Polisi Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth

1. Datganiad Polisi

Mae Heddlu Dyfed-Powys (HDP) yn cydymffurfio â Pholisi Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth (DDLl) Llywodraeth Ei Fawrhydi (LlEF) o ran ei wybodaeth ac i ddyrannu marciau priodol yn unol â sensitifrwydd yr wybodaeth ar systemau a dogfennau. Mae gan bob dosbarthiad diogelwch gwybodaeth set ofynnol o fesurau diogelwch sy'n gysylltiedig ag ef y mae angen eu cymhwyso. Gallai'r mesurau diogelwch hyn newid, yn dibynnu ar y cam cylch bywyd gwybodaeth.

Diben y Polisi hwn yw rhoi arweiniad i bersonél yr heddlu wrth arfer y gofynion a nodir yn Arferion Proffesiynol Awdurdodedig (APA) ar Reoli Gwybodaeth y Coleg Plismona – casglu a chofnodi gwybodaeth, https://www.college.police.uk/app/information-management/management-police-information a chanllawiau eraill megis:

• Swyddfa’r Cabinet – Dosbarthiadau Diogelwch y Llywodraeth – Mai 2018
• Polisi, Fframwaith ac Egwyddorion Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol
• Mesurau Rheoli Asedau Gwybodaeth Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth (DDLl) Cyngor y Prif Gwnstabliaid (F2.1)

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i: Pob categori o weithwyr Heddlu Dyfed-Powys, boed yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion, a chontractwyr) neu staff ar secondiad Rhaid i unrhyw weithiwr sy'n cyrchu ac yn defnyddio asedau ac eiddo'r Heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Diben y Polisi hwn yw sicrhau bod Heddlu Dyfed-Powys ac eraill sydd â mynediad at wybodaeth am unrhyw ddiben, yn cydymffurfio â gofynion y polisi hwn a chanllawiau cysylltiedig. Mae’n bwysig bod pob unigolyn yn gwybod sut i ddiogelu gwybodaeth yn ddigonol a deall sut i’w ddosbarthu yn ôl sensitifrwydd ei gynnwys. Rhaid darllen y Polisi hwn ar y cyd â dogfennau cysylltiedig megis Polisi Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth (PDDLl) 2024 a Safon DDLl HDP.

2024-07-24 - 2024 GSCP UPDATE .docx

Mae'r Polisi hwn yn darparu fframwaith ar gyfer dosbarthu gwybodaeth ac yn cyfeirio defnyddwyr at y lefelau rheolaeth sy'n ofynnol i sicrhau argaeledd parhaus, uniondeb, a chyfrinachedd gwybodaeth. Rhaid i'r meini prawf ar gyfer pennu'r dosbarthiad cywir ystyried lefel y bygythiad i'r wybodaeth a'r effaith y byddai'n ei chael pe bai'r wybodaeth yn cael ei pheryglu.

Mae'r Polisi hwn yn disgrifio sut mae Heddlu Dyfed-Powys yn dosbarthu Asedau Gwybodaeth i sicrhau eu bod yn cael eu hamddiffyn yn briodol ac yn cefnogi prosesau busnes plismona trwy sicrhau y manteisir yn llawn ar werth gwybodaeth i'r Heddlu. Mae’r Polisi’n berthnasol i’r holl wybodaeth y mae Heddlu Dyfed-Powys yn ei chasglu, ei storio, ei phrosesu, ei chynhyrchu, neu’n ei rhannu i ddarparu gwasanaethau a chynnal busnes plismona, gan gynnwys gwybodaeth a dderbyniwyd oddi wrth Heddluoedd eraill a chyflenwyr trydydd parti neu a gyfnewidir â nhw.

Bwriad DDLl yw ei gwneud yn haws dosbarthu gwybodaeth mewn ffordd fwy ystyrlon; gwella rhannu o fewn y llywodraeth ac â phartneriaid allanol, gan wneud yn siŵr bod gwybodaeth sensitif yn cael ei diogelu.

Mae gwerth cynhenid i'r holl wybodaeth y mae angen i Heddlu Dyfed-Powys ei chasglu, ei storio, ei phrosesu, ei chynhyrchu neu ei rhannu er mwyn darparu gwasanaethau a chynnal busnes yr heddlu a rhaid i bob aelod o staff a gwirfoddolwyr gymhwyso'r lefel briodol o amddiffyniad.

Rhaid i bob aelod o staff a gwirfoddolwyr gymhwyso’r Polisi hwn a sicrhau bod rheolaethau cyson yn cael eu gweithredu ar draws gwasanaeth yr heddlu, partneriaid cyflenwi a’r gadwyn gyflenwi ehangach.

