Polisi Rheoli Asedau Gwybodaeth

1. Datganiad Polisi

Mae gwybodaeth yn ased gwerthfawr iawn ac yn anadl einioes plismona, ac mae angen ei rheoli felly. Mae angen cymorth gan yr adran TGCh, Perchnogion Asedau Gwybodaeth a’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth er mwyn rheoli asedau gwybodaeth. Mae’r wybodaeth sydd wedi’i hymddiried ynom yn hollbwysig i’r gwaith mae’r Heddlu’n ei wneud. Ni all neb gyflawni ei waith heb wybodaeth. 

Disgwylir i bawb warchod y wybodaeth yr ymddiriedir ynddynt a thrin a phrosesu gwybodaeth yn unol â deddfwriaeth. Gall methu â gwneud hyn achosi niwed difrifol neu ofid i bobl, a gallai arwain at dorri deddfwriaeth, a allai arwain at gosbau ariannol ar gyfer yr Heddlu, hawliadau am iawndal, a difrod i’w enw da.

Ased Gwybodaeth: “Corff o wybodaeth yw ased gwybodaeth, wedi’i ddiffinio a’i reoli fel uned unigol fel bod modd ei ddeall, ei rannu, ei warchod, ac ymelwa arno’n effeithiol. Mae gan asedau gwybodaeth werth, risg, cynnwys a chylchoedd bywyd adnabyddadwy a hydrin.”

Rheoli Asedau Gwybodaeth: Ymagwedd wedi’i strwythuro ydyw tuag at nodi, diogelu a rheoli asedau gwybodaeth sefydliad. Mae’n golygu creu rhestren o asedau gwybodaeth, pennu perchnogaeth, asesu risgiau, a gweithredu rheolaethau er mwyn sicrhau cyfrinachedd, unplygrwydd ac argaeledd y wybodaeth honno. Mae’r broses hon yn helpu sefydliadau i wneud penderfyniadau gwybodus, cydymffurfio â rheoliadau [a deddfwriaethau], a lliniaru risgiau posibl sy’n gysylltiedig â’u gwybodaeth.

Mae’n berthnasol i’r canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Holl gategorïau swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn staff llawn amser, rhan amser, parhaol, tymor penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, contractwyr a chymdeithion) staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Dylai swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yr Heddlu sy’n cael mynediad at asedau ac eiddo’r Heddlu ac sy’n eu defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i’r holl asedau gwybodaeth sy’n cael eu dal a’u defnyddio gan Heddlu Dyfed-Powys, gan gynnwys y rhai a ddefnyddir ar gyfer dyletswyddau plismona, e.e. adroddiadau troseddau a digwyddiadau (gweithredol) ac ar gyfer dibenion gweinyddol, e.e. cofnodion cyflogaeth, cyflogres (corfforaethol).

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i holl bersonél Heddlu Dyfed-Powys, gan gynnwys swyddogion heddlu, staff yr heddlu, cadetiaid yr heddlu, swyddogion heddlu gwirfoddol, a gwirfoddolwyr, sy’n defnyddio gwybodaeth yr Heddlu i gyflawni eu dyletswyddau sy’n gysylltiedig â chyflenwi gwasanaethau plismona. Yn yr un modd, mae’n berthnasol i gontractwyr, asiantaethau partner ac unigolion eraill a allai gael mynediad at wybodaeth yr Heddlu neu ei rhannu er mwyn cynnal dyletswyddau partneriaeth-plismona neu brosesu cyffredinol.

Mae’r polisi hwn, yn arbennig, yn berthnasol ar gyfer Perchnogion Asedau Gwybodaeth, Gweinyddwyr Asedau Gwybodaeth, Rheolwyr Prosiect a staff TGCh sydd fwyaf tebygol o wneud newidiadau i’r modd y rheolir asedau gwybodaeth ac a allai gyflwyno peryglon yn fewnol o fewn yr Heddlu ac yn allanol gyda phartneriaid sector cyhoeddus ehangach. Mae’r polisi hefyd yn berthnasol i’r holl rolau allweddol a nodir yn adran 4.

