Polisi Defnydd Derbyniol

1. Datganiad Polisi

Mae gan holl ddefnyddwyr gwybodaeth a systemau TGCh Heddlu Dyfed-Powys gyfrifoldeb i sicrhau bod y systemau gwybodaeth a’r wybodaeth yn ddibynadwy, diogel a phreifat. Mae hawl gan ein cymuned a’n partneriaid ddisgwyl bod ein systemau TGCh a’r wybodaeth maen nhw’n dal yn ddiogel. Mae’r polisi hwn yn cefnogi ymddygiadau a gwerthoedd y sefydliad, yn arbennig gweithredu â gonestrwydd ac unplygrwydd, proffesiynoldeb a chymryd cyfrifoldeb personol bob amser.

Mae’r polisi hwn yn cefnogi Polisi Diogelwch Gwybodaeth yr Heddlu ac yn anelu i warchod unplygrwydd a diogelwch gwybodaeth sy’n cael ei derbyn a’i chadw gan Heddlu Dyfed-Powys (HDP), ei systemau technoleg gwybodaeth a phob math o gyfathrebu electronig, er mwyn cynnal a gwarchod enw da’r Heddlu a hyder y cyhoedd, a chefnogi plismona gweithredol.

Rhaid ein bod ni’n medru dangos bod ein gwybodaeth yn cael ei gwarchod rhag camddefnydd bwriadol ac anfwriadol. Mae hyn yn ofynnol er mwyn cynnal hyder a ffydd ein cymuned a’n partneriaid, ac er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth berthnasol ac amodau defnydd (e.e. Codau Ymarfer neu Godau Cysylltiadau).

Amcanion Polisi Defnydd Derbyniol yr Heddlu yw:

• Gwarchod yr Heddlu rhag achosion o dorri deddfwriaethau, er enghraifft, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990, a Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU
• Gwarchod yr Heddlu rhag ymosodiadau feirws
• Gwarchod yr Heddlu rhag cyfaddawdu systemau rhwydwaith
• Lleihau’r defnydd o systemau cyfrifiadurol Caniateir y defnydd o systemau gwybodaeth neu wybodaeth yr Heddlu gan bersonél awdurdodedig ar gyfer dibenion plismona, a lle mae gweithgarwch o’r fath yn cefnogi goliau ac amcanion yr Heddlu.

Gyda chyflwyniad M365 y daw’r defnydd o apiau a chynnyrch newydd. Rhaid i ddefnyddwyr ddarllen a derbyn datganiadau sy’n eu hysbysu am y gweithdrefnau a’r cyfyngiadau ar gyfer y defnydd diogel a phriodol o’r cynnyrch pan fyddant yn cael eu hannog i wneud hynny wrth gael mynediad i’r llwyfannau hyn. Mae’r datganiadau hyn yn anelu i atal torri’r telerau defnydd a chyfreithiau perthnasol wrth eu defnyddio ar gyfer busnes yr Heddlu a/neu wrth ddefnyddio dyfeisiau sy’n eiddo i’r Heddlu.

Mae’r Safon Defnydd Derbyniol, sy’n cefnogi’r polisi hwn, yn darparu canllawiau clir o gwmpas yr hyn sydd gyfystyr â Dibenion Gorfodi’r Gyfraith, ac yn ychwanegu eglurder a dealltwriaeth ynglŷn â’r hyn sy’n ddefnydd derbyniol ac annerbyniol o systemau’r Heddlu, gan gynnwys Niche, Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu/y Gwasanaeth data Gorfodi’r Gyraith, STORM, Rheoli Troseddau ac ati, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny.

Perthnasedd

Mae’n berthnasol i’r canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Holl gategorïau swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn staff llawn amser, rhan amser, parhaol, tymor penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, contractwyr a chymdeithion) staff ar secondiad neu’n wirfoddolwyr. Rhaid i unrhyw swyddog, aelod staff a gwirfoddolwr sy’n cael gafael at asedau ac eiddo’r Heddlu a’u defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

O dan Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona – Rheoli Gwybodaeth, mae Swyddog Diogelwch Gwybodaeth yr Heddlu’n gyfrifol am ddatblygu a gweithredu polisïau a gweithdrefnau diogelwch gwybodaeth o fewn yr Heddlu, yn unol â’r canlynol:

• Fframwaith Polisi Diogelwch Swyddfa Gabinet y DU
• Egwyddorion, Fframwaith a Pholisi Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol
• Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu
• Anghenion busnes yr Heddlu

Bydd cydymffurfiaeth â’r polisi hwn a safonau, canllawiau a gweithdrefnau cysylltiedig yn rhoi sicrwydd i asiantaethau partner, trydydd partïon a’r gymuned ehangach bod peryglon i’r heddlu’n cael eu rheoli hyd lefel sy’n dderbyniol ar gyfer y gymuned plismona a diogelwch ehangach. Gall methu â chydymffurfio â’r polisi hwn arwain at dor system neu ddiogelwch gwybodaeth, a gall arwain at gamau disgyblu.

