Gwiriadau pasbort 150/2024

Cyfeirnod Rhyddid Gwybodaeth: 150/2024

Cais:

Darparwch nifer y ceisiadau a wnaethoch i'r Swyddfa Gartref am wiriadau yn erbyn cronfeydd data pasbortau a mewnfudo yn y flwyddyn 2022/23.

Ymateb:

Mae adran 1 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn gosod dwy ddyletswydd ar awdurdodau cyhoeddus. Oni bai bod esemptiadau’n berthnasol, y ddyletswydd gyntaf yn adran 1(1)(a) yw cadarnhau neu wadu a yw’r wybodaeth a nodir mewn cais yn cael ei chadw. Yr ail ddyletswydd yn adran 1(1)(b) yw datgelu gwybodaeth y cadarnhawyd ei bod yn cael ei chadw.

Gallaf gadarnhau bod y gost o benderfynu a yw unrhyw wybodaeth sy’n ymwneud â’r cais hwn yn cael ei chadw ai peidio yn uwch na’r swm y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb iddo, felly rydym yn atal yr holl wybodaeth y gofynnwyd amdani gan ein bod yn ystyried bod adran 12(2) - Esemptiad, lle mae’r gost cydymffurfio yn uwch na'r terfyn priodol, yn gymwys iddi.

Pan ddibynnir ar esemptiadau, mae adran 17 o Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i Heddlu Dyfed-Powys, wrth wrthod darparu gwybodaeth o’r fath (gan fod yr wybodaeth yn esempt), roi hysbysiad i chi’r ymgeisydd sydd: (a) yn datgan y ffaith honno, (b) yn pennu’r esemptiad dan sylw ac (c) yn datgan (os na fyddai hynny’n amlwg fel arall) pam fod yr esemptiad yn gymwys. Mae’r esemptiad a ganlyn wedi’i gymhwyso i’r holl wybodaeth yr ydych wedi gofyn amdani:

Adran 12(2) – Mae cost cydymffurfio yn uwch na'r terfyn priodol

Mae adran 12(2) yn datgan: “…Nid yw isadran (1) yn esemptio’r awdurdod cyhoeddus rhag ei rwymedigaeth i gydymffurfio â pharagraff (a) o adran 1(1) oni bai y byddai cost amcangyfrifedig cydymffurfio â’r paragraff hwnnw yn unig yn uwch na’r terfyn priodol.”

Mae’r gost o benderfynu pa wybodaeth a gedwir, os o gwbl, sy’n berthnasol i’ch cais yn uwch na’r swm y mae’n ofynnol yn gyfreithiol i ni ymateb iddo, h.y. mae’r gost o leoli ac adalw’r wybodaeth yn uwch na’r “lefel briodol” fel y nodir yn y Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth. (Ffioedd a Therfyn Priodol) 2004.Amcangyfrifir y byddai’n cymryd mwy na 18 awr (h.y. lleiafswm o 7,631.3 awr) i gydymffurfio â’ch cais. Gellir dod o hyd i’r rheoliadau yn https://www.legislation.gov.uk/cy/uksi/2004/3244

Mae'r adran rhyddid gwybodaeth wedi cael ei hysbysu nad yw'r wybodaeth mewn perthynas â'ch cais yn cael ei chadw mewn fformat hawdd ei hadfer. Yng ngoleuni hyn ac er mwyn cael gafael ar yr wybodaeth sy’n berthnasol i’ch cais yn yr amserlen a bennwyd yn gywir, byddai’n rhaid i Heddlu Dyfed-Powys gyrchu ac adolygu’r holl gofnodion digwyddiad a’r holl adroddiadau trosedd a chysylltu â’r swyddogion heddlu yn ystod y cyfnod hwn i nodi a yw’r wybodaeth y gofynnwyd amdani wedi ei chofnodi.

Canfuwyd bod cyfanswm o 44,903 o gofnodion digwyddiad, 45,441 o adroddiadau trosedd a 1,232 o swyddogion heddlu yn cwmpasu cyfnod eich cais. Canfuwyd hefyd y byddai'n cymryd o leiaf 5 munud i adolygu a chael yr wybodaeth ar gyfer un cofnod/swyddog mewn perthynas â'ch cais (fel yr amlinellwyd uchod). Mae'r broses a amlinellir yn arwain at yr amcangyfrif amser isod.

Cofnodion digwyddiad: 44,903 x 5 munud = 224,515

Adroddiadau trosedd: 45,441 x 5 munud = 227,205

Swyddogion heddlu: 1,232 x 5 munud = 6,160

Cyfanswm: 457,880 / 60 = 7,631.3 awr

Amcangyfrif amser i gwblhau'r dasg = 7,631.3 awr

Yn unol felly â Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, mae’r llythyr hwn yn gweithredu fel hysbysiad gwrthod i’r cais hwn YN GYFAN o dan adran 17(5). Rhaid i awdurdod cyhoeddus sydd, mewn perthynas ag unrhyw gais am wybodaeth, yn dibynnu ar hawliad bod adran 12 neu adran 14 yn gymwys, o fewn yr amser ar gyfer cydymffurfio ag adran 1(1), roi hysbysiad i’r ceisydd yn datgan y ffaith honno.

Efallai yr hoffech chi fireinio ac ailgyflwyno eich cais fel ei fod yn lleihau’r amser a ddangosir uchod i fod o fewn yr 18 awr. Os oes angen unrhyw gyngor pellach arnoch mewn perthynas â’r mater hwn, mae croeso i chi gysylltu â’r Uned Rhyddid Gwybodaeth. Sylwer hefyd, os caiff y cais ei fireinio, nad yw'n dileu hawl yr awdurdod cyhoeddus i ddyfynnu esemptiadau os ydynt yn berthnasol.                                               

(Ymateb yw hwn o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ac fe’i datgelwyd ar 14 Mehefin 2024)