Polisi Diogelu Data

1. Datganiad Polisi

Mae’r Polisi Diogelu Data’n galluogi Heddlu Dyfed-Powys i sefydlu arferion da o gwmpas defnyddio a thrin gwybodaeth, hyrwyddo diwylliant o ymwybyddiaeth a gwelliant, a chydymffurfio â deddfwriaethau. Mae’n anelu i roi fframwaith i Swyddogion, staff yr Heddlu a gwirfoddolwyr sy’n amlinellu’r defnydd priodol o ddata personol yn unol â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU, Deddf Diogelu Data 2018 a deddfwriaethau cysylltiedig eraill.

Mae’r polisi hwn yn hollbwysig ar gyfer helpu swyddogion, staff a gwirfoddolwyr  Heddlu Dyfed-Powys i ddeall sut i ofalu am y wybodaeth maen nhw’n defnyddio er mwyn cyflawni eu dyletswyddau a darparu’r gwasanaeth gorau posibl. Hefyd, dylai cynorthwyo i hyrwyddo diwylliant o ymwybyddiaeth a gwelliant ar draws yr Heddlu o gwmpas cyfrifoldebau pawb ac atebolrwydd mewn perthynas â diogelu data, yr egwyddorion diogelu data, adrodd am achosion o dorri rheoliadau diogelu data, a hawliau gwrthrych data.

Mae gwybodaeth yn arf pwerus ac yn ased hollbwysig. Mae’n hollbwysig fod gan swyddogion, staff yr Heddlu a gwirfoddolwyr fynediad at y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i gyflawni eu dyletswyddau’n ddiogel ac effeithiol, a hefyd bod gwybodaeth gyfrinachol a sensitif yn aros yn ddiogel. Mae hyn yn berthnasol ar gyfer gwybodaeth sy’n ymwneud â’r sefydliad, ei bersonél, a’r cyhoedd. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth a gafwyd gan sefydliadau a phartïon allanol sy’n cael ei phrosesu gan yr Heddlu.

Mae’r polisi hwn, ynghyd â’r Hysbysiad Preifatrwydd ac unrhyw ddogfennau eraill y cyfeirir atynt ynddo yn nodi’r sail wrth inni brosesu unrhyw ddata personol y byddwn yn ei gasglu wrth destunau data, neu a ddarperir inni gan destunau data neu ffynonellau eraill ac yn unol â’r Ddeddfwriaeth Diogelu Data.

Mae’n berthnasol i’r canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Holl gategorïau swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn staff llawn amser, rhan amser, parhaol, tymor penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, contractwyr a chymdeithion) staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Dylai swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yr Heddlu sy’n cael mynediad at asedau ac eiddo’r Heddlu ac sy’n eu defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Mae gan Heddlu Dyfed-Powys gyfrifoldeb statudol i brosesu data personol yn unol â darpariaethau Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU mewn perthynas â phrosesu nad yw’n ymwneud â gorfodi’r gyfraith a Deddf Diogelu Data 2018 mewn perthynas â phrosesu sy’n ymwneud â gorfodi’r gyfraith.  

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cydymffurfio ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth. Mae’r Arferion Proffesiynol Awdurdodedig yn darparu safonau a chanllawiau clir mewn perthynas â deddfwriaeth diogelu data’r DU. Yn ogystal, mae Heddlu Dyfed-Powys yn dilyn canllawiau perthnasol a ddarperir gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth mewn perthynas â materion diogelu data. 

Disgwylir i bob swyddog, aelod staff a gwirfoddolwr ddeall ei gyfrifoldebau o dan ddeddfwriaeth diogelu data’r DU. Mae diogelu data’n gyfrifoldeb ar gyfer yr HOLL bersonél a rhaid glynu wrth y polisi hwn bob amser. Mae’r polisi hwn yn cael ei sbarduno cyn gynted ag y mae unigolyn awdurdodedig yn dod ar draws data personol sy’n cael ei brosesu gan, neu ar ran, Heddlu Dyfed-Powys.