Mae cydymffurfiaeth â’r Polisi hwn yn cynnig sicrwydd i asiantaethau partner, trydydd partïon a’r gymuned ehangach fod gwybodaeth a risgiau i asedau gwybodaeth yr Heddlu’n cael eu rheoli i lefel dderbyniol i’r gymuned plismona a diogelwch ehangach.

 

3.  Pwerau a Gofynion Polisi/Cyfreithiol

Mae’r Heddlu wedi ymrwymo i gydymffurfio â gwybodaeth sy’n gysylltiedig â deddfwriaethau a safonau, gyda phwyslais arbennig ar uchafu’r buddion y mae rheoli asedau gwybodaeth yn effeithiol yn cyflwyno i blismona gweithredol.

Mae atebolrwydd yn un o’r egwyddorion diogelu data, ac o’r herwydd, mae rhwymedigaeth gyfreithiol ar yr Heddlu i gydymffurfio â Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018 a deddfwriaethau dilynol megis Deddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025.

Bydd Heddlu Dyfed-Powys hefyd yn cyfeirio at Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth a chanllawiau cysylltiedig Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Mae deddfwriaethau perthnasol yn cynnwys:

• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU)
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Cyfathrebiadau Electronig 2000
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Y Cod Ymarfer ar reoli cofnodion a gyhoeddir o dan adran 46 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

Polisïau, safonau, gweithdrefnau ac arferion cysylltiedig, gan gynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny:

• Canllawiau Cenedlaethol Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu ar y safonau lleiaf ar gyfer Cadw a Gwaredu Cofnodion Heddlu
• Polisi Diogelwch Gwybodaeth a Safonau Cysylltiedig
• Polisi Rhannu Gwybodaeth
• Polisi Diogelu Data
• Polisi Rheoli Cofnodion
• Polisi Archwilio Cydymffurfiaeth â Diogelu Data
• Polisi Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data
• Y Cod Ymarfer ar Reoli Gwybodaeth a Chofnodion yr Heddlu
• Llawlyfr Perchnogion Asedau Gwybodaeth Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu
• Llawlyfr Uwch Berchnogion Risg Gwybodaeth Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu
• Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth
• Cod Ymarfer a Chanllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
• Fframwaith Polisi Diogelwch Cymunedol y Swyddfa Gabinet
• Polisi, Fframwaith ac Egwyddorion Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol
• Canllawiau Rheoli Asedau Gwybodaeth a Rheoli Risg Gwybodaeth sy’n cael eu datblygu ar hyn o bryd gan y Swyddog Diogelu Data (yng Ngorffennaf 2025)

 

4.  Opsiynau a Dewisiadau wrth Gefn

Nod y polisi hwn yw nodi’r trefniadau sydd ar waith i reoli asedau gwybodaeth, hwyluso cyfeiriad clir, effeithiol a chefnogi cyflawni cydymffurfiaeth â deddfwriaethau, rhwymedigaethau statudol, a safonau arfer da. Bydd yn cyflawni hyn drwy:

• Sicrhau bod asedau gwybodaeth yn cael eu prosesu mewn cydymffurfiaeth â deddfwriaethau, codau ymarfer a chanllawiau perthnasol.
• Annog ymagwedd ragweithiol tuag at reoli asedau gwybodaeth.
• Sicrhau bod asedau gwybodaeth yr Heddlu’n cael eu diogelu.
• Sicrhau bod asedau gwybodaeth yn cael eu cofnodi yng Nghofrestr Asedau Gwybodaeth yr Heddlu.

