Dogfen Bolisi Briodol

Disgrifiad o’r data a brosesir  

Mae manylion am y mathau o ddata personol yr ydym yn prosesu yn ein hysbysiad preifatrwydd. Cewch hyd i’n hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan:

https://www.dyfed-powys.police.uk/cy-GB/hyg/fpndyfed-powys/hysbysiad-preifatrwydd/.

Amod ar gyfer prosesu atodlen 1

Mae adran 10 Deddf Diogelu Data 2018 yn mynnu bod yn rhaid i’r prosesu fodloni amod yn Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018 pan mae prosesu data CA yn dibynnu ar un o’r seiliau cyfreithiol canlynol, fel y disgrifir yn Erthygl 9 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU:

·     Erthygl 9 (b) Cyflogaeth, nawdd cymdeithasol ac amddiffyniad cymdeithasol

·     Erthygl 9 (g) Budd cyhoeddus sylweddol

·     Erthygl 9 (h) Iechyd a gofal cymdeithasol

·     Erthygl 9 (i) Iechyd cyhoeddus

·     Erthygl 9 (j) Archifo, ymchwil ac ystadegau  

Os yw’r Heddlu’n dibynnu ar amodau (b), (h), (i) neu (j), byddwn hefyd yn sicrhau ein bod ni’n bodloni’r amod cysylltiedig yng nghyfraith y DU, a nodir yn Rhan 1 Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018.

Os yw’r Heddlu’n dibynnu ar yr amod budd cyhoeddus sylweddol yn Erthygl 9(2)(g), byddwn hefyd yn sicrhau ein bod ni’n bodloni un o’r 23 amod budd cyhoeddus penodol a nodir ym mharagraffau 6 i 28 Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018:

6. Dibenion statudol a llywodraethol
7. Gweinyddu cyfiawnder a dibenion seneddol
8. Triniaeth neu gyfle cyfartal
9. Amrywiaeth ethnig a hiliol ar lefelau uwch
10. Atal neu ddatrys gweithredoedd anghyfreithlon
11. Diogelu’r cyhoedd
12. Gofynion rheoleiddiol
13. Newyddiaduraeth, y byd academaidd, celf a llenyddiaeth
14. Atal twyll
15. Amheuaeth o ariannu terfysgaeth neu wyngalchu arian
16. Cefnogaeth ar gyfer unigolion â chyflwr meddygol neu anabledd penodol
17. Cwnsela
18. Diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl
19. Diogelu lles economaidd unigolion penodol
20. Yswiriant
21. Pensiynau galwedigaethol
22. Pleidiau gwleidyddol
23. Cynrychiolwyr etholedig yn ymateb i geisiadau 
24. Datgelu i gynrychiolwyr etholedig
25. Hysbysu cynrychiolwyr etholedig am garcharorion
26. Cyhoeddi barn cyfreithiol
27. Gwrth-ddopio mewn chwaraeon
28. Safonau ymddygiad mewn chwaraeon

Amod Atodlen 8 neu Gydsyniad ar gyfer prosesu

Pan mae’r Heddlu’n ymgymryd â ‘phrosesu sensitif’:

bydd y prosesu’n gwbl ofynnol ar gyfer y diben gorfodi’r gyfraith, a bydd naill ai’n seiliedig ar gydsyniad neu’n bodloni un o’r amodau canlynol yn Atodlen 8 Deddf Diogelu Data 2018:

- Dibenion statudol ac ati

- Gweinyddu cyfiawnder

- Diogelu diddordebau hanfodol unigolyn

- Diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl

- Data personol sydd eisoes ar gael yn gyhoeddus

- Hawliau cyfreithiol

- Gweithredoedd barnwrol

- Atal twyll

- Archifo ac ati

Gweithdrefnau ar gyfer sicrhau cydymffurfiaeth â’r egwyddorion  

Egwyddor Atebolrwydd  

Mae’r Heddlu’n deall y gofyniad i gael polisïau priodol mewn grym. Mae gennym y polisi Diogelu Data, y polisi Torri Rheoliadau Diogelu Data a’r ddogfen ganllaw gysylltiedig mewn grym. 

Mae gennym y polisi AEDD, dogfen dempled, dogfen ganllaw a phroses gyffredinol mewn grym hefyd. Mae hyn yn sicrhau bod AEDD yn cael eu cynnal ar gyfer dibenion data personol sydd, yn arbennig, yn debygol o arwain at berygl uwch i fuddiannau unigolion.

Mae’r Heddlu hefyd yn cynnal rhaglen Archwilio Cydymffurfiaeth â Rheoliadau Diogelu Data sy’n sicrhau bod data’n cael ei brosesu yn unol â deddfwriaeth diogelu data’r DU a’r egwyddorion a amlinellir ynddo.   

