Polisi Rhyddid Gwybodaeth

1. Datganiad Polisi

Bydd y Polisi hwn yn sicrhau bod Heddlu Dyfed-Powys (HDP) yn bodloni a gweithredu’r Gofynion Cyfreithiol o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 (y Ddeddf) a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 (y Rheoliadau). Mae’r Ddeddf’r Rheoliadau yn nodi’r gofynion cyfreithiol y mae’n rhaid i’r Heddlu gydymffurfio â nhw, ac er mwyn cynorthwyo â sicrhau cydymffurfiaeth, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn dilyn Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth – Rhyddid Gwybodaeth.  Yn ogystal, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn dilyn canllawiau a ddarperir gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth a fydd yn cynnwys y gofynion a nodir yng Nghynllun Cyhoeddi model Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn glynu wrth yr Arferion Proffesiynol Awdurdodedig fel y sail ar gyfer ei weithdrefn o ran ymateb i geisiadau, gan gynnwys ystyried y prawf niwed, Prawf Lles y Cyhoedd, cymhwyso esemptiadau, eithriadau a chyhoeddi data o dan y Ddeddf a'r Rheoliadau, a chyhoeddi data o dan y Ddeddf a’r Rheoliadau. Yn ogystal, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn rhoi sylw dyledus i ganllawiau a gyhoeddwyd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a Siart Llif Rhyddid Gwybodaeth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a Dogfen Ganllaw Rhyddid Gwybodaeth Dyfed-Powys.

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i’r canlynol: Pob categori o weithwyr Heddlu Dyfed-Powys, boed yn weithwyr llawn amser, rhan amser, parhaol, gweithwyr am gyfnod penodol, gweithwyr dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, partneriaid a chontractwyr) neu staff ar secondiad. Rhaid i unrhyw weithiwr sy’n cyrchu ac yn defnyddio asedau ac eiddo’r Heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

Mae Adran 4 yn amlinellu rolau a chyfrifoldebau penodol ar gyfer y polisi hwn.

2. Cwmpas y Polisi

Mae ysgogwyr allweddol ar gyfer y polisi hwn a’r angen ar gyfer ymagwedd gyson yn ddeddfwriaethol, yn arbennig egwyddorion Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a gofynion y Cod Ymarfer o dan Adran 46 ac Adran 45 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.  

Rheoleiddir y Ddeddf a’r Rheoliadau gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sydd â phwerau amrywiol i annog awdurdodau cyhoeddus i gydymffurfio â’r Ddeddf, gan gynnwys erlyn y rhai sy’n cyflawni troseddau.

Gallai methu â phrosesu ceisiadau am wybodaeth a methu â chyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol yn unol â’r ddeddfwriaeth fod gyfystyr â thorri’r ddeddfwriaeth, ac yn y pen draw, tanseilio hyder y cyhoedd yn yr Heddlu.

Mae’r Ddeddf yn cynnwys yr holl wybodaeth sy’n cael ei dal gan Heddlu Dyfed-Powys mewn unrhyw fformat, gan gynnwys Dogfennau Papur, Dogfennau Electronig, TCC, Fideos, Recordiadau Tâp ac ati. Mae hyn yn cynnwys cofnodion ysgrifenedig, nodiadau wedi’u teipio, eu hysgrifennu â llaw neu eu sgriblo, e-byst, siartiau troi a fideos, tapiau sain, cofnodion, negeseuon peiriant ateb, tapiau o sgyrsiau ffôn, Data electronig, a chofnodion wedi’u harchifo ac ati. Mae’r Rheoliadau’n cynnwys yr holl wybodaeth Amgylcheddol y mae’r Heddlu’n ei dal. 

Mae Egwyddorion y Polisi hwn yn cynnwys yr holl wybodaeth sy’n cael ei dal gan yr Heddlu’n fewnol neu’n allanol gan gontractwyr neu drydydd partïon ar ran yr Heddlu, beth bynnag yw’r ffurf y mae’n cael ei dal. Mae’r Ddeddf hefyd yn cynnwys gwybodaeth a dderbynnir gan drydydd partïon, asiantaethau eraill ac ati a byddai unrhyw wybodaeth amgylcheddol yn cwmpasu’r Rheoliadau.