Mae nifer o risgiau posibl i’r Heddlu os na lynir wrth y polisi hwn. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny:

• Anallu i sicrhau a chynnal ffydd a hyder unigolion yn yr Heddlu
• Difrod i enw da’r Heddlu
• Methu â chydymffurfio â deddfwriaethau perthnasol
• Y posibilrwydd o dorri deddfwriaethau diogelu data’r DU, gan arwain at gamau gweithredu posibl yn cael eu cymryd yn erbyn yr Heddlu gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am fethu â bodloni ei oblygiadau hawliau gwybodaeth
• Gwybodaeth anghywir yn cael ei dal, a allai effeithio ar ofynion gweithredol a busnes/corfforaethol.

 

Diffiniad o Dermau Diogelu Data

At ddibenion y polisi hwn, mae Testunau Data yn cynnwys pob unigolyn byw mae’r Heddlu’n dal data personol amdano. Nid yw testun data o reidrwydd yn wladolyn neu’n breswylydd y DU. Mae gan bob testun data hawliau cyfreithiol o ran ei wybodaeth bersonol.

Mae Data Personol yn golygu data’n gysylltiedig ag unigolyn byw y mae modd ei adnabod o’r data hwnnw (neu o’r data hwnnw a gwybodaeth arall sydd ym meddiant yr Heddlu). Gall data personol fod yn ffeithiol (er enghraifft, enw, rhif cyfeirnod unigryw, cyfeiriad neu ddyddiad geni) neu gall fod yn farn am yr unigolyn hwnnw, ei weithredoedd a’i ymddygiad. Gweler isod.  

Rheolwyr Data yw’r bobl neu’r sefydliadau sy’n pennu’r dibenion y prosesir unrhyw ddata personol atynt a’r modd y prosesir y data hwnnw. Maent yn gyfrifol am sefydlu arferion a pholisïau yn unol â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU. Y Prif Gwnstabl yw Rheolydd Data’r holl ddata personol y mae Heddlu Dyfed-Powys yn ei gasglu neu’n ei ddefnyddio (prosesu) yn ei fusnes o ddydd i ddydd ac o ran darparu gwasanaethau.

Mae Proseswyr Data yn cynnwys unrhyw unigolyn neu sefydliad nad yw’n ddefnyddiwr data sy’n prosesu data personol ar ran yr Heddlu (y Rheolwr Data) ac yn ôl cyfarwyddiadau’r Rheolwr Data. Mae cyflogeion rheolwyr data wedi’u heithrio o’r diffiniad hwn, ond mae’n cynnwys cyflenwyr, darparwyr a chontractwyr sy’n prosesu data personol ar ran Heddlu Dyfed-Powys.

Prosesu yw unrhyw weithgarwch sy’n cynnwys defnyddio’r data. Mae’n cynnwys caffael, cofnodi neu ddal y data, neu gyflawni unrhyw weithred neu set o weithrediadau ar y data’n cynnwys eu trefnu, newid, adalw, defnyddio, gwylio, datgelu, dileu neu eu dinistrio. Mae prosesu hefyd yn cynnwys trosglwyddo data personol i drydydd partïon.

Mae Data Categori Arbennig (sydd hefyd yn cael ei adnabod fel ‘data personol sensitif’) yn cynnwys gwybodaeth am darddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, cred grefyddol neu athronyddol, neu aelodaeth o undeb llafur. Mae’r diffiniad hefyd yn cynnwys prosesu data genetig, data biometrig ar gyfer dibenion adnabod unigolyn yn unigryw, data’n ymwneud ag iechyd neu ddata’n ymwneud â bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol rhywun. Gellir prosesu Data Categori Arbennig dan amodau llym yn unig. Mae Data Personol sy’n ymwneud â throseddau ac euogfarnau troseddol yn ddarostyngedig i ofynion ychwanegol a dylid ei drin mewn modd tebyg i Ddata Categori Arbennig.

Trydydd Parti – Unrhyw unigolyn/sefydliad heblaw’r testun data, y rheolwr data, yr Heddlu neu ei asiantiaid.

Proses yw Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data ar gyfer helpu i nodi a lleihau peryglon diogelu data prosiect. Dylid cynnal asesiad o’r effaith ar ddiogelu data ar gyfer prosesu sy’n debygol o arwain at berygl uwch i unigolion. Rhaid i’r asesiad o’r effaith ar ddiogelu data ddisgrifio natur, cwmpas, cyd-destun a dibenion y prosesu; asesu angen, mesurau cydymffurfiaeth a chyfranoledd; nodi ac asesu peryglon i unigolion; a nodi unrhyw fesurau ychwanegol i liniaru’r peryglon hynny.