Egwyddor (1): cyfreithlondeb a thegwch  

Prosesu Gorfodi’r Gyfraith

Mae’r Heddlu’n deall fod yn rhaid i brosesu data personol ar gyfer unrhyw un o’r dibenion gorfodi’r gyfraith fod yn gyfreithlon a theg.

Mae cyfreithlondeb prosesu sensitif a gynhelir gan yr Heddlu’n deillio o’i swyddogaethau swyddogol fel corff cyhoeddus ac oblygiadau neu hawliau a osodir neu a gyflwynir yn ôl y gyfraith fel cyflogwr.  

Bydd y prosesu’n gwbl ofynnol ar gyfer y diben o orfodi’r gyfraith, ac yn seiliedig ar gydsyniad neu’n bodloni un o’r amodau yn Atodlen 8 Deddf Diogelu Data 2018, fel y nodir uchod.

Wrth ddibynnu ar gydsyniad, byddwn yn sicrhau bod cydsyniad yn ddilys ac yn cydymffurfio’n llwyr â’r diffiniad a ddarperir yn neddfwriaeth diogelu data’r DU.

Prosesu Cyffredinol

Mae’r Heddlu’n deall bod yn rhaid i ddata categori arbennig a thramgwydd troseddol gael ei brosesu’n gyfreithlon, teg a thryloyw mewn perthynas â’r gwrthrych data.

Lle mae prosesu sensitif yn cael ei gyflawni gan yr Heddlu ar gyfer dibenion plismona gweithredol NAS rhagnodwyd ar eu cyfer o dan Rhan 3 y Ddeddf Diogelu Data, bydd y prosesu’n dibynnu ar un o’r seiliau cyfreithiol canlynol o Erthygl 9 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU ac yn bodloni amod perthnasol o Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018:

·      Erthygl 9 (a) Cydsyniad

·      Erthygl 9 (c) Diogelu buddiannau hanfodol

·      Erthygl 9 (e) Yn amlwg wedi’i wneud yn gyhoeddus gan y gwrthrych data

·      Erthygl 9 (f) Sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliau cyfreithiol

·      Erthygl 9 (g) Diddordeb cyhoeddus sylweddol

Atodlen 1, Rhan 2 (6): Dibenion llywodraethol a statudol

Atodlen 1, Rhan 2 (7): Gweinyddu cyfiawnder a dibenion seneddol  

Atodlen 1, Rhan 2 (8): Cydraddoldeb o ran Cyfle neu driniaeth   

Atodlen 1, Rhan 2 (9): Amrywiaeth Hiliol neu Ethnig ar lefelau uwch y sefydliad

Atodlen 1, Rhan 2 (10): Atal neu ddatrys gweithredoedd anghyfreithlon

Atodlen 1, Rhan 2 (11): Amddiffyn y cyhoedd yn erbyn diffyg gonestrwydd

Atodlen 1, Rhan 2 (12): Gofynion rheoleiddiol sy’n ymwneud â gweithredoedd anghyfreithlon a diffyg gonestrwydd

Atodlen 1, Rhan 2 (14): Atal twyll

Atodlen 1, Rhan 2 (18): Diogelu plant ac unigolion sydd mewn perygl

Atodlen 1, Rhan 2 (19): Diogelu lles economaidd unigolion penodol 

·      Erthygl 9 (j) Archifo, ymchwil ac ystadegau

Atodlen 1, Rhan 1 (4): Ymchwil

Lle mae prosesu data categori arbennig a thramgwydd troseddol yn cael ei gyflawni gan yr Heddlu ar gyfer dibenion nad ydynt yn ymwneud â phlismona gweithredol ond yn bennaf fel cyflogwr, byddwn yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol canlynol o Erthygl 9 Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU ac Atodlen 1 Deddf Diogelu Data 2018:

·      Erthygl 9 (a) Cydsyniad

·      Erthygl 9 (b) Cyflogaeth, nawdd cymdeithasol ac amddiffyniad cymdeithasol 

Atodlen 1, Rhan 1 (1): Cyflogaeth, nawdd cymdeithasol a diogelwch cymdeithasol 

·      Erthygl 9 (h) Iechyd a gofal cymdeithasol

Atodlen 1, Rhan 1 (2): Dibenion iechyd neu ofal cymdeithasol

·      Erthygl 9 (f) Sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliau cyfreithiol

·      Erthygl 9 (j) Archifo, ymchwil ac ystadegau

Atodlen 1, Rhan 1 (4): Ymchwil

Mae gwybodaeth bellach ar gael yn ein hysbysiad preifatrwydd. Cewch hyd i’n hysbysiad preifatrwydd ar ein gwefan:

https://www.dyfed-powys.police.uk/cy-GB/hyg/fpndyfed-powys/hysbysiad-preifatrwydd/.

Yr ydym yn sicrhau ein bod ni’n agored ac onest pan fyddwn yn casglu data categori arbennig a thramgwydd troseddol, ac nid ydym yn twyllo nac yn camarwain pobl ynglŷn â’i ddefnydd.  

