Polisi noeth-chwiliad 111/2024
Cyfeirnod Rhyddid Gwybodaeth: 111/2024
Cais:
Cyd-destun:
Newidiodd y Coleg Plismona yr arfer proffesiynol awdurdodedig yn ymwneud â: ‘Cadw a’r Ddalfa – Rheolaeth, ataliaeth a chwiliadau’, drwy ychwanegu’r adran ‘dogfennu noeth-chwiliadau yn nalfa’r heddlu.’
Gwnaethpwyd y newid hwn i’r arfer proffesiynol awdurdodedig ar 5 Gorffennaf 2023. https://www.college.police.uk/app/detention-and-custody/changes
Mae’n manylu ar y sefyllfa gyfreithiol a’r gofynion o ran noeth-chwiliadau / tynnu dillad er lles yn nalfa’r heddlu / Cod C Atodiad A Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol – gan ddyfynnu dyfarniad cyfreithiol o 2015, Davies v Heddlu Glannau Mersi (y cyfeirir ato weithiau fel PD v Heddlu Glannau Mersi).
- Os gwelwch yn dda a allwch chi ddweud wrthyf y canlynol?
A gafodd gweithdrefn neu bolisi eich heddlu ar gadw / noeth-chwiliad / dogfennu ei ddiweddaru i adlewyrchu’r newid hwn i’r arfer proffesiynol awdurdodedig?
(h.y. newid neu fersiwn wedi’i diweddaru o gwmpas neu’n fuan ar ôl 5 Gorffennaf 2023 sy’n ymwneud ag adran newydd yr arfer proffesiynol awdurdodedig ar ddogfennu noeth-chwiliadau yn y ddalfa a/neu Cod C Atodiad A Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol a/neu dynnu dillad am resymau lles / atal hunan-niwed a/neu Davies/PD v Heddlu Glannau Mersi).
Os gwelwch yn dda a allwch chi ddarparu’r canlynol?
- Copi o weithdrefn / polisi’r heddlu a oedd mewn lle cyn i’r newid gael ei wneud. (Mae’n debyg mai dyma’r weithdrefn / dogfen bolisi a ddefnyddiwyd ym mis Mehefin 2023.)
- Copi / copïau o unrhyw fersiynau newydd / wedi’u diweddaru o’r weithdrefn / dogfen bolisi hon a gyhoeddwyd gan eich heddlu ers y newid i’r arfer proffesiynol awdurdodedig (yn gynnar ym mis Gorffennaf 2023).
- Os oedd y newid i’r arfer proffesiynol awdurdodedig ar y mater hwn wedi ei gyfleu i swyddogion / staff y ddalfa mewn unrhyw ffordd arall (e-bost mewnol efallai neu mewn cylchlythyr mewnol) byddwn yn ddiolchgar pe gallech hefyd roi manylion i mi o’r hyn a gyfathrebwyd a phryd.
- Os oedd eich gweithdrefn / polisi ar y mater hwn eisoes wedi’i newid yn 2015 o ganlyniad i ddyfarniad Davies v Heddlu Glannau Mersi (neu o ganlyniad i ganllawiau ar y dyfarniad a gyhoeddwyd gan Arolygiaeth Cwnstabliaeth Ei Mawrhydi yn 2015) yna dywedwch wrthyf am y newidiadau hyn (h.y. beth a newidiwyd a phryd).
Ymateb 1:
Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel yr amlinellir isod.
Gallaf gadarnhau bod gan yr heddlu bolisi newydd sydd wedi’i ddiweddaru i adlewyrchu’r newid i’r arfer proffesiynol awdurdodedig. Sylwer bod y polisi hwn yn cael ei adolygu ar hyn o bryd.
