Eitemau a atafaelwyd mewn cyrchoedd 403/2024

Cyfeirnod Rhyddid Gwybodaeth: 403/2024

Cais:

Rhestr lawn o eitemau a atafaelwyd mewn cyrchoedd gan Heddlu Dyfed-Powys ym Mhowys dros y flwyddyn ddiwethaf.

Ymateb:

Mae adran 1 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn gosod dwy ddyletswydd ar awdurdodau cyhoeddus. Oni bai bod esemptiadau’n gymwys, y ddyletswydd gyntaf yn adran 1(1)(a) yw cadarnhau neu wadu a ydyw’r wybodaeth a bennir mewn cais yn cael ei chadw. Yr ail ddyletswydd yn adran 1(1)(b) yw datgelu gwybodaeth y cadarnhawyd ei bod yn cael ei chadw.

Gallaf gadarnhau bod y gost o benderfynu a ydyw unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â’r cais hwn yn cael ei chadw ai peidio yn uwch na’r swm y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb iddo, felly rydym yn atal yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani gan ein bod yn ystyried bod adran 12(2) ‘Esemptiad lle mae’r gost cydymffurfio yn uwch na’r terfyn priodol’, yn gymwys iddi.

Lle dibynnir ar esemptiadau, mae adran 17 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i Heddlu Dyfed-Powys, wrth wrthod darparu gwybodaeth o’r fath (gan fod yr wybodaeth wedi’i hesemptio), roi i chi, y ceisydd, hysbysiad sydd: (a) yn datgan y ffaith honno, (b) yn pennu’r esemptiad o dan sylw, ac (c) yn datgan (os na fyddai hynny’n amlwg fel arall) pam bod yr esemptiad yn gymwys. Mae’r esemptiad canlynol wedi’i gymhwyso i’r holl wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani:

Adran 12(2) – Esemptiad lle mae’r gost cydymffurfio yn uwch na’r terfyn priodol

Mae adran 12(2) yn datgan: “Nid yw is-adran (1) yn esemptio’r awdurdod cyhoeddus rhag ei rwymedigaeth i gydymffurfio â pharagraff (a) o adran 1(1) oni bai y byddai’r gost amcangyfrifedig o gydymffurfio â’r paragraff hwnnw yn unig yn uwch na’r terfyn priodol.”

Mae’r gost o benderfynu pa wybodaeth sy’n cael ei chadw, os o gwbl, sy’n berthnasol i’ch cais yn uwch na’r swm y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb iddo; h.y. mae’r gost o leoli ac adalw’r wybodaeth yn uwch na’r ‘lefel briodol’ fel y nodir yn Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Addas) 2004. Amcangyfrifir y byddai’n cymryd yn hwy na 18 awr (h.y. lleiafswm o 125 awr) i gydymffurfio â’ch cais. Gellir dod o hyd i’r rheoliadau yn https://www.legislation.gov.uk/cy/uksi/2004/3244.

Mae’r Adran Rhyddid Gwybodaeth wedi cael ei hysbysu nad yw’r wybodaeth mewn perthynas â’ch cais yn cael ei chadw mewn fformat hawdd ei adalw. Felly, er mwyn sefydlu pa wybodaeth, os o gwbl, sy’n cael ei chadw mewn perthynas â’r cais, byddai angen edrych yn unigol ar yr holl eitemau a atafaelwyd dros y cyfnod a bennir er mwyn nodi a gafodd yr eitemau dan sylw eu hatafaelu yn ystod cyrch. Canfuwyd, ar gyfer y cyfnod a bennir yn y cais (h.y. y 12 mis diwethaf), bod o leiaf 1,500 o eitemau wedi’u hatafaelu y byddai angen ymchwilio iddynt. Amcangyfrifwyd y byddai’n cymryd o leiaf pum munud i ymchwilio un eitem i weld a ydyw’n berthnasol i’ch cais fel yr amlinellwyd uchod, gan arwain at yr amcangyfrif amser a ganlyn.

1,500 o eitemau @ pum munud yr eitem = 125 awr

Cyfanswm o 125 awr i gwblhau’r dasg

Yn unol â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae’r llythyr hwn yn gweithredu fel hysbysiad gwrthod i’r cyfan o’r cais hwn o dan Adran 17(5). Rhaid i awdurdod cyhoeddus sydd, mewn perthynas ag unrhyw gais am wybodaeth, yn dibynnu ar hawliad y mae adran 12 neu adran 14 yn gymwys iddo, roi hysbysiad i’r ceisydd yn datgan y ffaith honno o fewn yr amser ar gyfer cydymffurfio ag adran 1(1).

Efallai y byddwch am fireinio ac ailgyflwyno’ch cais er mwyn lleihau’r amser a ddangosir uchod fel ei bod yn cymryd llai nag 18 awr i gwblhau’r gwaith. Fodd bynnag, o ystyried yr amcangyfrif amser a ddarparwyd uchod, mae’n annhebygol y bydd mireinio’ch cais yn golygu y bydd yn cymryd llai nag 18 awr gan y bydd yn rhaid defnyddio’r un dull a’r un fformat. Os bydd arnoch angen rhagor o gyngor mewn perthynas â’r mater hwn, mae croeso i chi gysylltu â’r Uned Rhyddid Gwybodaeth.

Sylwer hefyd, os caiff y cais ei fireinio, nid yw’n dileu hawl yr heddlu i ddyfynnu esemptiadau os ydynt yn berthnasol.                                                       

(Ymateb yw hwn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac fe’i datgelwyd ar 3 Mehefin 2024)