Polisi Rheoli Newid TGCh

1. Datganiad Polisi

Mae’r polisi Rheoli Newid TGCh a’r canllaw’n sefydlu’r egwyddorion a’r arferion gweithio sydd i’w mabwysiadu pan mae angen newid i’r amgylchedd weithredu neu weithdrefnau gweithredu safonol unrhyw system neu wasanaeth sydd â’r potensial i effeithio ar sefydlogrwydd a dibynadwyedd isadeiledd neu darfu ar y busnes.

Cyfrifoldeb yr adran TGCh yw rheoli cylch gwaith pob system sy’n cefnogi busnes ac amcanion technegol Heddlu Dyfed-Powys. Nodir yr holl brosesau a gweithdrefnau sy’n gysylltiedig â rheoli newid yn y ddogfen hon a’r ddogfen ‘Canllaw Rheoli Newid TGCh’.

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cydnabod bod risgiau’n gysylltiedig â gwneud newidiadau a bod yn rhaid rheoli cylch-oes pob system o fewn Heddlu Dyfed-Powys i sicrhau cyfrinachedd llawn, cywirdeb ac argaeledd systemau a data i fodloni amcanion busnes a thechnegol.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol ar gyfer y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Holl gategorïau gweithwyr Heddlu Dyfed-Powys, pa un ai a ydynt yn staff llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr) neu’n staff sydd ar secondiad. Rhaid i unrhyw weithiwr sy’n cael gafael ar asedau ac eiddo’r Heddlu ac yn eu defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Rhaid glynu wrth y polisi hwn bob amser, ond yn benodol mewn perthynas â newid i’r amgylchedd weithredu neu weithdrefnau gweithredu safonol unrhyw system neu wasanaeth sydd â’r potensial i effeithio ar sefydlogrwydd a dibynadwyedd isadeiledd neu darfu ar y busnes. Gall fod angen newidiadau am sawl rheswm, gan gynnwys y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny):

• Ceisiadau defnyddwyr
• Newidiadau a argymhellir gan y gwerthwr, neu newidiadau y mae eu hangen
• Newidiadau mewn rheoliadau
• Diweddariadau i galedwedd/meddalwedd
• Methiannau caledwedd neu feddalwedd
• Newidiadau neu addasiadau i’r isadeiledd
• Newidiadau amgylcheddol (trydanol, aerdymheru, canolfan ddata ac ati)
• Digwyddiadau nas rhagwelwyd
• Cynnal a chadw cyfnodol

Mae HDP yn cydnabod bod peryglon yn gysylltiedig â chyflawni newidiadau a bod yn rhaid i gylch gwaith pob system o fewn HDP gael eu rheoli er mwyn sicrhau unplygrwydd, hygyrchedd a chyfrinachedd llawn y ddwy system a data er mwyn bodloni amcanion technegol a busnes HDP.

Byddai methu â chynnal polisi newid a chanllaw safonol i fodloni’r polisi hwn yn gadael yr Heddlu mewn perygl mewn nifer o feysydd. Mae’r polisi hwn yn anelu i liniaru’r risgiau canlynol:

• Anallu/cyfyngiadau ar olrhain newidiadau yn ôl i’r dechreuwr yn dilyn digwyddiad
• Anallu i gynllunio a rheoli newidiadau’n rhagweithiol
• Potensial ar gyfer effaith negyddol ar y busnes
• Potensial i effeithio ar blismona gweithredol
• Diffyg goruchwyliaeth ar newidiadau

Mae’r tîm Rheoli TGCh ar y cyd yn ymgymryd â rôl ‘Rheolwr Newid’, mewn perthynas â’r ddisgyblaeth sy’n gysylltiedig â’r newid, ond dim ond un rheolwr sy’n cymeradwyo’r newid (at ddibenion archwilio). Mae'r tîm Rheoli TGCh, a rhanddeiliaid eraill (lle bo'n berthnasol), yn ffurfio'r Bwrdd Cynghori ar Newid, lle caiff ceisiadau am newid eu hadolygu a phenderfynir arnynt.

Diffinnir mathau o newidiadau yn y categorïau isod:

Newid mewn Argyfwng

Toriadau heb eu trefnu (methiannau gweinydd, ac ati) sydd angen sylw ar unwaith pryd bynnag y byddant yn digwydd. Mae angen dilyn y broses Cais am Newid o hyd, ond gellir ei chynnal yn ôl-weithredol.

Enghreifftiau o'r math hwn yw:

• Mae adran neu safle ffisegol heb wasanaeth
• Dirywiad difrifol i’r gwasanaeth sydd angen gweithredu ar unwaith
• Methiant system/ap/cydran yn achosi effaith negyddol ar weithrediadau busnes
• Ymateb i drychineb naturiol
• Ymateb i angen busnes brys

 

Newid Brys

Gellir gofyn am newid brys mewn amgylchiadau lle mae angen gweithredu rhywbeth yn gyflym. Mae angen dilyn y broses rheoli newid, ond yn dibynnu ar y brys ac mewn amgylchiadau eithriadol mae'n bosibl i un o'r Tîm Rheoli TGCh gymeradwyo'r newid ar unwaith a pheidio ag aros am y Bwrdd Ymgynghorol Newid. Mewn amgylchiadau ‘arferol’ gall y Rheolwr TGCh sy’n cael gwybod am y cais brys gysylltu â’r Rheolwyr TGCh eraill am sylwadau cyn cymeradwyo (neu fel arall). Rhaid i'r mathau hyn o newidiadau bob amser gynnwys cynllun wrth gefn neu gynllun gweithredu lliniarol - na fydd ceisiadau'n cael eu hystyried hebddynt.