Ymateb 2:
Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani (polisi ynghlwm ar wahân); fodd bynnag, rydym yn esemptio rhan o’r wybodaeth gan ein bod yn credu bod yr esemptiad canlynol yn berthnasol:
Adran 40(2) Gwybodaeth bersonol
Mae adran 40(2) yn esemptiad absoliwt ar sail dosbarth. Mae hyn yn golygu bod y deddfwyr, wrth ysgrifennu’r ddeddfwriaeth, o’r farn y byddai rhyddhau gwybodaeth o’r fath o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn achosi niwed i’r awdurdod cyhoeddus neu’r unigolyn dan sylw. Nid oes felly unrhyw ofyniad i gynnal prawf niwed mewn perthynas â gwybodaeth o’r fath. Nid oes gofyniad ychwaith i gynnal prawf budd y cyhoedd.
Adran 40(2) Gwybodaeth bersonol:
Mae adran 40(2) yn berthnasol i ddata personol trydydd parti ac y maent yn esempt rhag cael eu datgelu o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 pe bai datgelu, mewn perthynas â data sy’n destun prosesu gorfodi’r gyfraith, yn torri unrhyw un o’r egwyddorion diogelu data a gynhwysir yn Rhan 3, Pennod 2 o Ddeddf Diogelu Data 2018. O dan adran 34 ym Mhennod 2, “Mae’r rheolydd mewn perthynas â data personol yn gyfrifol am, a rhaid iddo allu dangos, cydymffurfedd â” Phennod 2. Ni fyddai gwybodaeth o’r fath yn cael ei rhyddhau o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 oni bai bod elfen gref o ran budd y cyhoedd. Un o’r prif wahaniaethau rhwng Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Deddf Diogelu Data 2018 yw bod unrhyw wybodaeth sy’n cael ei rhyddhau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn cael ei rhyddhau i’r parth cyhoeddus, nid dim ond i’r unigolyn sy’n gwneud cais am yr wybodaeth, ac mae’n rhaid ei datgelu o dan y Ddeddf gan ddwyn hynny mewn cof. O’r herwydd, mae unrhyw wybodaeth a ryddheir sy’n dynodi unigolyn trwy ryddhau ei ddata personol, hyd yn oed data personol trydydd parti, yn esempt.
Diffinnir data personol o dan adran 3 o Ddeddf Diogelu Data 2018 fel a ganlyn:
“(2) Ystyr ‘data personol’ yw unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud ag unigolyn byw adnabyddedig neu adnabyddadwy (yn ddarostyngedig i is-adran (14)(c)).
(3) Ystyr ‘unigolyn byw adnabyddadwy’ yw unigolyn byw y gellir ei adnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, yn benodol wrth gyfeirio at—
(a) Dynodwr fel enw, rhif adnabod, data lleoliad neu ddynodwr ar-lein, neu
(b) Un neu ragor o ffactorau sy’n benodol i hunaniaeth gorfforol, ffisiolegol, genetig, meddyliol, economaidd, diwylliannol neu gymdeithasol yr unigolyn.”
Mae gan bob aelod o’r cyhoedd, gan gynnwys y rhai a gyflogir gan yr heddlu, hawl gynhenid i breifatrwydd, ac mae’r hawliau hyn wedi’u diogelu yn rhinwedd y Ddeddf Hawliau Dynol, Deddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) ac ni ddylai awdurdod cyhoeddus ymyrryd â’r hawl honno. Mae rhyddhau unrhyw wybodaeth sy’n destun yr esemptiad yn debygol o beryglu’r hawliau hynny.
Deddf Diogelu Data 2018
Rhan 3 – ‘Prosesu Gorfodi’r Gyfraith’, Pennod 2 – ‘Egwyddorion’, adran 35 –
‘Yr egwyddor diogelu data gyntaf’:
“(1) Yr egwyddor diogelu data gyntaf yw bod yn rhaid i brosesu data personol at unrhyw un o’r dibenion gorfodi’r gyfraith fod yn gyfreithlon ac yn deg.”