Rolau a Chyfrifoldebau o fewn Heddlu Dyfed-Powys

Prif Gwnstabl (Rheolydd Data) 

Y Prif Gwnstabl Heddlu Dyfed-Powys yw'r Rheolwr Data, ac o'r herwydd, mae ganddo gyfrifoldeb cyfreithiol i gydymffurfio ag egwyddorion diogelu data yn amodol ar eithriadau, mewn perthynas â’r holl wybodaeth bersonol a reolir gan yr Heddlu. Yn yr un modd, mae’n gyfrifol am yr holl wybodaeth sy’n cael ei dal a’i phrosesu gan yr Heddlu, boed yn wybodaeth weithredol neu’n wybodaeth gorfforaethol.

Mae’r Rheolydd Data’n pennu dibenion a ffyrdd o brosesu data personol. Mae’r Rheolydd Data’n penderfynu pa ddata sy’n cael ei gasglu, pam ei fod yn cael ei gasglu, a sut mae’n cael ei ddefnyddio. Ef  sydd â’r prif gyfrifoldeb cyfreithiol dros sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data. Ef hefyd sy’n gyfrifol am gydymffurfiaeth â’r polisi hwn ar draws yr Heddlu cyfan.

Mae’r polisi hwn yn fodd i sicrhau cydymffurfiaeth gan y Rheolydd Data o’i gyfrifoldeb personol o dan Erthygl 24 (2) o GDPR y DU ac a4.7 Cod Ymarfer Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion yr Heddlu.

 

Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth

Dirprwy Brif Gwnstabl Heddlu Dyfed-Powys yw’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth penodedig. Ef yw’r arweinydd strategol ar gyfer asedau gwybodaeth. Mae ei gyfrifoldebau’n cynnwys y canlynol, ond nid ydynt yn gyfyngedig i hynny:

• Darpariaeth atebolrwydd lefel weithredol a gwell sicrwydd bod risgiau gwybodaeth yn cael eu trin a bod asedau gwybodaeth yn cael eu gwarchod yn unol â deddfwriaeth.
• Mae’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth yn chwarae rôl hanfodol o ran cael yr Heddlu i gydnabod gwerth y wybodaeth sy’n cael ei dal, gan alluogi’r Heddlu i’w defnyddio’n effeithiol er budd y cyhoedd ac yn unol â deddfwriaeth.
• Nodi asedau gwybodaeth sy’n hanfodol i’r busnes a gosod amcanion, blaenoriaethau a chynlluniau i uchafu’r defnydd o wybodaeth fel ased busnes.
• Sefydlu fframwaith llywodraethu gwybodaeth effeithiol.

  

Perchennog/Perchnogion Asedau Gwybodaeth

Staff uwch yw Perchnogion Asedau Gwybodaeth sy’n berchnogion enwebedig un neu fwy o asedau gwybodaeth a nodwyd, gan gynnwys datrysiadau a gynhelir yn y cwmwl. Yn yr Heddlu, Prif Uwch-arolygydd, neu Bennaeth Adran o lefel gyfwerth, fydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth. Mewn rhai achosion, bydd y Prif Gwnstabl Cynorthwyol yn Berchennog Asedau Gwybodaeth. Disgwylir iddynt ddeall pa wybodaeth sy’n cael ei dal a’i phrosesu, beth sy’n cael ei ychwanegu a beth sy’n cael ei ddiddymu, sut mae gwybodaeth yn cael ei symud, a phwy sydd â mynediad a pham.

O ganlyniad, maen nhw’n medru deall a mynd i’r afael â risgiau i’r wybodaeth a sicrhau bod y wybodaeth yn cael ei defnyddio’n llawn o fewn y gyfraith er budd y cyhoedd a rhoi sicrwydd i’r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth bod y mesurau diogelwch priodol mewn grym i ddiogelu asedau gwybodaeth yr Heddlu.