 

3.  Pwerau a Gofynion Polisi/Cyfreithiol

Mae gan Heddlu Dyfed-Powys ddyletswydd cyfreithiol i gydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data’r DU. Bydd Heddlu Dyfed-Powys hefyd yn cyfeirio at Arferion Proffesiynol Awdurdodedig – Rheoli Gwybodaeth – Diogelu Data’r Coleg Plismona.

Mae deddfwriaeth berthnasol yn cynnwys:

• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU
• Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Trosedd ac Anhrefn 1998
• Deddf Cyfiawnder Troseddol a Mewnfudo 2008
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Diogelu Rhyddidau 2012
• Ddeddf Gweithdrefnau ac Ymchwiliadau Troseddol 1996

 

Data a Gwybodaeth

Mae data’n cynnwys ffeithiau crai heb eu prosesu sydd angen cyd-destun i fod yn ddefnyddiol. Data wedi ei brosesu yw gwybodaeth, sydd wedi’i drefnu a’i ddehongli i ychwanegu ystyr a gwerth. Mae’r polisi hwn yn cyfeirio at ddata a gwybodaeth.

Beth yw data personol?

Mae GDPR y DU yn berthnasol ar gyfer prosesu data personol sy’n: 

• gyfan gwbl neu’n rhannol drwy ddulliau awtomataidd; neu’n
• brosesu data personol heblaw drwy ddulliau awtomataidd sy’n ffurfio rhan, neu sydd wedi’i fwriadu ffurfio rhan, o system ffeilio.

Mae data personol ond yn cynnwys gwybodaeth mewn perthynas â bodau dynol sy’n:

• gallu cael eu hadnabod neu sy’n ganfyddadwy, yn uniongyrchol o’r wybodaeth dan sylw; neu
• sy’n gallu cael eu hadnabod yn anuniongyrchol o’r wybodaeth honno mewn cyfuniad â gwybodaeth arall. 

Gall data personol hefyd gynnwys categorïau data personol neu ddata am euogfarnau troseddol a throseddau. Ystyrir bod y rhain yn fwy sensitif a chewch ond eu prosesu mewn amgylchiadau mwy cyfyng.

Llywodraethir prosesu data personol gan yr Heddlu gan Ddeddf Diogelu Data 2018 a’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU cysylltiedig. Mae angen i bawb fod yn ymwybodol bod prosesu’r data’n medru cael ei gategoreiddio mewn dwy ffordd:

1. Prosesu o dan Ran 2 Deddf Diogelu Data 2018 – Prosesu cyffredinol

Mae Rhan 2 Deddf Diogelu Data 2018 yn berthnasol ar gyfer “data cyffredinol”, sef data personol sy’n cael ei brosesu am reswm nad yw’n ymwneud â’r gyfraith neu ddiogelwch cenedlaethol, e.e. dibenion cyflogaeth neu gysylltiadau cyhoeddus.

 

2. Prosesu o dan Ran 3 Deddf Diogelu Data 2018 – Prosesu o ran gorfodi’r gyfraith

Mae rhan 3 Deddf Diogelu Data 2018 yn berthnasol ar gyfer “awdurdodau cymwys” megis heddluoedd sy’n prosesu data ar gyfer dibenion gorfodi’r gyfraith.  

Mae angen i Swyddogion, Staff yr Heddlu a Gwirfoddolwyr fod yn ymwybodol na chaniateir mynediad heb awdurdod i ddata/gwybodaeth neu systemau gwybodaeth ac eithrio at y diben a (e.e. cynnal ymholiad ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu neu ymchwilio systemau’r Heddlu er mwyn bodloni chwilfrydedd personol yn hytrach nag ar gyfer diben plismona dilys). Gallai camau o’r fath arwain at dorri deddfwriaethau Diogelu Data. Gall hefyd arwain at ymchwiliad gan staff Rheoli Gwybodaeth a’r Adran Safonau Proffesiynol ac fe all gael ei gyfeirio at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, a allai ddwyn achos drwy’r llysoedd. Wrth gael mynediad i systemau’r Heddlu a phrosesu data’r Heddlu, rhaid i staff sicrhau bod ganddynt ddiben plismona cyfreithlon i wneud hynny.