Rhaid i bartneriaid cyflenwi a chyflenwyr sydd â mynediad at wybodaeth Heddlu Dyfed-Powys ddefnyddio rheolaethau cyfatebol, y darperir ar eu cyfer dan ddarpariaethau cytundebol neu Gytundebau Rhannu Gwybodaeth.

Rhaid dosbarthu Asedau Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys yn dri math:

• SWYDDOGOL (gan gynnwys y cafeat o SWYDDOGOL – SENSITIF)
• CYFRINACHOL
• HOLLOL GYFRINACHOL

Cofiwch fod pob dosbarthiad yn ei gwneud yn ofynnol i set o reolaethau diogelwch gofynnol fod ar waith i ddarparu'r amddiffyniad priodol rhag ystod o fygythiadau.

Mae gan bawb o fewn Heddlu Dyfed-Powys ddyletswydd i barchu cyfrinachedd a chywirdeb yr holl wybodaeth a data y maent yn eu cyrchu ac maent yn bersonol atebol am ddiogelu asedau gwybodaeth yn unol â’r Polisi hwn.

Dim ond ar sail angen gwirioneddol i wybod a rheolaeth diogelwch personél priodol y dylid caniatáu mynediad i unrhyw wybodaeth (h.y. lefel fetio). Bydd camau disgyblu yn cael eu hystyried ar gyfer unrhyw aelod o staff neu wirfoddolwr (gan gynnwys contractwyr, ymgynghorwyr, a chyflenwyr cyn belled ag y bo’n ymarferol) nad ydynt yn dilyn y camau gorfodol a nodir yn y Polisi hwn.

Rhannu Gwybodaeth: Rhaid i staff a gwirfoddolwyr asesu risg wrth rannu gwybodaeth ac ond rhannu gwybodaeth â’r rhai sydd ag angen cyfiawn i’w gweld.

Angen gwybod: Gall peryglu, colli neu gamddefnyddio gwybodaeth sensitif gael effaith sylweddol ar unigolyn, sefydliad, neu fusnes yr Heddlu yn fwy cyffredinol. Rhaid cyfyngu mynediad at wybodaeth sensitif i'r rhai sydd ag angen busnes a'r rheolaeth diogelwch personél priodol. Mae'r egwyddor 'angen gwybod' hon yn berthnasol lle bynnag y caiff gwybodaeth sensitif ei chasglu, ei chadw, ei phrosesu, neu ei rhannu naill ai’n fewnol, â Heddluoedd eraill, asiantaethau partner ac ati.

Cyfrifoldebau

Mae’r system ddosbarthu DDLl yn rhoi pwyslais ar gyfrifoldeb ac atebolrwydd personol unigolion wrth arfer eu doethineb.

Rhaid i bob gwybodaeth gael ei diogelu’n briodol a chael ei thrin ar y sail ‘angen gwybod’.

Cyfrifoldeb y Perchnogion Asedau Gwybodaeth (PAG) yw sicrhau bod hyn yn cael ei orfodi o ran gwybodaeth (gan gynnwys data personol) y maent yn gyfrifol amdani.

Cyfrifoldeb pob unigolyn yw asesu’r lefel dosbarthiad y dylid ei osod ar wybodaeth er mwyn sicrhau ei bod yn derbyn y diogelwch priodol.

Rhaid i unigolion benderfynu os oes unrhyw beth sensitif ynghylch y wybodaeth a’i dosbarthu’n unol â hynny. Rhaid iddynt hefyd benderfynu os oes angen rheol ymdriniaeth, er mwyn sicrhau nad yw’r data wedi ei gynnwys mewn gwybodaeth a ddiogelir yn gyfredol, a dim ond yn cael ei ledaenu i gynulleidfa a reolir.

Dim ond gyda’r rhai hynny sydd ag angen dilys i’w weld y dylid rhannu gwybodaeth.

Cymhwyso Dosbarthiadau Diogelwch y Llywodraeth

Mae tair lefel i system ddosbarthu DDLl: SWYDDOGOL (gan gynnwys SWYDDOGOL-SENSITIF), CYFRINACHOL a HOLLOL GYFRINACHOL.

Mae pob dosbarthiad yn ei gwneud yn ofynnol i set o reolaethau diogelwch gofynnol fod ar waith, i ddarparu'r amddiffyniad priodol rhag ystod o fygythiadau.

Mae dosbarthiadau diogelwch yn dynodi sensitifrwydd gwybodaeth (o ran yr effaith sy'n deillio o beryglu, colli neu gamddefnyddio) a'r angen i amddiffyn yn erbyn proffil eang o fygythiadau perthnasol. Mae tair lefel o ddosbarthiad:

SWYDDOGOL

Y rhan fwyaf o’r wybodaeth sy’n cael ei chreu neu ei phrosesu gan y sector cyhoeddus. Mae hyn yn cynnwys gweithrediadau a gwasanaethau busnes arferol, y gallai rhai ohonynt gael canlyniadau niweidiol os cânt eu colli, eu dwyn, neu eu cyhoeddi yn y cyfryngau, ond nad ydynt yn destun proffil bygythiad uwch.