Maen nhw’n rhan allweddol o’r broses Rheoli Asedau Gwybodaeth:

Mae eu cyfrifoldebau, mewn perthynas â’r asedau gwybodaeth o dan eu rheolaeth, yn cynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny

• Mae’r Perchennog Asedau Gwybodaeth yn atebol am gyfrinachedd, unplygrwydd, ac argaeledd yr asedau gwybodaeth o dan ei reolaeth ac yn gyfrifol am nodi a rheoli risg gwybodaeth.
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau cydymffurfiaeth â llawlyfr Perchennog Asedau Gwybodaeth Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu a bydd yn sicrhau ei fod wedi ymgymryd â’r hyfforddiant argymelledig. Bydd yr Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn trefnu hyfforddiant Perchennog Asedau Gwybodaeth allanol ar gyfer pob Perchennog Asedau Gwybodaeth a Gweinyddwr Asedau Gwybodaeth.
• Mae’r Perchennog Asedau Gwybodaeth yn gyfrifol am sicrhau bod gan y systemau gwybodaeth a bennir iddo achrediad diweddar.
• Monitro a deall pa wybodaeth – papur ac electronig – sy’n cael ei dal a sut mae’n cael ei chynnal; gwybod a chymeradwyo pwy sydd â mynediad ati a pham.
• Ceisio defnyddio gwybodaeth yn gwbl gyfreithlon.
• Annog diwylliant sy’n gwerthfawrogi, yn diogelu ac yn defnyddio gwybodaeth er budd y cyhoedd.
• Bydd gan y Perchennog Asedau Gwybodaeth brosesau llywodraethu a fframwaith ar waith i’w helpu i ddeall yr holl asedau gwybodaeth pwysig, eu gwerth, a’u pwysigrwydd i’r busnes a beth fyddai effaith eu colli.
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau bod yr holl asedau gwybodaeth o dan ei reolaeth yn cydymffurfio â’r gofynion a nodir yn Atodlen Adolygu, Cadw a Gwaredu Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu a Chod Ymarfer rheoli gwybodaeth a chofnodion yr Heddlu, gan ystyried y gofynion mewn perthynas â data treftadaeth a’r gofyniad ar gyfer archifo rhai cofnodion ‘er budd y cyhoedd’ yn unol â chanllawiau’r Heddlu (ym mis Gorffennaf 2025, i’w datblygu gan y Swyddog Diogelu Data).
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau bod yr holl asedau gwybodaeth o dan ei reolaeth yn cael eu cofnodi ar Gofrestr Asedau Gwybodaeth yr Heddlu a bod gweithgarwch prosesu’n cael ei gofnodi yng Nghofnod yr Heddlu o Weithgarwch Prosesu. Mae Cofrestr Asedau Gwybodaeth yr Heddlu a Chofnod yr Heddlu o Weithgarwch Prosesu’n cael eu rheoli gan Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yr Heddlu.
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau bod yr Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn derbyn gwybodaeth berthnasol er mwyn sicrhau bod Cofrestr Asedau Gwybodaeth yr Heddlu a Chofnod yr Heddlu o Weithgarwch Prosesu’n parhau’n ddiweddar.
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth wedi pennu rolau a chyfrifoldebau priodol o fewn ei fframwaith llywodraethu gwybodaeth.
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau bod y llwybr dwysáu ar gyfer gwneud penderfyniadau’n cael ei ddiffinio’n glir, a bod personél priodol wedi’u grymuso i wneud penderfyniadau ar ei ran mewn perthynas â rheoli asedau gwybodaeth a rheoli gwybodaeth yn gyffredinol.
• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau ei fod yn hyrwyddo diwylliant lle mae swyddogion, staff ac ati’n ymwybodol o werth gwybodaeth a’r peryglon sy’n gysylltiedig â pheidio trin y data’n gywir ac yn unol â deddfwriaeth.
• Ar gyfer swyddogion, staff a gwirfoddolwyr o dan ei reolaeth, bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau bod eu hymwybyddiaeth a’u hyfforddiant yn cael eu cynnal a bod eu hyfforddiant cydymffurfiaeth â gwybodaeth yn ddiweddar, gan gynnwys hyfforddiant gloywi yn ôl yr angen.