Dylai’r egwyddorion diogelu data, fel y’u diffinnir o dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU, fod wrth galon ymagwedd yr Heddlu tuag at brosesu data personol. Ceir manylion llawn yn y Ddogfen Ganllaw Diogelu Data.

Rhaid i unrhyw un sy’n prosesu data personol ar gyfer dibenion Gorfodi’r Gyfraith o dan Ran 3 y Ddeddf Diogelu Data gydymffurfio â’r chwe Egwyddor Diogelu Data sy’n ymwneud â phrosesu data personol. Mae’r rhain yn darparu bod yn rhaid i ddata personol: 

 

Yr egwyddor diogelu data cyntaf

Mae'n rhaid i ddata personol at ddibenion gorfodi'r gyfraith gael ei brosesu yn gyfreithlon ac yn deg.

 

Yr ail egwyddor diogelu data

Rhaid nodi’r diben gorfodi’r gyfraith dros gasglu data personol, a rhaid iddo fod yn eglur a chyfreithlon, ac;

Ni ddylid prosesu Data Personol mewn modd sy’n anghydnaws â’r dibenion dros gasglu’r data hwnnw.

 

Y drydedd egwyddor diogelu data

Mae’n rhaid i ddata personol a brosesir at unrhyw un o’r dibenion gorfodi'r gyfraith fod yn ddigonol, perthnasol a heb fod yn ormodol mewn perthynas â’r diben dros brosesu’r data hwnnw.

 

Y bedwaredd egwyddor diogelu data

Mae’n rhaid i ddata personol a brosesir at unrhyw un o ddibenion gorfodi’r gyfraith fod yn gywir, a lle bo angen, mae’n rhaid iddynt gael eu diweddaru, a;

Rhaid cymryd pob cam rhesymol i sicrhau bod data personol sy’n anghywir, ar ôl ystyried y diben gorfodi’r gyfraith dros brosesu’r data, yn cael ei ddileu neu ei gywiro’n ddi-oed.

 

Y bumed egwyddor diogelu data

Ni ddylid cadw data personol a brosesir at unrhyw un o’r dibenion gorfodi’r gyfraith am ddim mwy na sy’n angenrheidiol at y dibenion dros brosesu’r data.

Rhaid sefydlu terfynau amser priodol ar gyfer adolygiad cyfnodol o’r angen i barhau i gadw data personol ar gyfer unrhyw un o’r dibenion gorfodi’r gyfraith. Cewch hyd i gyfnodau cadw sy’n berthnasol i’r Heddlu yn adran Rheoli Cofnodion y fewnrwyd.

 

Y chweched egwyddor diogelu data

Mae’n rhaid i ddata personol a gaiff ei brosesu at unrhyw un o ddibenion gorfodi’r gyfraith gael ei brosesu mewn modd sy’n sicrhau diogelwch priodol y data personol, gan ddefnyddio mesurau technegol a sefydliadol priodol (ac, yn yr egwyddor hon, mae ‘diogelwch priodol’ yn cynnwys diogelwch yn erbyn prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon ac yn erbyn colled ddamweiniol, dinistr neu ddifrod).

Dylai holl bersonél yr Heddlu hefyd fod â dealltwriaeth o hawliau gwrthrych data, o dan ddeddfwriaeth diogelu data’r DU.

Dylai holl bersonél yr Heddlu hefyd fod â dealltwriaeth o hawliau gwrthrych data, o dan ddeddfwriaeth diogelu data’r DU. Ceir manylion llawn yn y Ddogfen Ganllaw Diogelu Data, ac mae canllawiau penodol o gwmpas ceisiadau am ddata personol ar gael.

