Polisi Rheoli Perfformiad

1. Datganiad Polisi

• Mae gan bob swyddog ac aelod staff rôl hollbwysig i’w chwarae o ran sicrhau y darperir gwasanaeth o’r safon uchaf i’r gymuned. Gan hynny, mae’r Heddlu wedi ymrwymo i greu amgylchedd lle mae gan bawb y cyfle i gyrraedd ei botensial llawn, waeth pa beth bynnag yw ei swydd yn y sefydliad.
• Cydnabyddir hefyd ei bod yn hanfodol bod pob aelod staff yn deall y safonau perfformiad a ddisgwylir ohonynt er mwyn meithrin yr amgylchedd hwn. Fodd bynnag, weithiau, ceir achosion lle nad yw perfformiad staff yn bodloni’r safon ofynnol.

Diben y polisi hwn a’r weithdrefn gysylltiedig yw:

• sicrhau bod yr holl aelodau staff yn ymwybodol o’u hawliau a’u rhwymedigaethau o dan y polisi hwn ac yn deall y cofnodi, monitro a’r gweithdrefnau y gall Heddlu Dyfed-Powys ddefnyddio mewn perthynas â thangyflawni
• rhoi fframwaith wedi’i strwythuro i reolwyr a goruchwylwyr i’w cynorthwyo i reoli tangyflawni
• sicrhau bod yr holl aelodau staff yn cael eu trin yn deg a chyson
• creu cyfle i gymryd camau gweithredu cadarnhaol er mwyn gwella perfformiad staff drwy eu cynorthwyo i oresgyn unrhyw anawsterau a allai effeithio ar eu gallu i weithio’n effeithiol
• sicrhau y gellir cynnal y lefelau ansawdd a gwasanaeth uchaf er mwyn i Heddlu Dyfed-Powys cyfan gyflawni ei rwymedigaethau i’r cyhoedd

 

2. Cwmpas y Polisi  

Mae’r polisi hwn a’r weithdrefn gysylltiedig yn darparu strwythur ac eglurder ac yn amlinellu’r camau sydd i’w dilyn gan Reolwyr Llinell pan mae perfformiad yn syrthio’n is na’r safon ofynnol. Mae’n cynorthwyo rheolwyr a staff i nodi pa gymorth sydd ei angen i wella’r sefyllfa yn gyflym. Fe’i bwriedir fel mecanwaith i alluogi pob aelod staff i gyflawni’r safonau perfformiad a ddisgwylir ohonynt mewn modd deg a chyson.

Mae’r polisi’n berthnasol ar gyfer y canlynol:

• Pob swyddog heddlu heblaw’r rheini sydd uwchlaw rheng Prif Uwch-arolygydd a’r rhai sydd heb gwblhau eu cyfnod prawf
• Pob aelod o staff yr heddlu heblaw’r rheini sy’n cyflawni eu cyfnod prawf
• Cwnstabliaid Gwirfoddol.  

Terminoleg

• I ddiben y ddogfen hon, defnyddir y termau ‘aelod o staff’, ‘aelod staff’ a ‘staff’ i gyfeirio at Swyddogion Heddlu, Staff Heddlu a Chwnstabliaid Gwirfoddol.
• Defnyddir y term ‘cydymaith gweithle’ i ddisgrifio swyddogion heddlu neu aelod staff heddlu a gyflogir gan Heddlu Dyfed-Powys, cynrychiolydd undeb llafur neu gynrychiolydd cymdeithas staff yn ystod holl gamau ffurfiol y weithdrefn.  
• Defnyddir y term ‘Awdurdod Priodol’ i ddisgrifio’r Prif Swyddog sy’n gyfrifol am Ddatblygu Pobl a’r Sefydliad.
• Defnyddir y term ‘Ymarfer y mae Angen ei Wella’ i ddisgrifio tangyflawni neu ymddygiad nad yw’n gyfystyr â chamymddwyn neu gamymddwyn difrifol, ond sydd ddim yn bodloni disgwyliadau’r cyhoedd na’r gwasanaeth heddlu.

 

3. Pwerau a Gofynion Polisi/Cyfreithiol

Lluniwyd y ddogfen hon i gydymffurfio â’r dyletswyddau cyffredinol a phenodol yn y canlynol:

• Rheoliadau’r Heddlu (Perfformiad) 2020;
• Rheoliadau’r Heddlu (Ymddygiad) 2020;
• Rheoliadau’r Heddlu 2003;
• Deddf Cydraddoldeb 2010;
• Rheoliadau Deddf Cydraddoldeb 2010 (Dyletswyddau Penodol) 2011
• Deddf Diogelu Data 1998, 2018;
• Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974
• Deddf Mynediad at Gofnodion Meddygol 1998
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth;
• Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol;
• Deddf Cyflogaeth 2002;
• Deddf Cysylltiadau Gweithwyr 1999
• Llawlyfr Staff Heddlu 2021
• Canllawiau Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu (parthed gwyliadwriaeth gyfeiriol)
• ac unrhyw ddeddfwriaethau sy’n berthnasol i blismona.

