Polisi Oriau Hyblyg

1.  Datganiad Polisi

Gyda chytundeb rheolwyr llinell, gall aelodau staff yr heddlu nad ydynt yn weithwyr sifft, h.y. y rhai sy’n gweithio sifftiau/penwythnosau ac yn derbyn lwfans, neu’r aelodau staff hynny sydd ar gytundebau oriau sefydlog, ddefnyddio oriau hyblyg.

Nid yw’r polisi hwn yn ffurfio rhan o delerau ac amodau cyflogaeth staff yr heddlu, a gall fod yn destun newid yn ôl disgresiwn rheolwyr.

Mae’n berthnasol i’r canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Holl gategorïau swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn staff llawn amser, rhan amser, parhaol, tymor penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, contractwyr a chymdeithion) staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Dylai swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yr Heddlu sy’n cael mynediad at asedau ac eiddo’r Heddlu ac sy’n eu defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

2.  Cwmpas y Polisi

Nod y polisi hwn yw galluogi’r sefydliad i gyflwyno’r gwasanaeth a’r perfformiad gorau posibl wrth ddarparu ar gyfer anghenion staff ar gyfer hyblygrwydd o ran eu horiau gwaith.

Mae’n sicrhau y cymerir ymagwedd resymegol a chyson, gan ddarparu triniaeth deg a chyfiawn heb ystyried Oed; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol neu’r Iaith Gymraeg.

3.  Polisi

3.1 Mae oriau hyblyg yn caniatáu i staff ofyn i’w rheolwr newid yr amser maen nhw’n dechrau a gorffen gwaith ac amrywio hyd eu hegwyl amser cinio. Rhaid i’r rheolwr llinell awdurdodi pob cais.

3.2 Nid yw oriau eu cytundeb yn ystod y flwyddyn yn newid, na chyfrifoldeb staff i gyflawni gofynion eu rôl.

3.3 Rhaid i’r holl aelodau staff gofnodi eu horiau gwaith gan ddefnyddio’r system Cofnodi Oriau Gwaith. Gellir cael mynediad i’r system a’i diweddaru drwy gyfleuster mewngofnodi ar y fewnrwyd, y system cardiau allwedd, neu ddyfais symudol.

3.4 Rhaid i reolwyr llinell gytuno ymlaen llaw i hyblygrwydd oriau gwaith.

3.5 Mae yna gyswllt anorfod rhwng llwyddiant oriau hyblyg a monitro a gwella effeithiolrwydd ac effeithlonrwydd gwasanaeth.

3.6 Mae cynllunio ymlaen llaw yn hollbwysig ac mae’r gofynion ar gyfer cyflenwi gwasanaeth a pherfformiad gorau’n cymryd blaenoriaeth. Gall unrhyw gais ar gyfer oriau hyblyg y cytunwyd iddo mewn egwyddor newid er mwyn sicrhau y bodlonir gofynion y sefydliad.

3.7 Rhaid i reolwyr llinell roi gwybod i’w staff am unrhyw ofynion cyflenwi, gan nodi’r lefelau staffio isaf sy’n ofynnol yn ystod oriau swyddfa.

Bydd angen nodi oriau agor pob uned/adran yn glir. Gall yr oriau agor hyn amrywio rhwng timoedd oherwydd natur y gwaith sy’n cael ei gyflawni a’r gofyniad i’r cyhoedd gael mynediad i’n gwasanaethau.

3.8 Mae’r holl waith a gyflawnir yn cael ei fonitro gan reolwyr llinell i sicrhau cyflawni’r perfformiad gorau posibl a chyflenwi gwasanaeth.

3.9 Bydd camddefnyddio oriau hyblyg yn arwain at gamau disgyblu ac fe allech gael eich diswyddo. Mae enghreifftiau o gamddefnydd yn cynnwys:

• • • Cofnodi’r amser y mae unigolyn yn cyrraedd neu’n gadael y gwaith yn anghywir.
    • Peidio â chlocio allan ar gyfer seibiannau/ysmygu/egwyl bwyd pan fyddwch yn y gwaith.
    • Defnyddio oriau hyblyg i gael amser i ffwrdd heb awdurdod gan reolwr ymlaen llaw.
    • Cofnodi a chredydu amser ar gyfer mynychu apwyntiadau meddygol ac apwyntiadau eraill yn anghywir.
    • Peidio â diweddaru cofnodion oriau hyblyg.

4.  Diffiniadau

Mae’r cynllun oriau hyblyg yn cynnwys nifer o dermau a all fod yn anghyfarwydd i staff. Fel nad oes dryswch ynghylch eu hunion ystyr, rhestrir y rhai mwyaf cyffredin isod, ynghyd â’u hystyr.

4.1 Cyfnod Setliad Oriau Hyblyg

4 wythnos yw cyfnod setliad oriau hyblyg. Mae hyn yn golygu bod oriau gweithio’n cael eu hadio at ei gilydd er mwyn cadarnhau cyfanswm yr oriau a weithiwyd bob 4 wythnos.