Y Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data
Mae Erthygl 5 o’r GDPR – ‘Egwyddorion sy’n ymwneud â phrosesu data personol’ yn darparu fel a ganlyn:
“1. Caiff data personol
(a) Eu prosesu’n gyfreithlon, yn deg ac mewn modd tryloyw mewn perthynas â gwrthrych y data (‘cyfreithlondeb, tegwch a thryloywder’);
(b) Eu casglu at ddibenion penodol, eglur a chyfreithlon a heb eu prosesu ymhellach mewn modd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny; ni fydd prosesu pellach at ddibenion archifo er budd y cyhoedd, at ddibenion ymchwil gwyddonol neu hanesyddol neu ddibenion ystadegol, yn unol ag Erthygl 89(1), yn cael ei ystyried o fod yn anghydnaws â’r dibenion cychwynnol (‘cyfyngu dibenion’);”
2. Bydd y rheolydd yn gyfrifol am baragraff 1 (‘atebolrwydd’) ac yn gallu dangos ei fod yn cydymffurfio ag ef.”
Ni fyddai Heddlu Dyfed-Powys am ddatgelu unrhyw wybodaeth a allai o bosibl adnabod unigolyn. Yn yr achos penodol hwn, byddai enwi’r unigolion yn eu hadnabod a byddai’n torri deddfwriaeth diogelu data yn uniongyrchol. Felly, o ganlyniad, rwyf yn fodlon bod esemptiad adran 40(2) ‘Gwybodaeth bersonol’ yn gymwys ar gyfer rhyddhau’r wybodaeth.
Mae esemptiad adran 40 yn esemptiad ar sail dosbarth. Mae hyn yn golygu bod y deddfwyr, wrth ysgrifennu’r ddeddfwriaeth, o’r farn y byddai rhyddhau gwybodaeth o’r fath o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn achosi niwed i’r awdurdod cyhoeddus neu’r unigolyn dan sylw. Nid oes felly unrhyw ofyniad i gynnal prawf niwed mewn perthynas â gwybodaeth o’r fath.
Mae esemptiad adran 40 yn rhannol amodol ac yn rhannol absoliwt. Yn yr achos presennol byddai’n absoliwt gan y byddai rhyddhau’r wybodaeth yn torri deddfwriaeth diogelu data ac felly nid oes unrhyw ofyniad i gynnal prawf budd y cyhoedd.
Gweler ynghlwm gopi wedi’i olygu o bolisi’r heddlu a oedd ar waith cyn i’r newid gael ei wneud.
Ymateb 3:
Mae eithriad adran 22 yn gymwys (gweler yr esboniad isod).
Ymateb 4:
Gallaf gadarnhau nad oes unrhyw wybodaeth yn cael ei chadw gan Heddlu Dyfed-Powys mewn perthynas â hyn.
Ymateb 5:
Gallaf gadarnhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn cadw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani, fel yr amlinellir isod.
Nid oedd y polisi ar y mater hwn eisoes wedi’i newid yn 2015. Gweler y polisi blaenorol, a ddarparwyd o dan ymateb 2.
Eglurhad o’r esemptiad a gymhwyswyd:
Mae adran 1 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn gosod dwy ddyletswydd ar awdurdodau cyhoeddus. Oni bai bod esemptiadau’n gymwys, y ddyletswydd gyntaf yn adran 1(1)(a) yw cadarnhau neu wadu a ydyw’r wybodaeth a bennir mewn cais yn cael ei chadw. Yr ail ddyletswydd yn adran 1(1)(b) yw datgelu gwybodaeth y cadarnhawyd ei bod yn cael ei chadw.
Lle dibynnir ar esemptiadau, mae adran 17 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i Heddlu Dyfed-Powys, wrth wrthod darparu gwybodaeth o’r fath (gan fod yr wybodaeth yn esempt), roi hysbysiad i chi, y ceisydd, sydd:
(a) yn datgan y ffaith honno,
(b) yn pennu’r esemptiad dan sylw, ac
(c) yn datgan (os na fyddai hynny’n amlwg fel arall) pam fod yr esemptiad yn gymwys.