Rhaid gwneud cais am wybodaeth o dan delerau’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn ysgrifenedig, a gall unrhyw un eu gwneud. Does dim rhaid eu bod yn ddinasyddion y DU, na byw yn y DU. Gellir gwneud ceisiadau am wybodaeth o dan y Rheoliadau ar lafar. Gall sefydliadau gwneud ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth hefyd, er enghraifft, papur newydd, grŵp ymgyrchu neu gwmni. Caiff gweithwyr awdurdod cyhoeddus wneud ceisiadau i’w cyflogwr eu hun, er, fel arfer, bydd perthnasau staff a chyfathrebu mewnol da’n osgoi’r angen ar gyfer hyn. Gallai unrhyw gyfathrebiadau ysgrifenedig i awdurdod cyhoeddus, gan gynnwys y rhai a anfonir yn electronig, fod yn gais am wybodaeth. Mae hyn yn cynnwys ceisiadau a wneir trwy gyfryngau cymdeithasol os rhoddir enw cywir a chyfeiriad dilys ar gyfer gohebiaeth.

Er mwyn goresgyn y materion biwrocrataidd sy’n gysylltiedig â miloedd lawer o ddarnau o ohebiaeth sy’n cael eu prosesu o dan y Ddeddf, mae opsiwn sefydledig, y cytunwyd arno gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth o’r enw “Busnes fel Arfer”.Bydd y canllawiau a nodir yn nogfen arweiniad proses Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol a Rhyddid Gwybodaeth yr heddlu yn cael eu dilyn wrth ystyried ymdrin â chais am wybodaeth fel cais busnes fel arfer, gweler hefyd isod. 

Dylai unrhyw Swyddog, Staff neu wirfoddolwr sy’n derbyn cais am wybodaeth ei anfon ymlaen at yr Uned Ddatgelu’r eiliad y mae’n ei dderbyn. Cydnabyddir nad oes angen trin pob cais am wybodaeth i’r Heddlu fel cais o dan y Ddeddf gan y bydd hyn yn achosi oedi diangen a biwrocratiaeth ddiangen. Fodd bynnag, mae’n bwysig fod unrhyw gais am wybodaeth sy’n cyfeirio at y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, neu’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, yn cael ei anfon ymlaen at yr Uned Ddatgelu.

Gellir ymdrin yn uniongyrchol â cheisiadau sy’n amlwg yn ‘Fusnes fel Arfer’ (e.e. datgeliadau gwrthdrawiadau traffig y ffyrdd i Gwmnïoedd Yswiriant neu ddatgeliadau i Gymorth i Ddioddefwr) a cheir Canllawiau yn y Broses Cais Rhyddid Gwybodaeth.

Dylid anfon ceisiadau testun am wybodaeth a geir o dan ddeddfwriaeth Diogelu Data at yr Uned Ddatgelu, mewn modd amserol. Yr eithriad i hyn fydd pan fydd Pwynt Cyswllt Unigol cydnabyddedig/enwebedig adran yn delio â nhw o fewn nifer fach o adrannau e.e. Adnoddau Dynol, Trwyddedu Arfau Saethu, Uned Iechyd Galwedigaethol, Adran Safonau Proffesiynol ac ati. Er y bydd y rhain yn cael eu prosesu gan yr adrannau enwebedig, dylid darparu manylion unrhyw geisiadau testun am wybodaeth a geir i’r Tîm Datgelu at ddibenion cofnodi a monitro, i sicrhau eu bod yn cael eu prosesu yn unol â deddfwriaeth Diogelu Data ac er mwyn monitro amseroldeb.

Ceisiadau hybrid yw ceisiadau am wybodaeth a all ddod o dan fwy nag un darn o ddeddfwriaeth. Dylid anfon ceisiadau o'r fath ymlaen at y Tîm Datgelu yn ddi-oed.  Bydd staff yr Uned Ddatgelu yn sicrhau yr ymdrinnir yn briodol â cheisiadau hybrid ar wahân o dan bob darn o ddeddfwriaeth.  Bydd staff yr Uned Ddatgelu yn hysbysu ceiswyr o'r broses a fydd yn cael ei dilyn a'r ddeddfwriaeth perthnasol i ymdrin â phob rhan o'r cais.