Enghreifftiau o'r math hwn yw:

• Newid sy'n arwain at newid busnes neu arfer gweithredol
• Newid sy'n arwain at ymyrraeth i wasanaeth, neu sydd â risg sylweddol o ymyrraeth i wasanaeth
• Newidiadau mewn unrhyw system sy'n effeithio ar adferiad mewn trychineb neu barhad busnes
• Cyflwyno neu derfynu gwasanaeth

 

Newidiadau arferol:

Mae Newidiadau arferol yn cael eu hystyried yn risg gymharol isel, sy’n cael eu perfformio’n aml, ac yn dilyn proses ddogfenedig (cymeradwywyd gan Reoli Newid). Fodd bynnag, ni ddylid eu cynnal ar ddydd Gwener fel rhan o archwaeth isel yr adran TGCh am risg.

Mae opsiwn i’r sawl sy’n cyflwyno’r newid ddefnyddio opsiwn “yr un newid” wrth greu’r cais cychwynnol – byddai diweddariadau/’patches’ misol yn dod o dan y categori hwn ac, i bob pwrpas, yn dod yn ‘rhag-gymeradwy’ ar gyfer y diweddariad nesaf. Ni fyddai angen i’r un newid fynd drwy broses y Bwrdd Cynghori ar Newid ar gyfer yr iteriad nesaf, fodd bynnag, os bydd y broses yn newid, yna byddai’n rhaid ei ailgyflwyno gan ystyried y newidiadau hynny.

Mae'r rhain yn newidiadau sy'n peri risg isel i'r busnes gan fod y gweithdrefnau'n hysbys ac wedi'u profi a'u dogfennu'n dda.

Enghreifftiau o'r math hwn yw:

• Cynnal a chadw wedi'i drefnu'n rheolaidd
• ‘Patches’ system weithredu (pecynnau gwasanaeth ac ati)

 

3.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi

Mae’r polisi hwn yn addas ar gyfer y diben o ran ei fod yn bodloni gofynion sefydliadol ac yn cydymffurfio â mesurau rheoli fel yr argymhellir o dan ganllawiau ‘Protect’ y Fframwaith Seiberddiogelwch gan y Sefydliad Cenedlaethol Safonau a Thechnoleg (SCSTh), yn benodol, PR.IP-3 ‘Prosesau Rheoli Newid Cyfluniad ar waith', â’r argymhellion a ddarparwyd gan y Ganolfan Genedlaethol Seiberddiogelwch mewn perthynas â rheoli ffurfweddu newid.

Mae’r Heddlu’n cydymffurfio â’r deddfwriaethau canlynol a phob deddfwriaeth arall fel y bo’n briodol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny):

• Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU

Polisïau, safonau, gweithdrefnau ac arferion cysylltiedig, gan gynnwys Gweithdrefnau a Safonau Diogelwch Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny

• Canllaw Rheoli Newid TGCh Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi, Safonau a Gweithdrefnau Diogelwch Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Diogelu Data Heddlu Dyfed-Powys

 

4. Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

Perchennog y Polisi: Mae’r polisi hwn yn eiddo i’r Pennaeth TGCh, sy’n gyfrifol am fonitro’r polisi’n rheolaidd ar gyfer ei effeithiolrwydd, heriau i’r polisi, unrhyw newidiadau i ganllawiau Sefydliad Cenedlaethol Safonau a Thechnoleg/Canolfan Genedlaethol Diogelwch Seiber, ac unrhyw eitemau aneffeithlon mewn perthynas â gweithredu’r polisi hwn.

Y Broses Gymeradwyo: Y Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth sy’n cymeradwyo penderfyniadau ynglŷn â gweithredu’r polisi.

Y Canllaw Rheoli Newid TGCh: Mae’r canllaw hwn yn nodi’r gweithdrefnau a’r prosesau mewn perthynas â rheoli newid TGCh.

Mae’r gweithdrefnau a’r prosesau a nodir o fewn y Canllaw Rheoli Newid TGCh yn berthnasol i holl swyddogion ac aelodau staff yr heddlu, yn enwedig y rhai sy’n gysylltiedig ag unrhyw agwedd o newid TGCh o fewn Heddlu Dyfed-Powys. Ceisir cyfeiriad at oruchwylwyr a rheolwyr am gyngor a chanllawiau lle yr ystyrir hynny’n briodol.

 

Rolau allweddol a chyfrifoldebau:

Uwch Reolwyr Gweithredol TGCh	Rheoli Newid
Staff TGCh	Cyflwyno ceisiadau newid, cyflawni ceisiadau a gymeradwywyd

Mae’r egwyddorion Cod Moeseg yn berthnasol i’r polisi hwn.

 

5. Gweithredu ac Adolygu 

Mae’r Adran TGCh yn monitro ac yn gweithredu newid mewn systemau TGCh; wrth gyflawni’r gwaith hwn, nodir ac ymatebir i unrhyw newidiadau croes sy’n tynnu sylw at unrhyw fethiannau yn y prosesau a’r gweithdrefnau a amlinellir yn y Canllaw Rheoli Newid TGCh. Byddant yn cael eu nodi ac yn cael sylw.

Cyfeirir unrhyw fethiannau sylweddol o fewn y gweithdrefnau a gynhwysir o fewn y Canllaw Rheoli Newid TGCh er ystyriaeth i Reolwyr TGCh.

Bydd canllawiau ac argymhellion gan sefydliadau perthnasol, gan gynnwys y Sefydliad Cenedlaethol Safonau a Thechnoleg a’r Ganolfan Genedlaethol Diogelwch yn cael eu hystyried mewn perthynas â diwygio/diweddaru’r polisi hwn.

Adolygir y polisi hwn yn flynyddol.

 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Ionawr 2024