Polisi Rheoli Presenoldeb

1. Datganiad Polisi

Mae gan bob swyddog ac aelod staff rôl hollbwysig i’w chwarae o ran sicrhau y darperir gwasanaeth o’r safon uchaf i’r gymuned. Gan hynny, mae’r Heddlu wedi ymrwymo i greu amgylchedd lle mae gan bawb y cyfle i gyrraedd ei botensial llawn, waeth pa beth bynnag yw ei swydd gyda’r sefydliad.

Cydnabyddir hefyd ei bod hi’n hollbwysig fod pob aelod staff yn deall yn iawn y safonau presenoldeb a ddisgwylir ohonynt er mwyn meithrin yr amgylchedd hwn. Fodd bynnag, weithiau, bydd achosion lle nad yw presenoldeb staff yn bodloni’r safon ofynnol.

Mae gan yr Heddlu gyfrifoldeb i warchod iechyd a lles staff a darparu lefelau cymorth priodol i unigolion sy’n absennol oherwydd afiechyd gwirioneddol a’u cynorthwyo i ddychwelyd i’r gwaith cyn gynted ag y bydd hynny’n ymarferol.

Gan hynny, nod y polisi hwn a’r weithdrefn Rheoli Presenoldeb yw cynorthwyo rheolwyr a staff i nodi’n gyflym pa gymorth sydd angen er mwyn gwella’r sefyllfa. Fe’i bwriedir fel mecanwaith i alluogi pob aelod staff i gyflawni’r safonau presenoldeb a ddisgwylir ohonynt mewn modd deg a chyson. Ystyrir pob achos yn ôl ei rinweddau ei hun.

Mae’r polisi hwn a’r weithdrefn gysylltiedig yn nodi cyfrifoldebau pob unigolyn mewn perthynas â rheoli absenoldeb. Mae’n rhoi gwybod i reolwyr llinell/goruchwylwyr sut i gofnodi aelod staff sy’n absennol o’r gwaith oherwydd salwch, y camau gofynnol i’w cymryd a’r dogfennau i’w cwblhau.

 

2.  Cwmpas y Polisi

Mae’r Polisi hwn ar ddogfen weithdrefn gysylltiedig yn esbonio hawliau a rhwymedigaethau unigolion pan maen nhw’n absennol oherwydd salwch a chyfrifoldebau rheolwyr i fonitro a rheoli absenoldebau salwch mewn modd cadarn ond cefnogol a chyson.

Diben y polisi hwn a’r ddogfen weithdrefn gysylltiedig yw:

• sicrhau bod yr holl aelodau staff yn ymwybodol o’u hawliau a’u rhwymedigaethau o dan y polisi hwn ac yn deall y cofnodi, monitro a’r gweithdrefnau y gall Heddlu Dyfed-Powys ddefnyddio mewn perthynas â rheoli absenoldebau salwch
• rhoi fframwaith wedi’i strwythuro i reolwyr a goruchwylwyr i’w cynorthwyo i reoli absenoldebau salwch
• sicrhau bod yr holl aelodau staff yn cael eu trin yn deg a chyson
• creu cyfle i gymryd camau gweithredu cadarnhaol i wella lles staff drwy eu cynorthwyo i oresgyn unrhyw anawsterau a allai effeithio ar eu gallu i weithio’n effeithiol
• sicrhau y gellir cynnal y lefelau ansawdd a gwasanaeth uchaf er mwyn i Heddlu Dyfed-Powys cyfan gyflawni ei rwymedigaethau i’r cyhoedd

Mae’r polisi ar ddogfen ganllaw gysylltiedig yn berthnasol ar gyfer y canlynol:

• Pob swyddog heddlu heblaw’r rheini sydd uwchlaw rheng Prif Uwch-arolygydd a’r rhai sydd heb gwblhau eu cyfnod prawf.
• Pob aelod o staff yr heddlu heblaw’r rheini sy’n cyflawni eu cyfnod prawf
• Cwnstabliaid Gwirfoddol

 Terminoleg

I ddiben y polisi hwn a’r ddogfen weithdrefn gysylltiedig, defnyddir y termau ‘aelod o staff’, ‘aelod staff’ a ‘staff’ i gyfeirio at Swyddogion Heddlu, Staff Heddlu a Chwnstabliaid Gwirfoddol.