Busnes fel arfer: Gellir ymdrin yn uniongyrchol â cheisiadau sy’n amlwg yn ‘Fusnes fel Arfer’, (ee datgeliadau Gwrthdrawiadau Traffig Ffyrdd i gwmnïau yswiriant neu ddatgeliadau i Gymorth i Ddioddefwyr) a gellir dod o hyd i ganllawiau yng nghanllawiau proses gais y Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Gwybodaeth Amgylcheddol.

Delio â gwybodaeth bersonol: Lle ceir cais am wybodaeth o dan y Ddeddf neu’r Rheoliadau a bod yr wybodaeth a gedwir i ateb y cais yn cynnwys gwybodaeth bersonol, rhoddir ystyriaeth i ofynion Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK-GDPR).  Bydd yr eithriad o dan Adran 40 o’r Ddeddf a’r eithriad o dan Reoliad 13 o’r Rheoliadau yn cael eu hystyried a’u cymhwyso yn ôl yr angen, bydd gwybodaeth bersonol sy’n dod o dan Adran 40 o’r Ddeddf neu Reoliad 13 o’r Rheoliadau yn cael ei golygu’n briodol gan ddefnyddio dulliau golygu a meddalwedd a gymeradwyir gan yr heddlu.

Lle bo unrhyw wybodaeth bersonol a gedwir yn cynnwys data gweithwyr neu ddata swyddogion, rhoddir sylw dyledus i ganllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ‘ceisiadau am ddata personol am gyflogeion awdurdod cyhoeddus’.

Proses gwneud penderfyniadau ac ymateb i ymgeisydd: Mae chwe cham posibl i'r broses gwneud penderfyniadau fel y nodir yn Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth – Rhyddid Gwybodaeth. Pan benderfynir bod Heddlu Dyfed-Powys i wrthod naill ai datgelu gwybodaeth y gofynnwyd amdani neu beidio â chadarnhau na gwadu bod unrhyw wybodaeth yn cael ei chadw, bydd hysbysiad gwrthod yn cael ei gyhoeddi yn nodi’r ffaith ei fod wedi’i wrthod, yr eithriad(au) a ddefnyddiwyd a pham mae'r eithriadau'n berthnasol.

Lle mae eithriadau amodol yn berthnasol, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn ei gwneud yn glir yn ei hysbysiad gwrthod y ffactorau lles y cyhoedd a ystyriwyd mewn perthynas â phob eithriad ar wahân.

Pan gwneir cais am wybodaeth o dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn ei ystyried o dan Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 yn hytrach nag o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.

Eithriadau

Lle mae niwed wedi'i nodi o ddatgelu gwybodaeth sydd wedi'i choladu fel rhan o'r broses rhyddid gwybodaeth, bydd staff yr Uned Ddatgelu yn dilyn y canllawiau a nodir yn Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth – Rhyddid Gwybodaeth.Fel y nodir yng ngham pedwar o'r broses benderfynu.  Cynhelir Prawf Lles y Cyhoedd yng ngham pump o'r broses pan ddefnyddir eithriad amodol.

Bydd rhagdybiaeth wrth ddatgelu, ond mae'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn gwneud darpariaeth ar gyfer cadw gwybodaeth yn ôl mewn rhai achosion. “Dylai’r broses benderfynu ddechrau gyda rhagdybiaeth o ddatgelu, ond mae angen asesu hyn fesul achos yn dibynnu ar y pwnc dan sylw, y niwed a nodwyd a lles y cyhoedd”.  Mae'r Arfer Proffesiynol Awdurdodedig ar reoli gwybodaeth yn nodi'r eithriadau a all fod yn berthnasol i wasanaeth yr heddlu a'r rhai na fyddant.   Bydd Swyddogion Datgelu yn ystyried a yw'r eithriadau'n berthnasol. Pan ddefnyddir eithriadau, bydd Swyddogion Datgelu yn sicrhau bod ymateb priodol yn cael ei ddarparu i'r ymgeisydd gan nodi'r eithriadau a chymhwyso'r Prawf niwed a Phrawf Lles y Cyhoedd, fel y bo'n briodol.