4.2 Lled Band

Oriau Gwaith

Y lled band yw 6:00y.b. – 10:00y.h.

Y lled band yw’r oriau rhwng pa rai y medrwch wneud cais i weithio. Rhaid i oriau gwaith gydymffurfio â’r Rheoliadau Oriau Gwaith – Cytundeb Gweithlu. Yn benodol:

• • • Ni fydd yr oriau gwaith wythnosol yn fwy na 48 awr (mae hyn yn cael ei gyfrifo dros 17 wythnos dreigl)
    • O leiaf 11 awr o orffwys y dydd.

4.3 Oriau Gwaith Safonol

Yr oriau llawn amser ar gyfer aelodau staff (sydd ddim yn weithwyr sifft) yw 37 awr yr wythnos. Ceir crynodeb isod. 

Noder:- Ar gyfer aelodau staff sy’n gweithio oriau rhan amser (h.y. llai na 37 awr), mae’r canlynol yn ôl cyfran. 

Dyddiau	Awr
Mis Safonol 20 diwrnod	(148 awr)
Wythnos Safonol 5 diwrnod	(37 awr)
Diwrnod Safonol	(7 awr 24 munud)
Hanner Diwrnod Safonol	(3 awr 42 munud)

 

Gall tîm gweinyddol yr Adran Adnoddau Dynol gyfrifo hawliau yn ôl cyfran ar gyfer staff rhan amser ar gais drwy e-bost– [email protected]

4.4 Diwrnodau Gwaith

Mae gweithwyr oriau hyblyg drwy ddiffiniad wedi’u rhestru i weithio rhwng dydd Llun a dydd Gwener. Fodd bynnag, mae hyblygrwydd i weithio ar benwythnosau gyda chaniatâd y rheolwr llinell. Mae’r cyfleuster hwn mewn grym i alluogi staff i weithio oriau nad oedd modd iddynt gyflawni yn ystod oriau arferol eu cytundeb ar eu diwrnodau gwaith arferol. Er enghraifft, os nad yw rhiant yn medru gweithio ei oriau arferol ar ddydd Llun oherwydd bod yr ysgol ar gau, gall wneud i fyny am yr oriau nas gweithiwyd y dydd Sadwrn canlynol.

Ni ddylid defnyddio’r cyfleuster hwn i alluogi staff i adeiladu oriau yn ychwanegol i oriau eu cytundeb.

Ni thelir lwfansau (gwaith sifft a gwaith ar benwythnosau) lle mae dyddiau ac oriau gwaith ar gais y gweithiwr o fewn y cynllun oriau hyblyg. 

4.5 Oriau Swyddfa Arferol

Yr amserau yn ystod pa rai y mae swyddfeydd ar agor i’r cyhoedd neu aelodau staff eraill. Dylai penaethiaid adran sefydlu a chyhoeddi oriau agor arferol y swyddfa a chadarnhau’r nifer lleiaf o staff sydd angen yn ystod yr amserau hyn. Mae oriau swyddfa arferol yn cynnwys amser cinio, lle mae’n rhaid sicrhau bod staff ar gael.

4.6 Terfynau Credyd a Debyd

Y nifer mwyaf o oriau mewn credyd y gellir eu cario ymlaen fesul cyfnod setliad yw 14 awr 48 munud (yn ôl cyfran ar gyfer staff rhan amser). Fodd bynnag, cydnabu y gallai fod amgylchiadau eithriadol lle mae gofynion gwaith yn golygu bod staff yn casglu dros 14 awr 48 munud o gredyd mewn cyfnod setliad ac nid yw’n bosibl awdurdodi cymryd amser hyblyg i ffwrdd heb effeithio’n negyddol ar ddarpariaeth gwasanaeth.

Bydd Prif Swyddogion yn craffu ar falansau oriau hyblyg dros 14 awr 48 munud bob mis.

Y nifer mwyaf o oriau mewn debyd y gellir eu cario ymlaen fesul cyfnod setliad yw 7 awr 24 munud (yn ôl cyfran ar gyfer staff rhan amser). Dylai rheolwyr llinell adolygu a mynd i’r afael ag unrhyw ddebyd dros 7 awr 24 munud ar ddiwedd y cyfnod setliad. Rhaid gweithio’r oriau hyn, neu fe ellir lleihau’r oriau drwy ddefnyddio diwrnodau gwyliau blynyddol.

4.7 Gwyliau Hyblyg

Gall staff ofyn am gael cymryd uchafswm o ddau ddiwrnod llawn o wyliau hyblyg fesul cyfnod setliad, a hynny yn ôl cyfran ar gyfer staff rhan amser. Mae’r debyd a gymerir ar gyfer diwrnod o wyliau hyblyg gyfystyr ag oriau cytundebol yr aelod staff ar gyfer y diwrnod dan sylw. Fel arfer, 7 awr 24 munud ar gyfer diwrnod cyfan fyddai hyn ar gyfer y rhan fwyaf o aelodau staff llawn amser.