• Bydd y Perchennog Asedau Gwybodaeth yn sicrhau bod unrhyw achosion o dorri rheoliadau data personol, digwyddiadau neu achosion o dorri rheoliadau diogelwch gwybodaeth (neu achosion neu ddigwyddiadau y bu ond y dim iddynt ddigwydd) a risgiau gwybodaeth yn cael eu hadrodd wrth yr Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn amserol.

  

Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth

Rôl y Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth yw:

Cynnal goruchwyliaeth strategol, a chefnogi rheoli’r holl weithgareddau sy’n gysylltiedig â defnyddio, prosesu, cadw, a throsglwyddo data o dan reolaeth Heddlu Dyfed-Powys a’r strwythurau, systemau a phrosesau a ddefnyddir yn unol ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth. Mae hyn yn cynnwys rheolaeth yr Heddlu o achosion o dorri rheoliadau diogelu data. 

Bydd yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth a’r Bwrdd Sicrhau Gwybodaeth yn gwerthuso canlyniadau a phrosesau rheoli risg drwy fonitro rheolaidd ac ystyried y canlynol:

• Cydymffurfiaeth â deddfwriaethau a safonau rheoli gwybodaeth cenedlaethol.
• Gostyngiad yn nifer yr achosion o dorri rheoliadau data a chyfeiriadau i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth y gellir eu priodoli o bosibl i fylchau o ran rheoli risg asedau gwybodaeth a rheoli asedau gwybodaeth.
• Gwell ansawdd data a chysondeb mewn penderfyniadau i brosesu data; a
• Gwell dealltwriaeth o risg gwybodaeth o rolau atebol.
• Darparu cymorth llywodraethu a chyfeiriad i’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn unol â gweledigaeth yr Heddlu i ‘Ddiogelu ein Cymunedau Gyda’n Gilydd’, a
• Gweithio yn unol â byrddau a grwpiau eraill o ran cyflenwi cenhadaeth, gweledigaeth a gwerthoedd yr Heddlu, gweledigaeth y Prif Gwnstabl a’r cynllun cyflenwi sy’n cefnogi Cynllun yr Heddlu a Throseddu.

 

Swyddog Diogelu Data

Rheolwr Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys yw’r Swyddog Diogelu Data dynodedig. Mae ei gyfrifoldebau’n cynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny:

• Diogelu cyfrinachedd data personol ar draws yr Heddlu.
• Cynrychioli a hyrwyddo gofynion a materion diogelu data.
• Sicrhau bod yr Heddlu’n bodloni’r safonau ymarferol uchaf ar gyfer trin achosion o dorri rheoliadau diogelu data.
• Galluogi rhannu gwybodaeth addas gyda chyrff eraill.
• Sicrhau bod materion sy’n ymwneud â thorri rheoliadau diogelu data’n cael eu hadlewyrchu’n briodol ym mholisïau, gweithdrefnau, prosesau a strategaethau’r Heddlu ar gyfer swyddogion heddlu, staff yr heddlu a gwirfoddolwyr.
• Cynorthwyo’r Heddlu i arddangos cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data’r DU fel rhan o’r ffocws uwch ar atebolrwydd.
• Gweithredu fel pwynt cyswllt ar gyfer gwrthrychau data a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth mewn perthynas â thorri rheoliadau diogelu data.
• Hysbysu a chynghori’r Rheolydd Data am ei rwymedigaethau yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
• Monitro cydymffurfiaeth â deddfwriaeth diogelu data mewn perthynas â diogelu data personol.
• Rhoi ystyriaeth ddyledus i’r peryglon sy’n gysylltiedig â gweithrediadau prosesu, gan ystyried natur, cwmpas, cyd-destun a dibenion prosesu. Gellir cyflawni hyn drwy weithio’n agos â Pherchnogion Asedau Gwybodaeth a thrwy graffu ar y Gofrestr Asedau Gwybodaeth a’r Cofnod o Weithgarwch Prosesu.
• Hysbysu a chynghori ynghylch rhwymedigaethau diogelu data, mewn perthynas ag achosion o dorri rheoliadau diogelu data a rheoli asedau gwybodaeth.
• Bydd y Swyddog Diogelu Data’n goruchwylio’r ymagwedd gorfforaethol tuag at reoli asedau gwybodaeth, gan sicrhau bod y Gofrestr Asedau Gwybodaeth yn cael ei chreu a’i chynnal.
• Sicrhau bod asedau gwybodaeth yn cael eu cofnodi’n briodol ar y Gofrestr Asedau Gwybodaeth a bod gweithgareddau prosesu’n cael eu cofnodi o fewn y Cofnod o Weithgarwch Prosesu, gan gynorthwyo’r Rheolydd Data â’i rwymedigaethau o dan yr ‘Egwyddor Atebolrwydd’.
• Rhoi ystyriaeth ddyledus i’r peryglon sy’n gysylltiedig â phrosesu asedau gwybodaeth, gan sicrhau cydymffurfiaeth ag Erthygl 39 (2) GDPR y DU ar ran y Rheolydd Data.