Lle gweithredir Adran 39 o'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth neu pan wneir cais am wybodaeth amgylcheddol, bydd yr heddlu yn ystyried y cais o dan y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn hytrach nag o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. 

Amserlen ar gyfer ymateb i geisiadau am wybodaeth. I Bydd yr heddlu yn ceisio cydymffurfio â'r gofynion a nodir yn Adran deg o'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth neu Adran pump o'r Rheoliadau. 

 

Ffioedd a thaliadau

Mae adran 12 o’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn darparu esemptiad rhag rhwymedigaeth awdurdod cyhoeddus i gydymffurfio â chais am wybodaeth pan amcangyfrifir bod cost cydymffurfio yn fwy na’r terfyn priodol.Amlinellir yr opsiwn i godi tâl am waith dros y terfyn priodol o 18 awr yn Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfynau a Ffioedd Priodol) 2004.Fodd bynnag, ni ellir gorfodi Heddlu Dyfed-Powys yn gyfreithiol i wneud y gwaith hwn a'r polisi plismona cenedlaethol yw bod ceisiadau sy'n mynd dros y terfyn yn cael eu gwrthod gan y bydd goblygiadau difrifol o ran adnoddau staff i'r rhain. Bydd yr heddlu felly yn dilyn polisi cenedlaethol, yn unol ag Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth – Rhyddid Gwybodaeth a bydd yn cyhoeddi hysbysiad gwrthod lle amcangyfrifir y bydd cost cydymffurfio yn fwy na 18 awr (£450), 

Mae'n rhaid i'r heddlu barhau i gadarnhau neu wadu a yw'n cadw'r wybodaeth y gofynnwyd amdani oni bai y byddai cost hyn yn unig yn fwy na'r terfyn priodol.

Wrth amcangyfrif yr amser a gymerir, gall yr heddlu ystyried y canlynol:

• penderfynu a yw'r wybodaeth yn cael ei chadw
• lleoli'r wybodaeth
• adfer yr wybodaeth
• echdynnu'r wybodaeth i'w datgelu o'r wybodaeth arall

Fodd bynnag, ni all yr heddlu ystyried y gweithgareddau canlynol wrth gyfrifo’r amcangyfrif ffioedd:

• yr amser a dreulir yn nodi gwybodaeth i'w heithrio
• yr amser a neilltuwyd i'r broses o olygu

Fodd bynnag, gall yr heddlu ystyried defnyddio Adran 14 o'r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth lle byddai'r gweithgaredd hwn yn rhy feichus.

Costau Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol – Bydd yr heddlu yn cydymffurfio â'r gofynion a nodir yn Rheoliad wyth y Rheoliadau.

 

3.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi

Mae gan Heddlu Dyfed-Powys rwymedigaeth gyfreithiol i gydymffurfio â’r Ddeddf a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Mae’r Ddeddf yn darparu hawliau mynediad sylweddol i’r holl wybodaeth y mae Heddlu Dyfed-Powys yn ei dal, ymhle bynnag y mae wedi deillio, lle nad oes eithriadau’n berthnasol. Mae'r Rheoliadau yn rhoi hawl mynediad i wybodaeth amgylcheddol a gedwir gan yr heddlu.  

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn cydymffurfio â’r gofynion a nodir o fewn Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004. Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn cyfeirio at Arferion Proffesiynol Awdurdodedig – Rheoli Gwybodaeth – Rhyddid Gwybodaeth y Coleg Plismona wrth brosesu ceisiadau am wybodaeth a chyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol o dan Gynllun Cyhoeddi’r Heddlu.