 Polisïau, gweithdrefnau a chanllawiau cysylltiedig:

• Polisi a Gweithdrefn Rheoli Presenoldeb;
• Polisi a Gweithdrefn Seibiant Gyrfa;
• Polisi Rheoli Newid;
• Polisi Diogelu Data;
• Polisi Torri Rheoliadau Diogelu Data;
• Polisi Urddas yn y Gweithle;
• Polisi Camddefnyddio Sylweddau;
• Polisi Tegwch yn y Gwaith;
• Polisi Oriau Hyblyg;
• Polisi Iechyd a Diogelwch;
• Polisi Diogelwch Gwybodaeth;
• Polisi a Gweithdrefn Prawf Ffitrwydd sy’n Gysylltiedig â’r Gwaith;
• Polisi Absenoldeb ar gyfer Rhesymau Personol a Theuluol ac Absenoldebau Arbennig Eraill;
• Polisi a Gweithdrefn Dyletswyddau Cyfyngedig;
• Polisi Mamolaeth, Tadolaeth a Mabwysiadu;
• Polisi Rheoli Newid;
• Polisi Menopos;
• Polisi a Gweithdrefn Camymddwyn Staff yr Heddlu;
• Polisi Dethol ar gyfer Dyrchafu;
• Polisi a Gweithdrefn Recriwtio a Dyrchafu;
• Polisi Hawl i wneud cais ar gyfer Gweithio Rhan Amser a Gweithio Hyblyg;
• Polisi Gweithio Doethach;
• Polisi Rheoli Straen yn y Gwaith;
• Polisi a Gweithdrefn Proffil Datblygu ac Asesu.

 

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn gweithredu o fewn yr egwyddorion plismona fel y’u diffinnir gan God Moeseg y Coleg Plismona, ac er mwyn cefnogi hyn, bydd ein polisïau’n ceisio hyrwyddo:

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaeth Cyhoeddus

Mae Safonau’r Gymraeg yn darparu’n benodol y gall aelodau staff ymgymryd â rhai prosesau, neu dderbyn rhai dogfennau, drwy gyfrwng y Gymraeg. Rhestrir yr hawliau hyn isod, ac fe allant fod yn berthnasol i’r polisi hwn, neu efallai ddim. Mae gan weithwyr Heddlu Dyfed-Powys yr hawl i’r canlynol:

• Derbyn unrhyw ddogfen sy’n amlinellu eu hanghenion neu ofynion hyfforddi, amcanion perfformiad neu eu cynllun gyrfa drwy gyfrwng y Gymraeg;
• Gwneud cwyn drwy gyfrwng y Gymraeg;
• Ymateb i gŵyn neu unrhyw honiadau a wneir yn eu herbyn drwy gyfrwng y Gymraeg;
• Mynd i gyfarfod i drafod cwyn neu fater disgyblu drwy gyfrwng y Gymraeg; a
• Derbyn penderfyniadau mewn perthynas â chwyn neu broses ddisgyblu drwy gyfrwng y Gymraeg.

 

4. Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

Cyfrifoldebau Unigol

• Rhaid i bob unigolyn gymryd cyfrifoldeb am ei berfformiad yn y gwaith, gan arddangos ymrwymiad clir i berfformiad er mwyn cynnal safonau gwasanaeth uchel i’r cyhoedd. Mae ganddynt ddyletswydd gytundebol i fod yn gymwys a chyflawni eu rôl mewn modd derbyniol.
• Os na fyddant yn glir ynghylch yr hyn a ddisgwylir ohonynt, byddant yn hysbysu eu rheolwr llinell yn syth.
• Os bydd unigolyn yn gweld ei fod yn methu â bodloni’r safonau gofynnol, dylai hysbysu ei reolwr llinell a cheisio cymorth. Bydd unigolion yn cynghori eu rheolwr llinell os oes ganddynt unrhyw broblemau a fydd yn effeithio ar eu gallu i gyflawni eu swydd.
• Lle nodir tangyflawni, disgwylir i unigolion gymryd rhan mewn trafodaethau adeiladol o gwmpas gwella perfformiad a gweithio tuag at unrhyw welliannau a nodwyd drwy gydymffurfio â chamau gweithredu y cytunwyd arnynt a/neu Gynlluniau Gwella Perfformiad.
• Bydd unigolion yn cymryd rhan yn y broses Proffil Datblygu ac Asesu.
• Bydd unigolion yn gweithredu yn unol ag amcanion a gwerthoedd y sefydliad.