 

Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth:

Mae gan y Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth gyfrifoldeb llywodraethu dros yr holl wybodaeth a geir, a gofnodir neu a brosesir ar gyfer diben plismona o fewn yr Heddlu.

Mae gan yr adran gyfrifoldeb llywodraethu dros wybodaeth sy’n cael ei phrosesu a gwybodaeth sydd wedi bod yn destun proses werthuso hefyd.

Byddant yn rhoi cyngor i Berchnogion Asedau Gwybodaeth mewn perthynas â’r gofynion cyfreithiol sy’n gysylltiedig ag asedau gwybodaeth o dan eu rheolaeth.

Byddant yn rhoi cyngor ynghylch rhannu a phrosesu Asedau Gwybodaeth yn gyfreithlon, yn unol ag egwyddorion deddfwriaeth diogelu data a phrotocolau Rhannu Gwybodaeth ac ati.

Bydd y Gofrestr Asedau Gwybodaeth a’r Cofnod o Weithgarwch Prosesu’n cael eu rheoli gan Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yr Heddlu. 

Byddant yn sicrhau bod Perchnogion Asedau Gwybodaeth yn cael gwybod am eu cyfrifoldebau mewn perthynas â chynnwys asedau gwybodaeth o fewn y Gofrestr Asedau Gwybodaeth a’r Cofnod o Weithgarwch Prosesu drwy’r Broses Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data.

 

Yr Adran TGCh

Mae’r adran TGCh yn gyfrifol am ddiogelu cyfrifiaduron, rhwydweithiau, ac isadeiledd a data rhag difrod neu fynediad heb awdurdod.

 

Swyddog Diogelwch Technoleg Gwybodaeth

Mae’r Swyddog Diogelwch Technoleg Gwybodaeth yn rhoi cyngor am osgo a saernïaeth diogelwch technegol.

 

Defnyddwyr: Mae gan holl ddefnyddwyr gwybodaeth yr Heddlu gyfrifoldeb personol mewn perthynas ag asedau gwybodaeth yr Heddlu a disgwylir iddynt sicrhau bod y prosesu yn unol â gofynion deddfwriaethol. Maen nhw’n gyfrifol am gofnodi a phrosesu gwybodaeth ar gyfer diben plismona ar ffurf briodol wrth gydymffurfio ag egwyddorion cofnodi a safon data, gan sicrhau bod gwybodaeth yn berthnasol, yn gywir, yn ddigonol ac yn diweddar.