Deddfwriaethau perthnasol:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Rheoliadau Rhyddid Gwybodaeth a Diogelu Data (Terfyn a Ffioedd Addas) 2004
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004
• Cod Ymarfer yr Arglwydd Ganghellor o dan Adran 45 y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth
• Cod Ymarfer yr Arglwydd Ganghellor o dan Adran 46 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU (GDPR y DU)

Polisïau, Codau Ymarfer a Dogfennau Canllaw Eraill

•  Polisi Rheoli Cofnodion
• Polisi Diogelu Data
• Arferion Proffesiynol Awdurdodedig – Rheoli Gwybodaeth – Rhyddid Gwybodaeth y Coleg Plismona
• Canllaw Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu i Gydymffurfio â Chynllun Cyhoeddi Gwasanaeth yr Heddlu v5.0 (Isafswm Gofynion ACPO)
• Canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer Rhyddid Gwybodaeth
• Siart Llif Rhyddid Gwybodaeth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
• Dogfen Ganllaw proses Cais Rhyddid Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys
• Dogfen Ddiffinio Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar gyfer Gwasanaethau Heddlu
• Cynllun Cyhoeddi Model Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
• Cod Ymarfer ar wybodaeth yr heddlu a rheoli cofnodion – Gorffennaf 2023

 

4.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn  

 Rolau a Chyfrifoldebau o fewn Heddlu Dyfed-Powys

Prif Swyddogion Heddlu Dyfed-Powys

Fel y nodwyd yn Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth “Mae gan brif swyddogion rwymedigaethau statudol mewn perthynas â’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a byddant yn cael eu dwyn i gyfrif am dorri’r ddeddfwriaeth”.

Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth

Y Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth sy’n gyfrifol am y polisi hwn. Mae’r Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth hefyd yn gyfrifol am reoli’r Uned Ddatgelu ac am gyfeirio, rheoli, monitro a darparu goruchwyliaeth rheolwr yn effeithiol o’r gweithgareddau a gyflawnir gan yr Uned Ddatgelu mewn perthynas â cheisiadau am wybodaeth a chyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol o dan y ddeddfwriaeth er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth.

Goruchwylydd Datgelu

Mae’r Goruchwylydd Datgelu’n gyfrifol am oruchwylio Swyddogion Datgelu, ac yn goruchwylio a phennu ceisiadau am wybodaeth lle mae hynny’n briodol. Mae’n gweithredu fel prif wneuthurwr penderfyniadau ac yn monitro a goruchwylio’r holl geisiadau am wybodaeth o dan y ddeddfwriaeth, gan sicrhau y darperir ymatebion addas i’r holl geisiadau a dderbynnir o dan y ddeddfwriaeth. Mae’r Goruchwylydd Datgelu hefyd yn goruchwylio’r Swyddogion Datgelu ac yn goruchwylio cyhoeddi gwybodaeth trwy Gynllun Cyhoeddi’r Heddlu.

Yr Uned Ddatgelu

Mae staff yr Uned Ddatgelu’n gyfrifol am brosesu a gwneud penderfyniad datgelu ynghylch unrhyw geisiadau am wybodaeth a dderbynnir o dan y Ddeddf neu’r Rheoliadau. Byddant hefyd yn cynorthwyo’r Goruchwylydd Datgelu drwy ymateb i unrhyw ymholiadau mewn perthynas â cheisiadau am gyngor a dderbynnir o dan y Ddeddf a’r Rheoliadau, gan roi cyngor, cymorth ac arweiniad a dwysáu i’r Goruchwylydd Datgelu lle mae hynny’n briodol.

Rheolwyr Llinell/Pwyntiau Cyswllt Sengl Adran

Mae’r holl Reolwyr Llinell a Phwyntiau Cyswllt Sengl Adran yn gyfrifol am sicrhau bod Polisi Rhyddid Gwybodaeth yn cael ei weithredu a’i ddilyn o fewn eu Hadrannau. Byddant yn sicrhau bod eu Staff yn rhoi Gwybodaeth mewn modd amserol ar gais yr Uned Ddatgelu Rhyddid Gwybodaeth i ymateb i gais o fewn terfyn amser. Byddant hefyd yn sicrhau bod unrhyw niwed o ran datgelu’r cyfryw Wybodaeth yn cael ei ddogfennu a’i roi i’r Uned Ddatgelu.