Adran 22 – Gwybodaeth y bwriedir ei chyhoeddi yn y dyfodol
“(1) Mae gwybodaeth yn wybodaeth esempt–
- os ydyw’r wybodaeth yn cael ei chadw gan yr awdurdod cyhoeddus gyda’r bwriad o’i chyhoeddi, gan yr awdurdod neu unrhyw unigolyn arall, ar ryw ddyddiad yn y dyfodol (boed hynny wedi’i benderfynu ai peidio),
- os oedd yr wybodaeth eisoes yn cael ei chadw gyda golwg ar gyhoeddiad o’r fath ar yr adeg y gwnaed y cais am wybodaeth, ac
- os ydyw’n rhesymol ym mhob amgylchiad i atal yr wybodaeth rhag cael ei datgelu tan y dyddiad y cyfeirir ato ym mharagraff (a).”
Mae adran 22 yn esemptiad amodol ar sail dosbarth a rhaid ystyried a fyddai darparu’r wybodaeth cyn y dyddiad cyhoeddi disgwyliedig o fudd i’r cyhoedd.
Prawf budd y cyhoedd
Ystyriaethau o blaid datgelu:
Mae Heddlu Dyfed-Powys wedi ymrwymo i ddangos ethos o ddidwylledd, tryloywder ac atebolrwydd, a byddai datgelu’r wybodaeth yn cael ei weld fel rhywbeth sy’n rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf ac yn dangos ymwybyddiaeth barhaus. Byddai gwybodaeth gyfredol yn gwella gwybodaeth y cyhoedd o’r pwnc ac efallai y byddai hynny’n llywio trafodaeth gyhoeddus ar y pwnc hwn yn well.
Ystyriaethau o blaid peidio â datgelu:
Mae’r wybodaeth y gofynnwyd amdani yn cael ei chyhoeddi’n rhagweithiol gan Heddlu Dyfed-Powys a byddai datgelu’r wybodaeth o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn achub y blaen ar y datgeliad hwn. Mae prosesau cyhoeddi ar waith a bydd datgelu y tu allan i’r prosesau hynny a drefnwyd yn golygu bod prosesau o’r fath yn anarferedig. Mae prosesau o’r fath ar waith i sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei chyhoeddi’n rhagweithiol, sy’n cyd-fynd â’r ethos o fod yn agored ac yn dryloyw a geir yn Neddf Rhyddid Gwybodaeth 2000.
Prawf cydbwysedd
Mae angen cydbwyso ffactorau i weld a ydynt o blaid datgelu neu beidio â datgelu’r wybodaeth. Yn yr achos hwn, yr ystyriaeth gryfaf ar gyfer datgelu yw dangos ethos o fod yn agored, yn dryloyw ac yn atebol, gan bwyso a mesur yn erbyn yr ystyriaeth am beidio â datgelu, sef, yn yr achos hwn, bod yr wybodaeth y gofynnwyd amdani yn cael ei chynhyrchu a’i chyhoeddi’n rhagweithiol. Mae cyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol yn helpu i fodloni prawf budd y cyhoedd, byddai datgelu’r wybodaeth yn gynharach yn golygu bod prosesau o’r fath yn anarferedig, a byddai’n rhaid i’r heddlu gyflwyno ceisiadau rhyddid gwybodaeth yn barhaus pan fydd proses yn ei lle sy’n sicrhau bod yr heddlu yn agored ac yn dryloyw mewn perthynas â gwybodaeth o’r fath. Felly, ar hyn o bryd, nid yw’r prawf cydbwysedd ar gyfer datgelu yn cael ei wireddu.
Felly, o fewn holl amgylchiadau’r achos, mae budd y cyhoedd o gadw’r esemptiad yn drech na budd y cyhoedd o ddatgelu’r wybodaeth.
(Ymateb yw hwn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac fe’i datgelwyd ar 14 Mai 2024)