai 2024)