Defnyddir y term ‘cydymaith gweithle’ i ddisgrifio swyddog heddlu neu aelod staff heddlu a gyflogir gan Heddlu Dyfed-Powys, cynrychiolydd undeb llafur neu gynrychiolydd cymdeithas staff a gaiff fod yn bresennol gyda’r aelod staff, ei gynghori a’i gynrychioli yn ystod holl gamau ffurfiol y weithdrefn. 

Defnyddir y term ‘Awdurdod Priodol’ i ddisgrifio’r Prif Swyddog sy’n gyfrifol am Ddatblygu Pobl a’r Sefydliad.

Defnyddir y term ‘SRhAS’ i gyfeirio at y System Rheoli Absenoldebau Salwch, sef system cofnodi absenoldebau salwch ar-lein yr heddlu.

Mae’r term ‘BPRhI’ yn cyfeirio at y Bwrdd Presenoldeb Rheoli Iechyd.

 

 

3. Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi

Lluniwyd y polisi hwn a’r ddogfen weithdrefn gysylltiedig i gydymffurfio â’r dyletswyddau cyffredinol a phenodol yn y canlynol:

• Rheoliadau’r Heddlu (Perfformiad) 2020;
• Rheoliadau’r Heddlu 2003;
• Deddf Cydraddoldeb 2010;
• Rheoliadau Deddf Cydraddoldeb 2010 (Dyletswyddau Penodol) 2011
• Deddf Diogelu Data 1998, 2018;
• Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974
• Deddf Mynediad at Gofnodion Meddygol 1998
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth;
• Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol;
• Deddf Cyflogaeth 2002;
• Deddf Cysylltiadau Gweithwyr 1999
• Llawlyfr Staff Heddlu 2021
• Canllawiau Swyddfa Annibynnol Ymddygiad yr Heddlu (parthed gwyliadwriaeth gyfeiriol)
• ac unrhyw ddeddfwriaethau sy’n berthnasol i blismona.

 Polisïau, gweithdrefnau a chanllawiau cysylltiedig:

• Polisi a Gweithdrefn Seibiant Gyrfa;
• Polisi Rheoli Newid;
• Polisi Diogelu Data;
• Polisi Torri Rheoliadau Diogelu Data;
• Polisi Urddas yn y Gweithle;
• Polisi Camddefnyddio Sylweddau;
• Polisi Tegwch yn y Gwaith;
• Polisi Oriau Hyblyg;
• Polisi Iechyd a Diogelwch;
• Polisi Diogelwch Gwybodaeth;
• Polisi a Gweithdrefn Prawf Ffitrwydd sy’n Gysylltiedig â’r Gwaith;
• Polisi Absenoldeb ar gyfer Rhesymau Personol a Theuluol ac Absenoldebau Arbennig Eraill;
• Polisi a Gweithdrefn Dyletswyddau Cyfyngedig;
• Polisi Mamolaeth, Tadolaeth a Mabwysiadu;
• Polisi Rheoli Newid;
• Polisi Menopos;
• Polisi a Gweithdrefn Rheoli Perfformiad;
• Polisi a Gweithdrefn Camymddwyn Staff yr Heddlu;
• Polisi Dethol ar gyfer Dyrchafu;
• Polisi a Gweithdrefn Recriwtio a Dethol;
• Polisi Hawl i wneud cais ar gyfer Gweithio Rhan Amser a Gweithio Hyblyg;
• Polisi Gweithio Doethach;
• Polisi Rheoli Straen yn y Gwaith.

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn gweithredu o fewn yr egwyddorion plismona fel y’u diffinnir gan God Moeseg y Coleg Plismona, ac er mwyn cefnogi hyn, bydd ein polisïau’n ceisio hyrwyddo:

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaeth Cyhoeddus

Mae'r polisi hwn yn anelu i gefnogi cyflenwi Ein Cynllun a'n Llw Diwylliant.