Lle y disgwylir y bydd yn cymryd mwy na 18 awr i ganfod ac adalw’r Wybodaeth y gofynnwyd amdani, rhaid darparu amcangyfrif manwl o’r amser. Yn ogystal, byddant yn sicrhau bod Gwybodaeth yn cael ei rhoi i’r safonau a’r amserlenni sydd wedi’u cytuno lle mae angen Gwybodaeth hefyd fel rhan o’r Cynllun Cyhoeddi.

Dylent bob amser ystyried Cyhoeddi Data sy’n destun ceisiadau mynych neu gyffredin yn Rhagweithiol yn rheolaidd er mwyn Ystyried yr Eithriad o dan Adran 22 – Gwybodaeth y Bwriedir ei Chyhoeddi yn y Dyfodol.

Pob Swyddog, Staff a Gwirfoddolwr

Dylai pob swyddog, staff a gwirfoddolwr fod yn ymwybodol o’r Ddeddf a’u rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf. Os gofynnir iddynt am wybodaeth gan staff yr Uned Ddatgelu, i gyflenwi cais am wybodaeth o dan y ddeddfwriaeth, dylent sicrhau bod y wybodaeth yn cael ei darparu’n brydlon ac yn unol â’r terfynau amser a osodir gan staff Datgelu. Lle y disgwylir y bydd yn cymryd mwy na 18 awr i ddod o hyd i’r wybodaeth y gofynnwyd amdani a’i hadalw, rhaid darparu amcangyfrif o amser.

Bydd pob swyddog, staff a gwirfoddolwr yn ymgyfarwyddo â’r prosesau y disgwylir iddynt ddilyn os byddant yn derbyn cais am wybodaeth o dan y Ddeddf neu’r Rheoliadau, gan gofio y gellir gwneud ceisiadau o dan y Rheoliadau ar lafar. Byddant yn sicrhau gweithredu diymdroi oherwydd yr amserlenni a nodir o fewn y ddeddfwriaeth i brosesu ceisiadau am wybodaeth ac yn hysbysu’r Uned Ddatgelu os byddant yn derbyn unrhyw geisiadau a hysbysu'r Uned Ddatgelu os bydd yn derbyn unrhyw geisiadau o'r fath.

 

Dywed Adran 16 o'r Ddeddf bod dyletswydd ar Heddlu Dyfed-Powys i roi cyngor a chymorth i unrhyw un sydd wedi gwneud, neu sy’n bwriadu gwneud, cais Rhyddid Gwybodaeth. Bydd pob aelod staff yn sicrhau cydymffurfiaeth â’r gofyniad hwn. Dylai pob aelod staff fod yn ymwybodol fod Adran 77 y Ddeddf yn ei gwneud yn dramgwydd troseddol i newid, difwyno, rhwystro, dileu, dinistrio neu gelu unrhyw gofnod gyda’r bwriad o atal datgelu.  

Lle mae angen gwybodaeth hefyd fel rhan o’r Cynllun Cyhoeddi, bydd yr adran gyfrifol yn rhoi gwybodaeth yn ôl y safonau a’r amserlenni sydd wedi’u cytuno. Bwriad y Ddeddf yw annog ysbryd o ddidwylledd a thryloywder o fewn Awdurdodau Cyhoeddus. Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cefnogi’r nod hwn yn llawn, a byddwn yn meithrin ymddiriedaeth ble bynnag y mae’n bosibl drwy gyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol.

Dylai swyddogion a staff sy’n ymdrin â sefydliadau trydydd parti (e.e. contractwyr) sicrhau bod y sefydliadau Trydydd Parti’n ymwybodol o’r Ddeddf a a’i goblygiadau mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth y mae Heddlu Dyfed-Powys yn ei dal. Er enghraifft, dylid rhoi gwybod i gontractwyr y gallai unrhyw ddogfennau Tendr maen nhw’n rhoi i Heddlu Dyfed-Powys gael eu rhyddhau i’r parth cyhoeddus os derbynnir cais o dan y Ddeddf neu’r Rheoliadau.