Ymchwilir yn drylwyr i unrhyw awgrym bod unigolyn yn torri’r safonau, ac mae’n bosibl y bydd yn agored i gamau disgyblu. Cymerir camau disgyblu a/neu droseddol yn erbyn unrhyw ddefnyddiwr sy’n camddefnyddio systemau TGCh y mae Heddlu Dyfed-Powys wedi rhoi caniatâd iddynt ddefnyddio yn fwriadol.

Mae Prif Swyddogion, Comanderiaid Unedau Rheoli Sylfaenol, Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Adran yn gyfrifol am weithredu’r polisi o fewn eu meysydd, a bydd eu Swyddogion Heddlu, Staff a Gwirfoddolwyr yn gyfrifol am lynu wrtho.

Mae Rheolwyr Llinell yn gyfrifol am fonitro a dileu mynediad ar gyfer eu Swyddogion Heddlu, Staff a Gwirfoddolwyr pan maen nhw’n gadael neu’n symud o fewn yr Heddlu.

Y Prif Swyddog arweiniol ar gyfer y polisi hwn a’r safon gysylltiedig yw’r Dirprwy Brif Gwnstabl (DBG), sef Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth yr Heddlu.

Rhaid i bob rheolwr llinell a defnyddiwr gydymffurfio â’r Polisi Defnydd Derbyniol hwn, yn ogystal â’r Safon Defnydd Derbyniol ac unrhyw weithdrefnau, safonau a pholisïau cysylltiedig eraill, a Gweithdrefnau Gweithredu Diogelwch systemau unigol.

Rhaid i ddefnyddwyr ddilyn Cod Moeseg y Coleg Plismona bob amser.

 

3.  Pwerau a Gofynion Polisi/Cyfreithiol

Bydd yr heddlu’n cydymffurfio â’r deddfwriaethau canlynol a phob deddfwriaeth arall fel y bo’n briodol, gan gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny):

• Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU
• Deddf Hawliau Dynol 1998 • Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989
• Deddf Cyfathrebu Electronig 2000
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

Polisïau, safonau, gweithdrefnau ac arferion cysylltiedig, gan gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny):

• Polisi Diogelwch Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Defnydd Derbyniol Heddlu Dyfed-Powys
• Safonau Diogelwch Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Monitro Amddiffynnol Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Diogelu Data Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Rhyddid Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys
• Canllawiau Rheoli Gwybodaeth Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona, Sicrwydd gwybodaeth (college.police.uk)

 

4.  Opsiynau a Dewisiadau wrth Gefn

Mae’r polisi hwn yn berthnasol ar gyfer PAWB sy’n cael mynediad at wybodaeth Heddlu Dyfed-Powys gan ddefnyddio unrhyw system TGCh Heddlu Dyfed-Powys neu ddyfais sy’n eiddo i Heddlu Dyfed-Powys neu sy’n cael ei logi ganddo. Dylid ei ddarllen ar y cyd â Safonau a Pholisi Diogelwch Gwybodaeth yr Heddlu, a’r Safon Defnydd Derbyniol.

Cod Moseg

Mae’r egwyddorion Cod Moeseg canlynol yn berthnasol i’r polisi hwn: 

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaeth Cyhoeddus

 

5.  Gweithredu ac Adolygu

Mae’r Polisi hwn yn eiddo i’r Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth. Bydd y broses adolygu’n cael ei chynnal gan y Swyddog Diogelwch Gwybodaeth bob tair blynedd er mwyn sicrhau effeithiolrwydd parhaus y Polisi a chan ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaethau, canllawiau cenedlaethol ac ati.

Bydd effeithiolrwydd y Polisi’n cael ei fonitro’n rheolaidd uwchlaw a thu hwnt i’r cyfnod adolygu tair blynedd, a bydd unrhyw bryderon difrifol yn cael eu dwysáu fel y bo’n briodol.

Bydd y Polisi hwn yn ddarostyngedig i archwiliad gan archwilwyr allanol neu fewnol yr Heddlu.

Mae’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth a’r Bwrdd Sicrhau Ansawdd yn derbyn y wybodaeth ddiweddaraf am statws diogelwch gwybodaeth yr Heddlu drwy gyfarfodydd ac adroddiadau rheolaidd.

Mae cydymffurfiaeth â’r polisi hwn yn cael ei fonitro drwy:

• Tor Diogelwch Gwybodaeth a gweithdrefnau dwysáu
• Archwiliadau diogelwch gwybodaeth mewnol
• Archwiliadau annibynnol (megis Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
• Archwiliadau Diogelu Data

Disgwylir i BOB Rheolwr Llinell neu Oruchwylydd wneud yn siŵr fod eu swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yn gyfrifol am ddilyn y Polisi hwn a’r Safon gysylltiedig drwy hap samplu a hyrwyddo cydymffurfiaeth â gofynion yn rhagweithiol.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Chwefror 2025