Mae Safonau’r Gymraeg yn darparu’n benodol y gall aelodau staff ymgymryd â rhai prosesau, neu dderbyn rhai dogfennau, drwy gyfrwng y Gymraeg. Rhestrir yr hawliau hyn isod, ac fe allant fod yn berthnasol i’r polisi hwn, neu efallai ddim. Mae gan weithwyr Heddlu Dyfed-Powys yr hawl i’r canlynol:

• Derbyn unrhyw ddogfen sy’n amlinellu eu hanghenion neu ofynion hyfforddi, amcanion perfformiad neu eu cynllun gyrfa drwy gyfrwng y Gymraeg;
• Gwneud cwyn drwy gyfrwng y Gymraeg;
• Ymateb i gŵyn neu unrhyw honiadau a wneir yn eu herbyn drwy gyfrwng y Gymraeg;
• Mynd i gyfarfod i drafod cwyn neu fater disgyblu drwy gyfrwng y Gymraeg; a
• Derbyn penderfyniadau mewn perthynas â chwyn neu broses ddisgyblu drwy gyfrwng y Gymraeg.

 

4.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

Rhaid i bob unigolyn gymryd cyfrifoldeb am eu presenoldeb yn y gwaith, gan arddangos ymrwymiad clir i bresenoldeb er mwyn cynnal safonau gwasanaeth uchel i’r cyhoedd.

Disgwylir i’r gweithlu cyfan gynnal presenoldeb da yn y gwaith. Cefnogir unigolion sy’n absennol drwy salwch i ddychwelyd i’r gwaith cyn gynted â phosibl.

Cyfrifoldebau Unigol

Mae unigolion yn gyfrifol am gynnal y safon bresenoldeb a ddisgwylir ohonynt. Rhaid i unigolion gymryd camau rhesymol i gynnal presenoldeb cyson yn y gwaith.

Os nad yw unigolyn yn gallu mynd i’r gwaith oherwydd salwch, mae unigolion yn gyfrifol am hysbysu eu rheolwr llinell (neu reolwr cyfwerth os nad yw ar gael) yn bersonol (neu drwy drydydd parti os ydyw wedi’i analluogi) cyn ei amser cychwyn neu cyn gynted â phosibl a phan yn rhesymol ymarferol. Disgwylir cyswllt uniongyrchol â’r rheolwr llinell dros y ffôn neu wyneb yn wyneb. Nid yw neges destun, neges drwy WhatsApp neu e-bost yn dderbyniol, heblaw mewn amgylchiadau eithriadol.

Dylai unigolion roi gwybod i’w rheolwyr am unrhyw ddyletswyddau neu waith sy’n aros a fydd angen sylw yn ystod eu habsenoldeb.

Os yw’r absenoldeb yn parhau, rhaid i unigolion gynnal cyswllt rheolaidd (fel y cytunwyd rhwng y ddau barti) gyda’u rheolwr llinell i roi diweddariad ynghylch eu sefyllfa a hyd disgwyliedig yr absenoldeb neu’r dyddiad y disgwylir iddynt ddychwelyd i’r gwaith. Ar gyfer absenoldebau tymor hir (absenoldebau sy’n fwy na 28 diwrnod), rhaid i’r cyswllt fod bob pythefnos o leiaf.

Mae gan unigolion ddyletswydd i gadw mewn cysylltiad rheolaidd â’u goruchwylydd gan roi diweddariadau ar eu cyflwr, ei brognosis a chynnydd tuag at wella yn ystod unrhyw gyfnod o absenoldeb salwch. Gall methu ag ymgysylltu arwain at ddatblygu i gam ffurfiol y broses.

Ar gyfer absenoldeb sy’n fwy na saith diwrnod, rhaid i unigolion gyflwyno datganiad meddyg o ffitrwydd i weithio (‘nodyn ffitrwydd’) i’r rheolwr llinell, sy’n darparu ar gyfer y cyfnod absenoldeb o’r wythfed diwrnod ymlaen. Gall unigolion sy’n methu â chyflwyno nodiadau ffitrwydd i ddarparu ar gyfer y cyfnod absenoldeb o fewn 14 diwrnod golli tâl salwch.