Dylid darllen y polisi hwn hefyd ar y cyd â’r polisïau, protocolau, arferion a/neu gytundebau gwasanaeth canlynol:  

• Dogfen Ganllaw Diogelu Data
• Polisi Torri Rheoliadau Diogelu Data
• Polisi Diogelwch Gwybodaeth
• Polisi Rhyddid Gwybodaeth
• Polisi Rhannu Gwybodaeth
• Polisi Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data
• Polisi Rheoli Cofnodion
• Polisi Archwilio Cydymffurfiaeth â Diogelu Data
• Polisi Rheoli Risg Gwybodaeth
• Rheoli Gwybodaeth Arferion Awdurdodedig Proffesiynol y Coleg Plismona
• Canllaw Diogelu Data Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu
• Canllawiau Cenedlaethol Cyngor Prif Swyddogion Yr Heddlu ar y safonau lleiaf ar gyfer Cadw a Chael Gwared ar Gofnodion yr Heddlu
• Canllawiau a Chod Ymarfer Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

 

4.  Opsiynau a Dewisiadau wrth Gefn

Rolau a Chyfrifoldebau o fewn Heddlu Dyfed-Powys

 

4.1    Y Prif Gwnstabl

Prif Gwnstabl Heddlu Dyfed-Powys yw’r Rheolydd Data, ac o’r herwydd, mae ganddo/ganddi gyfrifoldeb cyffredinol dros brosesu’r holl ddata personol a brosesir gan yr Heddlu’n gyfreithlon. Mae ganddo/ganddi atebolrwydd cyffredinol hefyd ar gyfer dogfennau gweithdrefnol, ac ef/hi sydd â’r cyfrifoldeb sylfaenol dros gydymffurfio â’r polisi hwn a diogelu data ar draws yr Heddlu cyfan.

 

Uwch Berchennog Rheoli Risg

Dirprwy Brif Gwnstabl Heddlu Dyfed-Powys yw’r Uwch Berchennog Rheoli Risg penodedig. Mae’n gyfrifol am y canlynol:

• Atebolrwydd cyffredinol am risg gwybodaeth ar draws yr Heddlu
• Cynrychioli a hyrwyddo risg gwybodaeth
• Derbyn yr hyfforddiant gofynnol diweddaraf er mwyn parhau’n effeithiol yn ei rôl fel Uwch Berchennog Rheoli Risg
• Deall effaith risgiau gwybodaeth ar gofrestr risg yr Heddlu, a sut y gellir lleihau a rheoli’r risgiau hynny, a
• Chadeirio’r Bwrdd Sicrhau Ansawdd

 

Swyddog Diogelu Data

Pennaeth Rheoli Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys yw’r Swyddog Diogelu Data penodedig. Mae’n gyfrifol am y canlynol:

• Diogelu cyfrinachedd data personol ar draws yr Heddlu
• Cynrychioli a hyrwyddo materion a gofynion diogelu data
• Sicrhau bod yr Heddlu’n bodloni’r safonau ymarferol uchaf ar gyfer trin data personol
• Galluogi rhannu gwybodaeth addas â chyrff eraill
• Sicrhau bod materion diogelu data’n cael eu hadlewyrchu’n briodol ym mholisïau, gweithdrefnau, prosesau a strategaethau’r Heddlu ar gyfer personél
• Cynorthwyo’r Heddlu i arddangos cydymffurfiaeth â deddfwriaethau diogelu data’r DU fel rhan o’r ffocws uwch ar atebolrwydd
• Gweithredu fel pwynt cyswllt cyntaf ar gyfer gwrthrychau data a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, a
• Hysbysu a chynghori ynghylch oblygiadau diogelu data ledled yr Heddlu

 

Perchennog/Perchnogion Asedau Gwybodaeth

Gweithwyr uwch yw Perchnogion Asedau Gwybodaeth, sef perchnogion enwebedig un ased gwybodaeth neu fwy a nodwyd. Maent yn gyfrifol am y canlynol:

• Monitro a deall pa wybodaeth – papur ac electronig – sy’n cael ei dal a sut mae’n cael ei chynnal; gwybod pwy sydd â mynediad ati a pham, a’u cymeradwyo
• Ceisio defnyddio gwybodaeth yn llwyr o fewn y gyfraith
• Nodi risgiau i’r wybodaeth a mynd i’r afael â nhw, ac
• Annog diwylliant sy’n gwerthfawrogi, yn gwarchod ac yn defnyddio gwybodaeth er budd y cyhoedd.