Gwasanaethau Cyfreithiol

Mae’r Ddeddf a’r Rheoliadau’n rhoi’r hawl i geisydd ofyn i Heddlu Dyfed-Powys ail-werthuso unrhyw ymateb y mae wedi’i dderbyn. Gelwir hyn yn Adolygiad Mewnol. Cynhelir Proses Adolygiad Mewnol Heddlu Dyfed-Powys gan Adran Gwasanaethau Cyfreithiol yr Heddlu. 

Adolygiad mewnol Pan fydd ymgeisydd rhyddid gwybodaeth neu Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn mynegi anfodlonrwydd gyda'r broses rhyddid gwybodaeth neu ymateb rhyddid gwybodaeth sydd wedi'i ddatgelu iddynt, yna bydd proses adolygu fewnol yr heddlu yn cael ei rhoi ar waith.

Sylwadau ac ailystyried – Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol pan fo ymgeisydd Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn cyflwyno sylwadau i’r heddlu mewn perthynas â’i gais am wybodaeth amgylcheddol os yw’n ymddangos i’r ymgeisydd fod yr heddlu wedi methu â chydymffurfio â gofyniad y Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol mewn perthynas â’i gais, bydd yr heddlu yn ailystyried y cais. 

Bydd Adran Gwasanaethau Cyfreithiol yr heddlu yn cynnal adolygiadau mewnol ac yn ailystyried ymatebion Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn unol â dogfen Canllaw Adolygu/Ailystyried Rhyddid Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys (i'w datblygu). 

Bydd yr Heddlu’n cydymffurfio’n llawn â Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth os bydd cais yn cael ei gyflwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am adolygiad.

Hafan Ar-lein Unigol

Gellir cyflwyno ceisiadau am wybodaeth o dan y Ddeddf drwy’r llwyfan Hafan Ar-lein Unigol sydd ar gael drwy wefan yr Heddlu.

Y Cod Moeseg

Yn unol â’r egwyddorion plismona moesegol, mae’r polisi hwn yn ceisio mynd i’r afael â’r canlynol:-

• Gwasanaeth cyhoeddus – “gweithio er budd y cyhoedd, meithrin ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd, ac ymfalchïo mewn darparu gwasanaeth rhagorol i’r cyhoedd”.
• Dewrder –“gwneud, cyfathrebu a bod yn atebol am benderfyniadau, a sefyll yn erbyn unrhyw beth a allai ddwyn anfri ar ein proffesiwn”
• Parch ac empathi – “annog, gwrando ar a deall barn pobl eraill, a cheisio cydnabod ac ymateb i’r heriau corfforol, meddyliol ac emosiynol y gallwn ni a phobl eraill eu hwynebu.”

Bydd yr egwyddorion plismona moesegol yn cael eu defnyddio i helpu'r heddlu i wneud penderfyniadau proffesiynol mewn perthynas â Rhyddid Gwybodaeth a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol a myfyrio arnynt.

 

5.  Gweithredu ac adolygu  

Mae’r Polisi hwn yn eiddo i’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth. Bydd y broses adolygu’n cael ei chynnal gan y Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth bob tair blynedd er mwyn sicrhau effeithiolrwydd parhaus y Polisi, gan ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaethau, canllawiau cenedlaethol, canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ac ati. Os bydd unrhyw Ddeddfwriaethau neu Reoliadau’n cael eu diwygio, cynhelir adolygiad bryd hynny.

Bydd effeithiolrwydd y polisi’n cael ei fonitro’n rheolaidd uwchlaw a thu hwnt i’r cyfnod adolygu, a bydd unrhyw bryderon difrifol yn cael eu dwysáu fel y bo’n briodol.  Mesurir effeithiolrwydd y polisi drwy gyhoeddi holiaduron, os yn briodol, ac archwilio mynediad i’r ddogfen. Y nod yw gwirio ymwybyddiaeth, mesur cwynion neu faterion sy’n ymwneud â’r polisi a faint o weithiau y cysylltir â’r Adran am gyngor er mwyn mesur effeithiolrwydd. Yn achos unrhyw ymholiadau ynghylch y polisi hwn, ei gynnwys neu ddogfennau canllaw cysylltiedig, dylai unigolion gysylltu â Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys - [email protected].