 

CYFRINACHOL

Gwybodaeth sensitif sy'n cyfiawnhau mesurau amddiffynnol uwch i amddiffyn rhag gweithredwyr sy’n fygythiad penderfynol a hynod alluog. Er enghraifft, lle gallai peryglu gwybodaeth wneud niwed difrifol i alluoedd milwrol, cysylltiadau rhyngwladol, neu ymchwilio i droseddau trefnedig difrifol.

HOLLOL GYFRINACHOL

Gwybodaeth fwyaf sensitif LlEF sy'n gofyn am y lefelau uchaf o amddiffyniad rhag y bygythiadau mwyaf difrifol. Er enghraifft, lle gallai peryglu gwybodaeth achosi colli llawer o fywydau neu fel arall fygwth diogelwch neu les economaidd y wlad neu wledydd cyfeillgar.

Nid oes gan y Dosbarthiadau unrhyw oblygiadau uniongyrchol o ran mynediad at wybodaeth o dan naill ai’r Ddeddf Diogelu Data (2018) na’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (2000).

Gall marciau dosbarthu helpu i asesu p'un a all eithriadau i'r Ddeddf Diogelu Data neu'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth fod yn berthnasol. Fodd bynnag, rhaid nodi bod yn rhaid ystyried pob cais yn ôl ei rinweddau ei hun ac nid yw'r dosbarthiad yn rheswm y gellir ei gyfiawnhau dros eithrio, mae'r un peth yn wir pe na bai'r ddogfen wedi'i marcio, ni fyddai'n cymryd yn ganiataol y gellir datgelu'r wybodaeth yn awtomatig.

Dosbarthiad SWYDDOGOL

Mae’r dosbarthiad hwn yn berthnasol i’r rhan fwyaf o wybodaeth Heddlu Dyfed-Powys gan gynnwys:

• Gweithgarwch plismona cyffredinol o ddydd i ddydd
• Y rhan fwyaf o weithrediadau gwasanaeth rheng flaen
• Gwybodaeth am drefniadaeth a rheoli perfformiad
• Gwybodaeth bersonol (gan gynnwys data staff, ffeiliau achos, data dinasyddion)
• Gwybodaeth busnes (cyllid, ystadau, personél, Polisi, masnachol)
• Dogfennau polisi

Mae’r dosbarthiad SWYDDOGOL yn adlewyrchu’r ffaith bod angen cymryd mesurau rhesymol i ofalu am Ased Gwybodaeth ac i gydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol megis Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data.

Rhaid trin holl wybodaeth Heddlu Dyfed-Powys, ar y LLEIAF, fel SWYDDOGOL a rhaid ei dosbarthu'n briodol.

Gallai swm cyfyngedig o wybodaeth SWYDDOGOL gael canlyniadau mwy niweidiol os caiff ei cholli, ei dwyn, neu ei chyhoeddi yn y cyfryngau. Rhaid dal i reoli'r is-set hon o wybodaeth o fewn y dosbarthiad SWYDDOGOL, ond gan ei bod yn cael effaith uwch os caiff ei pheryglu, mae'n denu mesurau rheoli ychwanegol (gweithdrefnol neu bersonél), i atgyfnerthu'r egwyddor 'angen gwybod'. Yn yr achosion hyn lle mae gofyniad clir y gellir ei gyfiawnhau, yna gellir disgrifio gwybodaeth gan ddefnyddio cafeat SWYDDOGOL-SENSITIF.

Mae enghreifftiau lle mae’n rhaid defnyddio’r dosbarthiad SWYDDOGOL-SENSITIF yn cynnwys:

• Lle mae canlyniad asesiad risg yn amlygu risg, neu fygythiad penodol i unigolion bregus iawn
• Achosion sy'n ymwneud â bygwth, llygredd, neu dwyll
• Lle mae gofyniad cyfreithiol i fod yn ddienw
• Lle mae proffil uchel yn y cyfryngau a risg o niweidio enw da o dan ddatgeliad anawdurdodedig
• Cynigion newid neu drafodaethau cynhennus hynod sensitif
• Gweithdrefnau gweithredol hynod sensitif
• Manylion diogelwch neu fanylion cynllunio wrth gefn mawr

Rhaid nodi'r wybodaeth fwy sensitif hon trwy ei marcio'n SWYDDOGOL-SENSITIF. Mae'r marcio hwn yn rhybuddio defnyddwyr am y lefel uwch o risg a'r rheolaethau ychwanegol hynny sy'n ofynnol, megis cyfarwyddiadau trin.