Er mwyn sicrhau bod absenoldebau’n cael eu cofnodi’n gywir, rhaid i unigolion roi gwybod i’w rheolwr llinell pan maent yn ffit i weithio, hyd yn oed os mai diwrnod gorffwys neu wyliau blynyddol ydyw.

Pan ofynnir iddo wneud hynny, rhaid i unigolion fynd i’r Uned Iechyd Galwedigaethol ar gyfer asesiad. Gall methu â gwneud hyn arwain at benderfyniad gan reolwyr heb y dystiolaeth feddygol briodol.

Rhaid i unigolion sicrhau yr adroddir am unrhyw anafiadau ar ddyletswydd wrth eu rheolwr llinell cyn gynted â phosibl (neu reolwr cyfwerth os nad yw ar gael) ar ôl iddo ddigwydd.

Mae unigolion yn gyfrifol am osgoi gweithgareddau a fyddai’n andwyol i’w hadferiad neu a allai achosi’r cyflwr i ddychwelyd.

Cydweithredu â rheolwyr i ddychwelyd i’r gwaith cyn gynted ag y maent yn ffit i wneud hynny.

Lle mae aelod staff yn cymryd meddyginiaeth a allai effeithio ar ei ddiogelwch yn y gwaith, rhaid iddo roi gwybod i’w reolwr llinell er mwyn sicrhau nad yw ei iechyd a’i ddiogelwch yn cael eu cyfaddawdi.

Lle mae gan aelod staff anabledd cydnabyddedig, fe’i hanogir i gwblhau pasbort Gwaith a Lles er mwyn i’r cymorth gofynnol gael ei roi mewn grym.

 

Cyfrifoldebau’r Rheolwr Llinell

Bydd rheolwyr llinell yn defnyddio eu barn broffesiynol wrth weithredu’r polisi hwn a rhaid iddynt gyfiawnhau unrhyw achos lle nad ydynt yn glynu wrth y polisi.

Mae rheolwyr llinell yn gyfrifol am sicrhau bod eu haelodau tîm yn ymwybodol o’r lefelau presenoldeb a ddisgwylir ohonynt.

Disgwylir i reolwyr llinell gefnogi eu haelodau tîm i gynnal y lefel presenoldeb disgwyliedig.

Rhaid i reolwyr llinell hyrwyddo iechyd, diogelwch a lles eu staff a dylai hyn gael ei adlewyrchu mewn arferion gweithio o ddydd i ddydd.

Rhaid i reolwyr llinell gofnodi absenoldebau salwch ar y System Rheoli Absenoldebau Salwch (SRhAS) hefyd. Bydd hyn yn cynnwys cofnodi’r rheswm dros yr absenoldeb, lanlwytho nodyn ffitrwydd ac unrhyw gyswllt parhaus.

Bydd rheolwyr llinell yn cynnal cyfweliad dychwelyd i’r gwaith gyda’i aelod tîm ar ei ddiwrnod cyntaf nôl yn y gwaith, neu cyn gynted ag y mae’n rhesymol ymarferol. Mae angen dogfennu unrhyw oedi o ran cynnal cyfweliad dychwelyd i’r gwaith ar y System Rheoli Absenoldebau Salwch (SRhAS).  

Bydd rheolwyr llinell yn cynnal cyswllt rhesymol (fel y cytunwyd rhwng y ddau barti) gyda’r aelod tîm sy’n absennol oherwydd salwch. Ar gyfer absenoldebau tymor hir (absenoldebau sy’n para mwy na 28 diwrnod), rhaid i gyswllt fod bob pythefnos o leiaf.

Bydd Rheolwyr Llinell yn darparu cymorth priodol er mwyn creu amgylchedd weithio gynhwysol.