Bydd y polisi hwn yn cael ei hyrwyddo’n briodol, sy’n medru cynnwys codi ymwybyddiaeth pan roddir cyflwyniadau a mewnbynnau hyfforddi i staff ar draws yr Heddlu. Bydd y polisi ar gael ar Fewnrwyd a Rhyngrwyd yr Heddlu. Bydd ei gyhoeddi drwy’r Rhyngrwyd yn sicrhau ei fod ar gael i’r Cyhoedd ei ddarllen. Gallai’r broses Adolygiad Mewnol neu ymchwiliad Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth dynnu sylw at broblemau gyda’r polisi hwn a chanllawiau cysylltiedig. Os felly, cymerir camau perthnasol. Pan nodir problemau, bydd y Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth yn gweithio’n agos gyda chynrychiolwyr o’r adrannau perthnasol er mwyn mynd i’r afael â’r problemau a sicrhau y dysgir gwersi.

Bydd unrhyw faterion o bryder neu risg mewn perthynas â chydymffurfio â deddfwriaeth Rhyddid Gwybodaeth ar draws yr Heddlu’n cael eu dwysáu i Reolwr Gwybodaeth yr Heddlu, Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth yr Heddlu a’r Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth, gan ddibynnu ar ddifrifoldeb.  

Y Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth:

Rôl y Bwrdd yw:

• Cynnal goruchwyliaeth strategol, a chefnogi rheoli pob gweithgaredd sy’n gysylltiedig â defnyddio, prosesu, cadw a throsglwyddo gwybodaeth neu ddata o dan reolaeth Heddlu Dyfed-Powys a’r strwythurau, systemau a phrosesau a ddefnyddir ar gyfer y dibenion hynny yn unol ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth, sy’n cynnwys y Ddeddf a’r Rheoliadau
  
  
• Rhoi cymorth llywodraethu a chyfeiriad i’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn unol â gweledigaeth yr Heddlu i ‘Ddiogelu ein Cymunedau Gyda’n Gilydd’, a
• Gweithio yn unol â byrddau a grwpiau eraill o ran cyflenwi gweledigaeth, cenhadaeth a gwerthoedd yr Heddlu, gweledigaeth y Prif Gwnstabl a’r cynllun cyflenwi sy’n cefnogi’r Cynllun Heddlu a Throseddu.

Dangosyddion Perfformiad Allweddol:

Adroddir ar ystadegau mewn cysylltiad â pherfformiad mewn perthynas â cheisiadau am wybodaeth o dan y ddeddfwriaeth ar sail wythnosol wrth uwch swyddogion ac uwch reolwyr. Mae hyn yn cynnwys perfformiad adrannol ar ddarpariaeth gwybodaeth i’r Uned Ddatgelu. Adroddir ar ddatganiadau misol ar gyfraddau cydymffurfiaeth (amser ar gyfer cydymffurfiaeth) ar gyfer ceisiadau ac Adolygiadau Mewnol wrth Uned Gyfeirio Ganolog Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu er gwybodaeth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Adroddir ar hyn i'r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, y Rheolwr Gwybodaeth a'r Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth.

Rhoddir manylion ceisiadau a dderbynnir bob wythnos (cuddir manylion personol y ceisydd) i Uwch Swyddogion, Uwch Reolwyr, Cyfathrebu Corfforaethol a Swyddfa Comisiynydd yr Heddlu a Throseddu (SCHTh). Bydd staff cymorth gweinyddol yn sicrhau na fydd yr adroddiad ceisiadau yn cynnwys unrhyw ddata personol.   Dylid codi unrhyw faterion posibl yn ystod y cam hwn a dylid hybu cyfathrebu â'r Uned Ddatgelu.

Cyhoeddir manylion Datgeliadau a wnaed o dan y Ddeddf a Rheoliadau trwy Gofnod Datgelu’r Heddlu, sydd ar gael ar y Rhyngrwyd, yn unol â’r gofynion a nodir yng Nghanllaw Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu i Gydymffurfio â Chynllun Cyhoeddi Gwasanaeth yr Heddlu v5.0 (Isafswm Gofynion ACPO).

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Mai 2024