Dosbarthiad CYFRINACHOL

Rhaid defnyddio'r dosbarthiad CYFRINACHOL dim ond lle mae effaith uchel risg a bygythiad soffistigedig / penderfynol o elfennau fel troseddau difrifol a threfnedig a gwasanaethau cudd-wybodaeth tramor.

Ni ddylai CYFRINACHOL ddod yn statws rhagosodedig ar gyfer deunydd ond oherwydd y math o achos neu ganlyniadau difrifol posibl (e.e. treialon llofruddiaeth, neu lle mae bygythiad i fywyd). Rhaid i alluoedd bygythiad fod yn bresennol hefyd. Nid oes unrhyw newid i reolaethau ar y lefel hon.

Dim ond ychydig bach o wybodaeth y mae Heddlu Dyfed-Powys yn ei drin yn y dosbarthiad hwn.

Dosbarthiad HOLLOL GYFRINACHOL

Erys y dosbarthiad hwn ar gyfer gwybodaeth o'r sensitifrwydd uchaf yn ymwneud â diogelwch cenedlaethol ac yn destun ffynonellau bygythiad hynod alluog. Nid oes unrhyw newid i reolaethau ar y lefel hon.

I gael rhagor o wybodaeth am gymhwyso amodau Dosbarthiadau a Thrin, cyfeiriwch at Safon 18 HDP a Mesurau Rheoli Asedau Gwybodaeth Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu (F2.1) sydd i'w cael ar y dudalen fewnrwyd Diogelwch a Sicrwydd Gwybodaeth.

 

3.  Pwerau a Pholisi/Gofynion Cyfreithiol

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cydymffurfio ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig (APA) y Coleg Plismona ar Sicrwydd Gwybodaeth, mae’r Swyddog Diogelwch Gwybodaeth yn gyfrifol am ddatblygu a gweithredu Polisïau a Gweithdrefnau Diogelwch Gwybodaeth o fewn yr Heddlu yn unol â:

• Fframwaith Polisi Diogelwch Cymunedol Swyddfa'r Cabinet
• Polisi, Fframwaith ac Egwyddorion Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol
• Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu
• Anghenion Busnes yr Heddlu

Mae'n ofynnol i'r Heddlu gydymffurfio â’r ddeddfwriaeth ganlynol a phob deddfwriaeth arall fel y bo’n briodol, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK-GDPR)
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989
• Deddf Cyfathrebiadau Electronig 2000
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

 

Polisïau, safonau, gweithdrefnau, arferion cysylltiedig, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Polisi Diogelu Gwybodaeth HDP a Safonau Cysylltiedig
• Safonau Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth (DDLl) HDP
• Polisi Rhannu Gwybodaeth HDP
• Polisi Diogelu Data HDP
• Polisi Rhyddid Gwybodaeth HDP

• Polisi, Fframwaith ac Egwyddorion Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol
• Cod Ymarfer ar Reoli Gwybodaeth yr Heddlu
• Fframwaith Polisi Diogelwch y Cabinet

 

4. Dewisiadau ac Argyfyngau

Mae'r polisi yn eiddo i'r Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth. Mae’r Swyddog Diogelwch Gwybodaeth yn gyfrifol am fonitro’r polisi’n rheolaidd o ran ei effeithiolrwydd, unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth, canllawiau cenedlaethol ac ati.

Mae'r holl benderfyniadau cymeradwyo ar gyfer gweithredu'r polisi yn cael eu cytuno gan y Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth sy'n cael ei gadeirio gan Uwch-swyddog Risg Gwybodaeth yr heddlu sef Dirprwy Brif Gwnstabl yr Heddlu.

Mae'r polisi hwn yn berthnasol i bob defnyddiwr sy'n cyrchu neu'n prosesu gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys.

 Mae egwyddorion y Cod Moeseg yn berthnasol i’r polisi hwn

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaeth Cyhoeddus

 

5. Gweithredu ac adolygu

Cynhelir y broses adolygu gan y Swyddog Diogelwch Gwybodaeth bob tair blynedd i sicrhau effeithiolrwydd parhaus y polisi, gan ystyried heriau i’r polisi ac unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth, canllawiau cenedlaethol ac ati.

Hysbysir y Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth am unrhyw newidiadau a allai effeithio ar bolisi Dosbarthiad Diogelwch y Llywodraeth trwy adroddiadau a chyfarfodydd rheolaidd.

Caiff cydymffurfedd â'r polisi hwn ei fonitro trwy:

• Archwiliadau diogelwch gwybodaeth mewnol
• Archwiliadau annibynnol
• Archwiliadau Diogelu Data

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Chwefror 2025