 

Ymgynghorydd Diogelu Data

Mae’r Ymgynghorydd Diogelu Data’n gyfrifol am y canlynol: 

• Cynnal ymwybyddiaeth o faterion diogelu data ar draws yr Heddlu
• Annog diwylliant sy’n gwerthfawrogi, gwarchod a defnyddio gwybodaeth er budd y cyhoedd
• Adolygu a diweddaru’r Polisi Diogelu Data pan yn briodol, yn unol â deddfwriaeth
• Adolygu a diweddaru pob gweithdrefn a phroses sy’n ymwneud â’r polisi hwn lle bo’n briodol
• Sicrhau bod pob rheolwr llinell yn ymwybodol o’i gyfrifoldebau a’i atebolrwydd mewn perthynas â diogelu data a gofynion y polisi hwn
• Sicrhau bod pob gweithiwr yn derbyn hyfforddiant priodol a gofynnol i hyrwyddo ei ddealltwriaeth o egwyddorion diogelu data a’u gweithredu, a
• Hysbysu a chynghori ynghylch oblygiadau diogelu data ledled yr Heddlu

 

Rheolwyr Llinell

Mae pob Rheolwr Llinell yn gyfrifol am sicrhau bod y Polisi Diogelu Data’n cael ei weithredu a’i ddilyn o fewn ei adran.

 

Pob Swyddog, Aelod Staff Heddlu a Gwirfoddolwr

Pob swyddog, aelod Staff Heddlu a gwirfoddolwr yn gyfrifol am lynu wrth y Polisi Diogelu Data a dogfennau cysylltiedig. Bydd yn derbyn cyfarwyddyd, cyfeiriad a diweddariadau mewn perthynas â’r polisi gan:

• Reolwyr Llinell
• Swyddog Diogelu Data Heddlu Dyfed-Powys
• Modiwl(au) e-ddysgu diogelu data gorfodol. Disgwylir i bob gweithiwr, drwy’r sefydliad, geisio’r hyfforddiant diogelu data diweddaraf a hyfforddiant gloywi sy’n gymesur â’i rôl – ceir manylion llawn yn y Ddogfen Ganllaw Diogelu Data.
• Mewnrwyd Heddlu Dyfed-Powys, a
• Dogfennau a chanllawiau gweithdrefn a pholisi

 

Bwrdd Sicrhau Ansawdd

Rôl y Bwrdd Sicrhau Ansawdd yw:

• Cynnal goruchwyliaeth strategol, a chefnogi rheoli pob gweithgaredd mewn perthynas â defnyddio, prosesu, cadw a throsglwyddo gwybodaeth neu ddata o dan reolaeth Heddlu Dyfed-Powys a’r strwythurau, systemau a phrosesau a ddefnyddir ar gyfer y dibenion hynny yn unol ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth
• Rhoi cymorth llywodraethu a chyfeiriad i’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn unol â gweledigaeth yr Heddlu i ‘Ddiogelu ein Cymunedau Gyda’n Gilydd’, a
• Gweithio yn unol â byrddau a grwpiau eraill o ran cyflenwi gweledigaeth, cenhadaeth a gwerthoedd yr Heddlu, gweledigaeth y Prif Gwnstabl a’r cynllun cyflenwi er mwyn cefnogi’r Cynllun Heddlu a Throseddu.

 

Y Cod Moeseg

Yn unol â’r egwyddorion plismona moesegol, mae’r polisi hwn yn ceisio mynd i’r afael â’r canlynol:-

 

• Gwasanaeth cyhoeddus – “gweithio er budd y cyhoedd, meithrin ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd, ac ymfalchïo mewn darparu gwasanaeth rhagorol i’r cyhoedd.” Mae’r polisi’n glir ac yn sicrhau unplygrwydd o fewn ei ddiben; mae’r polisi’n cynnwys cyfrifoldebau sydd wedi’u diffinio’n glir.

 

• Dewrder – “gwneud, cyfathrebu a bod yn atebol am benderfyniadau, a sefyll yn erbyn unrhyw beth a allai ddwyn anfri ar ein proffesiwn.” Mae’r polisi’n gyfreithlon a chymesur ac yn parchu hawliau unigolion.