Bydd Rheolwyr Llinell yn annog eu haelodau staff sydd ag anabledd cydnabyddedig i gwblhau Pasbort Gwaith a Lles. Byddant yn gyfrifol am weithredu addasiadau rhesymol y nodwyd a chytunwyd eu bod yn addas ar gyfer yr aelod staff. Bydd y rheolwr llinell yn lanlwytho’r pasbort wedi’i lenwi i’r System Rheoli Absenoldebau Salwch ac yn sicrhau bod adolygiad blynyddol yn cael ei gynnwys o addasrwydd yr addasiadau.

Mae rheolwyr llinell yn gyfrifol am fonitro lefelau presenoldeb eu staff, gan nodi patrymau neu dueddiadau, ymchwilio i bethau sylfaenol sy’n achosi absenoldebau a chymryd camau gweithredu lle mae meysydd sy’n peri pryder.

Lle mae cofnod presenoldeb unigolyn yn dangos fod lle i bryderu, mae’r rheolwr llinell yn gyfrifol am sicrhau bod mesurau’n cael eu rhoi ar waith er mwyn mynd i’r afael â hyn, gan gynnwys creu Cynllun Cefnogol o fewn y System Rheoli Absenoldebau Salwch.

Rhaid i reolwyr llinell wneud unigolion yn ymwybodol y gallai methu â gwella presenoldeb arwain at gychwyn gweithdrefn ffurfiol. Ystyrir pob achos yn unigol mewn ymgynghoriad â’r adran Adnoddau Dynol.

Lle nad yw ymyriadau anffurfiol gan reolwyr wedi arwain at y lefel presenoldeb gofynnol, disgwylir i reolwyr llinell weithredu’r weithdrefn ffurfiol er mwyn cefnogi eu haelod tîm i gyflawni’r lefel presenoldeb gofynnol.

 

Cyfrifoldebau Adnoddau Dynol

Bydd Adnoddau Dynol yn cynnig arweiniad i reolwyr o ran dehongli’r polisi a’r canllawiau.

Bydd Adnoddau Dynol yn hyrwyddo penderfyniadau cyson wrth roi arweiniad i reolwyr o ran gweithredu’r Polisi Rheoli Presenoldeb.

Bydd Adnoddau Dynol yn monitro a gwerthuso effeithiolrwydd y polisi hwn.

 

Cyfrifoldebau Iechyd Galwedigaethol

Bydd Iechyd Galwedigaethol yn cynghori rheolwyr ynghylch iechyd a ffitrwydd ar gyfer dyletswydd ac yn rhoi amserlenni tebygol ar gyfer gwella, dychwelyd i’r gwaith ac argymhellion adferol.

 

Unsain, y Ffederasiwn, y Gymdeithas Uwch-arolygwyr a Rhwydweithiau Cymorth Staff

Bydd cynrychiolwyr yn rhoi cymorth ac arweiniad i gydweithwyr mewn perthynas â’r polisi a’r weithdrefn.

Gall cynrychiolwyr weithredu fel ‘Cydymaith Gweithle’ yn ystod pob cam o’r weithdrefn ffurfiol.

Bydd cynrychiolwyr yn rhoi adborth ynghylch effeithiolrwydd y polisi hwn.

 

5.  Gweithredu ac adolygu

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn monitro gweithredu’r polisi hwn ac mae ganddynt y disgresiwn i’w adolygu ar unrhyw adeg drwy’r mecanweithiau ymgynghori priodol ac yng ngoleuni unrhyw ddatblygiadau o ran deddfwriaethau cyflogaeth ac arferion cyflogaeth da.

Yr Adran Adnoddau Dynol sy’n gyfrifol am weithredu, monitro a datblygu’r polisi hwn.

Bydd yr adolygiad yn ystyried y meini prawf canlynol:

• Enghreifftiau o arfer da gan Heddluoedd a/neu sefydliadau eraill
• Sylwadau gan unigolion a/neu grwpiau cynrychioladol
• Data amrywiaeth perthnasol
• Unrhyw heriau i’r polisi.

Bydd y Bwrdd Pobl, Diwylliant a Moeseg yn goruchwylio’r polisi hwn a’r ddogfen weithdrefn gysylltiedig.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Awst 2024