Cyfrifoldeb Rheolwyr Llinell

• Mae Gwella Perfformiad yn rhan annatod o gyfrifoldeb rheolwr llinell. Mae rheolwyr llinell yn gyfrifol am sicrhau bod eu haelodau tîm yn ymwybodol o’r perfformiad a ddisgwylir ohonynt yn eu swydd drwy osod ac esbonio amcanion realistig, amserol a mesuradwy.
• Bydd unrhyw fater sy’n ymwneud â pherfformiad yn cael ei drin yn gyflym mewn modd teg, cyson a sensitif gan y rheolwr llinell.
• Disgwylir i reolwyr llinell gefnogi eu haelodau tîm drwy ymgymryd â chyfarfodydd un-i-un rheolaidd a chynnal cofnodion o fewn y Proffil Datblygu ac Asesu.
• Dylai rheolwyr llinell ddefnyddio eu barn broffesiynol wrth weithredu’r polisi hwn a rhaid iddynt gyfiawnhau unrhyw achos lle nad ydynt yn glynu wrth y polisi.
• Rhaid i reolwyr llinell gefnogi eu haelodau tîm i gynnal y lefel perfformiad disgwyliedig.
• Rhaid i reolwyr llinell sicrhau eu bod yn gosod amcanion Proffil Datblygu ac Asesu eu timoedd ac yn cyflawni adolygiadau Proffil Datblygu ac Asesu amserol.
• Rhaid i reolwyr llinell gyfathrebu â’u haelodau tîm am eu perfformiad a chydnabod perfformiad da.
• Dylai Rheolwyr Llinell ddarparu cymorth priodol er mwyn creu amgylchedd weithio gynhwysol.
• Lle mae perfformiad unigolyn yn dangos achos i boeni, mae’r rheolwr llinell yn gyfrifol am fynd i’r afael ag ef cyn gynted ag y mae’n cael ei nodi drwy ei reoli drwy’r sianeli priodol.
• Rhaid i reolwyr llinell wneud unigolion yn ymwybodol y gallai methu â gwella perfformiad arwain at gychwyn gweithdrefn ffurfiol. Ystyrir pob achos yn unigol mewn ymgynghoriad â’r adran Adnoddau Dynol.
• Lle nad yw ymyriadau anffurfiol gan reolwyr wedi cyflawni’r lefel perfformiad gofynnol, disgwylir i reolwyr llinell weithredu’r weithdrefn ffurfiol er mwyn cefnogi eu haelod tîm i gyflawni’r lefel perfformiad gofynnol.
• Dylai Rheolwyr Llinell annog eu haelodau staff sydd ag anabledd cydnabyddedig i gwblhau Pasbort Gwaith a Lles. Byddant yn gyfrifol am weithredu addasiadau rhesymol y nodwyd a chytunwyd eu bod yn addas ar gyfer yr aelod staff. Bydd y rheolwr llinell yn lanlwytho’r pasbort wedi’i lenwi i’r System Rheoli Absenoldebau Salwch ac yn sicrhau bod adolygiad blynyddol yn cael ei gynnwys o addasrwydd yr addasiadau. 

Cyfrifoldebau Adnoddau Dynol

• Bydd Adnoddau Dynol yn cynnig arweiniad i reolwyr o ran dehongli’r polisi a’r canllawiau.
• Bydd Adnoddau Dynol yn hyrwyddo penderfyniadau cyson wrth roi arweiniad i reolwyr llinell o ran gweithredu’r polisi hwn.
• Bydd Adnoddau Dynol yn monitro a gwerthuso effeithiolrwydd y polisi hwn.

 

Cyfrifoldebau Iechyd Galwedigaethol

• Gall Iechyd Galwedigaethol roi cyngor ynghylch effaith bosibl cyflwr meddygol ar allu aelodau staff i gyflawni eu dyletswyddau. Yn ogystal, gallant gynghori pa un ai a allai addasiadau yn y gweithle fod yn addas ai peidio.

 

Unsain, y Ffederasiwn, y Gymdeithas Uwch-arolygwyr a Rhwydweithiau Cymorth Staff

• Bydd cynrychiolwyr yn rhoi cymorth ac arweiniad i gydweithwyr mewn perthynas â’r polisi a’r weithdrefn.
• Gall cynrychiolwyr weithredu fel ‘Cydymaith Gweithle’ yn ystod pob cam o’r weithdrefn ffurfiol.
• Bydd cynrychiolwyr yn rhoi adborth ynghylch effeithiolrwydd y polisi hwn.

 

 

5.  Gweithredu ac adolygu

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn monitro gweithredu’r polisi hwn ac mae ganddynt y disgresiwn i’w adolygu ar unrhyw adeg drwy’r mecanweithiau ymgynghori priodol ac yng ngoleuni unrhyw ddatblygiadau o ran deddfwriaethau cyflogaeth ac arferion cyflogaeth da.

Yr Adran Adnoddau Dynol sy’n gyfrifol am weithredu, monitro a datblygu’r polisi hwn.

Bydd yr adolygiad yn ystyried y meini prawf canlynol:

• Enghreifftiau o arfer da gan Heddluoedd a/neu sefydliadau eraill
• Sylwadau gan unigolion a/neu grwpiau cynrychioladol
• Data amrywiaeth perthnasol
• Unrhyw heriau i’r polisi

Bydd y Bwrdd Pobl, Diwylliant a Moeseg yn goruchwylio’r polisi a’r ddogfen weithdrefn gysylltiedig.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Awst 2024