 

• Parch ac empathi - “annog, gwrando ar a deall barn pobl eraill, a cheisio cydnabod ac ymateb i’r heriau corfforol, meddyliol ac emosiynol y gallwn ni a phobl eraill eu hwynebu.” Mae’r polisi’n hyrwyddo ystyriaethau cydraddoldeb ac amrywiaeth ble bynnag y mae’n bosibl, ac nid yw’n gwahaniaethu’n anghyfreithlon nac yn annheg. 

Defnyddir yr egwyddorion plismona moesegol i helpu'r Heddlu i wneud penderfyniadau proffesiynol mewn perthynas â’r risg gwybodaeth ac adlewyrchu arnynt.

 

5.  Gweithredu ac Adolygu

Mae’r polisi hwn yn eiddo i’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth. Bydd y broses adolygu’n cael ei chynnal gan yr Ymgynghorydd Diogelu Data bob yn eilflwydd er mwyn sicrhau effeithiolrwydd parhaus y polisi, ac ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaethau, canllawiau cenedlaethol, canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ac ati.

Bydd effeithiolrwydd y polisi’n cael ei fonitro’n rheolaidd uwchlaw a thu hwnt i’r cyfnod adolygu dwy flynedd a bydd unrhyw bryderon difrifol yn cael eu dwysau fel y bo’n briodol.

Mesurir effeithiolrwydd y polisi hwn drwy broses Archwilio Cydymffurfiaeth â Diogelu Data’r Heddlu. Y nod yw gwirio ymwybyddiaeth o deddfwriaeth diogelu data’r DU a chydymffurfiaeth â hi yn ymarferol. Hefyd, bydd mesur nifer yr ymholiadau a gyfeirir at yr Adran mewn perthynas â’r polisi’n caniatáu ar gyfer mesur ei effeithiolrwydd.

Yn achos unrhyw ymholiadau mewn perthynas â’r polisi hwn, ei gynnwys neu ddogfennau canllaw cysylltiedig, dylai unigolion gysylltu â’r canlynol:

• Ymgynghorydd Diogelu Data Heddlu Dyfed-Powys
• E-bost: [email protected]
• Post: Ymgynghorydd Diogelu Data, Heddlu Dyfed-Powys, Blwch Post 99, Llangynnwr, Sir Gaerfyrddin, SA31 2PF

Bydd y polisi hwn yn cael ei hyrwyddo’n briodol, a allai gynnwys codi ymwybyddiaeth pan roddir cyflwyniadau a mewnbynnau hyfforddi i weithwyr ar draws yr Heddlu. Bydd y polisi hwn ar gael ar fewnrwyd a rhyngrwyd yr Heddlu. Bydd ei gyhoeddi drwy’r rhyngrwyd yn sicrhau ei fod ar gael i’r cyhoedd ei weld.

Bydd unrhyw faterion pryder neu risg mewn perthynas â chydymffurfiaeth â deddfwriaethau diogelu data’r DU ar draws yr Heddlu’n cael eu dwysau i Swyddog Diogelu Data’r Heddlu, Uwch Swyddog Risg Gwybodaeth yr Heddlu a’r Bwrdd Sicrhau Ansawdd, gan ddibynnu ar ddifrifoldeb.

Prosesir gwybodaeth mewn perthynas ag achosion posibl o dorri rheoliadau diogelu data ar draws yr heddlu yn unol â Pholisi Torri Rheoliadau Data’r Heddlu. Ceir manylion llawn am y broses o adrodd am achos o dorri rheoliadau data personol yn y Ddogfen Ganllaw Diogelu Data. Gall adrodd o’r fath, ac ymchwiliad dilynol, dynnu sylw at broblemau â’r polisi hwn a chanllawiau cysylltiedig, a allai arwain at adolygiad gofynnol. Os felly, cymerir camau perthnasol. Bydd yr Ymgynghorydd Diogelu Data’n gweithio’n agos â chynrychiolwyr o’r adrannau perthnasol er mwyn mynd i’r afael â’r problemau a sicrhau bod unrhyw wersi a ddysgir yn cael eu hadrodd yn llawn a’u rhaeadru yn ôl yr angen. Adroddir am achosion o dorri rheoliadau diogelu data i’r Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth, y Bwrdd Plismona a’r Cyd-bwyllgor Archwilio. 

 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Tachwedd 2024