Wrth rannu gwybodaeth gydag asiantaethau partner, mae angen i ddefnyddwyr sicrhau bod ganddynt sail gyfreithiol dros roi’r wybodaeth i’r trydydd parti. Gellir cael cyngor o ran pa un ai a ellir rhannu gwybodaeth gyda thrydydd parti ai peidio gan y Swyddog Rhannu Gwybodaeth o fewn y Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth. Mae Heddlu Dyfed-Powys yn rhan o Gytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru a bydd yn dilyn egwyddorion y Cytundeb wrth ddatblygu Protocolau Rhannu Gwybodaeth. Lle mae data personol yn cael ei rannu’n rheolaidd gydag asiantaethau partner, bydd Protocolau Rhannu Gwybodaeth yn cael eu rhoi ar waith. Cyfrifoldeb Perchnogion Asedau Gwybodaeth yw sicrhau yr ymgysylltir â’r Tîm Rhannu Gwybodaeth er mwyn sicrhau bod Protocolau Rhannu Gwybodaeth ar waith.

Mae Hysbysiad Preifatrwydd Heddlu Dyfed-Powys, sydd ar gael i’w ddarllen ar wefan yr Heddlu, yn rhoi gwybodaeth i’r cyhoedd am bwy mae’r Heddlu’n rhannu data personol gyda nhw.

 

Y Cod Moeseg:

Yn unol â’r egwyddorion plismona moesegol, mae’r Polisi hwn yn ceisio mynd i’r afael â’r canlynol:-

• Gwasanaeth cyhoeddus – “gweithio er budd y cyhoedd, meithrin ffydd a hyder y cyhoedd, ac ymfalchïo mewn darparu gwasanaeth ardderchog i’r cyhoedd”. Mae’r polisi’n glir ac yn sicrhau unplygrwydd o fewn ei ddiben; mae’r polisi’n cynnwys cyfrifoldebau sydd wedi’u diffinio’n glir.
• Dewrder – “gwneud, cyfathrebu a bod yn atebol am benderfyniadau, a sefyll yn erbyn unrhyw beth a allai ddwyn anfri ar ein proffesiwn”. Mae’r polisi’n gyfreithlon a chymesur ac yn parchu hawliau unigolion.
• Parch ac empathi – “annog, gwrando ar, a deall barn eraill, a cheisio cydnabod ac ymateb i’r heriau corfforol, meddyliol ac emosiynol y gallem ni a phobl eraill eu hwynebu.” Mae’r polisi’n hyrwyddo ystyriaethau cydraddoldeb ac amrywiaeth ble bynnag y mae’n bosibl ac nid yw’n gwahaniaethu’n anghyfreithlon neu’n annheg.

Defnyddir yr egwyddorion plismona moesegol i helpu’r Heddlu i wneud penderfyniadau proffesiynol mewn perthynas â rheoli asedau gwybodaeth ac adlewyrchu arnynt.

 

5.  Gweithredu ac Adolygu

Mae'r polisi hwn yn eiddo i'r Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth. Cynhelir y broses adolygu gan y Rheolwr Gwybodaeth/Swyddog Diogelu Data bob dwy flynedd er mwyn sicrhau effeithiolrwydd parhaus y polisi ac ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaethau, canllawiau cenedlaethol ac ati.

Bydd effeithiolrwydd y Polisi yn cael ei fonitro'n rheolaidd y tu hwnt i'r cyfnod adolygu dwy flynedd a bydd unrhyw bryderon mawr yn cael eu huwchgyfeirio fel y bo'n briodol.

Bydd y polisi hwn yn destun archwiliad gan archwilwyr mewnol neu allanol yr Heddlu.

Bydd cydymffurfiaeth â’r polisi hwn yn cael ei monitro drwy:

• Adrodd am ddigwyddiadau a gweithdrefnau dwysáu
• Archwiliadau cydymffurfiaeth â diogelu data
• Archwiliadau diogelwch gwybodaeth mewnol
• Archwiliadau annibynnol (megis Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
• Archwiliadau Diogelu Data

 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Gorffennaf 2025