Rhaid gwneud cais am wyliau hyblyg ymlaen llaw a chael cytundeb y rheolwr llinell cyn cymryd y gwyliau. Mae’r cais am wyliau’n cael ei ystyried, gan gymryd oriau agor swyddfa a’r nifer lleiaf o staff sydd angen yn ystod yr amserau hyn i ystyriaeth.

Efallai na fydd hi’n bosibl awdurdodi ceisiadau ar gyfer gwyliau hyblyg bob tro. Gellir tynnu awdurdod yn ôl ar unrhyw adeg, er enghraifft, pe bai newid o ran amgylchiadau.

Ni ellir cyflwyno ceisiadau am wyliau hyblyg yn ôl-weithredol, er enghraifft, er mwyn newid gwyliau blynyddol y cytunwyd arno o’r mis diwethaf i wyliau hyblyg y mis hwn. Yr unig eithriad i hyn yw er mwyn osgoi colli unrhyw oriau hyblyg.

Gall fod amgylchiadau cyfyngedig lle y gellir awdurdodi oriau hyblyg ar gyfer aelodau staff sydd heb ddigon o gredyd gwyliau hyblyg. Er enghraifft, efallai na fydd gan aelod staff sydd eisiau gwyliau hyblyg oherwydd cyfrifoldeb gofalu (sydd ddim yn dod o dan hawliau eraill) ar ddechrau cyfnod hyblyg ddigon o gredyd, ac efallai na fydd ganddo wyliau blynyddol yn weddill (os yw’n agosáu at ddiwedd ei flwyddyn wyliau). Gall fod amser iddo gronni credyd cyn cymryd yr amser i ffwrdd, neu gallai’r rheolwr fod yn fodlon ei fod fel arfer mewn credyd ac yn hyderus y bydd yn gwneud i fyny am yr oriau coll.

4.8  Amserau Egwyl

Disgwylir i staff gymryd 30 munud o egwyl ddi-dâl o leiaf os ydynt yn gweithio am fwy na 6 awr (rhaid cymryd 30 munud fel bloc amser parhaus). Ni ellir cymryd yr egwyl ar ddechrau nac ar ddiwedd yr oriau gweithio, yn unol ag adran 12, pwynt 6 o Amodau Gwasanaeth a Chyflog Staff Heddlu ac Oriau Gwaith – Cytundeb Gweithlu.

Nid yw unrhyw egwyl o’r gwaith yn cyfrif fel amser gwaith ac mae angen ei chofnodi h.y. clocio allan a chlocio i mewn er mwyn cofnodi’r egwyl. Os nad oes egwyl yn cael ei chofnodi yn ystod cyfnod gwaith sy’n fwy na 6 awr, bydd y system Cofnodi Oriau Gwaith yn tynnu 30 munud i ffwrdd yn awtomatig o’r amser gwaith a gofnodwyd. 

4.9   Cyfrifoldebau staff

Disgwylir i staff reoli eu horiau hyblyg eu hun a gwirio eu cofnodion oriau gwaith (h.y. amserau dechrau a gorffen) yn rheolaidd (h.y. unwaith y mis o leiaf) er mwyn sicrhau cywirdeb. Rhaid gwneud hyn cyn bod y cyfnod oriau hyblyg yn dod i ben.

Disgwylir i reolwyr wirio balansau oriau hyblyg eu staff yn rheolaidd hefyd, a lle bo angen, trafod unrhyw bryderon gyda’r unigolyn.

5.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi

Crëwyd y polisi hwn yn unol â deddfwriaethau a chanllawiau, ac ar ôl ymgynghori â chymdeithasau staff a rhwydweithiau cymorth.

Mae ffurflen Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb wedi’i chwblhau.

Dylid darllen y polisi hwn ar y cyd â’r canlynol:

• • • Heddlu Dyfed-Powys – Canllaw oriau hyblyg (staff yr heddlu).
    • Heddlu Dyfed-Powys – Llawlyfr Cyflog ac Amodau Gwasanaeth Staff yr Heddlu, Tachwedd 2021.

6.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

Nodir cyfrifoldebau unigolion a rheolwyr yn glir yn nogfen ganllaw’r polisi Oriau Hyblyg (staff).

Mae egwyddorion y Cod Moeseg, sef Gwasanaeth Cyhoeddus, Dewrder, a Pharch ac Empathi, yn berthnasol i’r polisi hwn a’r canllawiau cysylltiedig.

Mae'r polisi hwn yn anelu i gefnogi cyflenwi Ein Cynllun a'n Llw Diwylliant.

7.  Gweithredu ac adolygu

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu’n rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod dal yn berthnasol, a cheisir adborth gan randdeiliaid allweddol a’r heddlu ehangach.

Bydd unrhyw adborth neu anfodlonrwydd â’r polisi’n cael ei gofnodi a’i drafod gyda pherchennog y polisi a chymerir camau gweithredu priodol.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Tachwedd 2024