Egwyddor (2): cyfyngiad diben

Prosesu Gorfodi’r Gyfraith

Mae’r Heddlu’n deall fod dibenion GG wedi’u diffinio o dan ddeddfwriaeth diogelu data’r DU fel dibenion atal, ymchwilio, datrys neu erlyn tramgwyddau troseddol neu weithredu cosbau troseddol, gan gynnwys atal a diogelu yn erbyn bygythiadau i ddiogelwch y cyhoedd.

Mae dibenion GG yr Heddlu, ar gyfer pa rai y mae data personol yn cael ei gasglu ar unrhyw achlysur, yn benodol, eglur a chyfreithlon.

Nid yw’r Heddlu’n prosesu data personol mewn modd sy’n anghydnaws â’r diben y cafodd ei gasglu.

Gall data personol sy’n cael ei gasglu gan yr Heddlu, ar gyfer diben GG, gael ei brosesu ar gyfer unrhyw ddiben gorfodi’r gyfraith arall – ar yr amod ei fod wedi’i awdurdodi yn ôl y gyfraith, mae’r prosesu’n ofynnol ac yn gymesur i’r diben arall hwnnw, ac mae’n bodloni gofynion Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU a Deddf Diogelu Data 2018.

Prosesu Cyffredinol

Mae’r Heddlu’n deall fod yn rhaid casglu data ar gyfer dibenion penodol, eglur a chyfreithlon ac ni fydd yn prosesu’r data hwnnw ymhellach mewn modd sy’n anghydnaws â’r dibenion hynny.

Bydd yr Heddlu ond yn ailddefnyddio data categori arbennig a thramgwydd troseddol a gasglwyd o dan Reoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU lle mae’r defnydd pellach hwnnw’n gydnaws â’r diben gwreiddiol y cafodd ei gasglu.

Egwyddor (3): lleihau data

Gorfodi’r Gyfraith a Phrosesu Cyffredinol

Bydd yr Heddlu’n sicrhau y bydd data categori arbennig a thramgwydd troseddol, a data personol a brosesir ar gyfer unrhyw un o’r dibenion GG, yn ddigonol a pherthnasol, ac na fydd yn ormodol mewn perthynas â’r diben y mae’n cael ei brosesu.

Bydd yr Heddlu ond yn casglu data personol sydd ei angen ar gyfer ein diben penodol ac yn sicrhau ei fod yn gymesur.

Mae hyfforddiant, canllawiau a pholisïau’r heddlu hefyd yn mynnu bod staff ond yn prosesu’r data lleiaf sydd angen ar gyfer cyflawni’r diben penodol.

Drwy raglen Archwilio Cydymffurfiaeth â Rheoliadau Diogelu Data’r Heddlu, yr ydym hefyd yn adolygu data CA ac yn sicrhau y glynir wrth bolisïau cadw a dileu.

Egwyddor (4): cywirdeb  

Gorfodi’r Gyfraith a Phrosesu Cyffredinol

Mae’r Heddlu’n deall fod yn rhaid i ddata personol sy’n cael ei brosesu ar gyfer unrhyw ddiben arall (gan gynnwys diben GG) fod yn gywir, a, lle bo’n ofynnol, yn cael ei ddiweddaru. Byddwn yn sicrhau y cymerir pob cam rhesymol i sicrhau fod data personol sy’n anghywir yn cael ei ddileu neu ei ddiwygio’n ddi-oed, gan ystyried y dibenion (gan gynnwys GG) i ba rai y mae’n cael ei brosesu.

Pan mae’r Heddlu’n prosesu data personol ar gyfer unrhyw un o’r dibenion GG, bydd modd gwahaniaethau rhwng data personol sy’n seiliedig ar ffeithiau a data personol sy’n seiliedig ar asesiadau personol, hyd y gellir. Bydd yr Heddlu hefyd yn sicrhau, lle bo’n berthnasol a hyd y gellir, y gellir diffinio’n glir rhwng categorïau gwrthrych data gwahanol, megis drwgdybiedigion, troseddwyr sydd wedi’u heuogfarnu, dioddefwyr a thystion.  

Bydd datblygu a chaffael systemau Rheoli Gwybodaeth yn yr Heddlu’n mynnu bod diogelu data’n rhan annatod o brosesau o’r fath.   

Bydd yr Heddlu hefyd yn cymryd camau rhesymol i sicrhau nad oes unrhyw ddata personol sy’n anghywir, yn anghyflawn neu’n hen yn cael ei ddatgelu. Os canfyddir bod y data’n anghywir ar ôl ei ddatgelu, bydd yr Heddlu’n hysbysu’r derbynnydd cyn gynted â phosibl. 

Os oes unigolyn yn cysylltu â’r Heddlu i gwestiynu cywirdeb ei ddata, bydd yn ymateb i geisiadau o’r fath yn unol ag Erthygl 16 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU/Adran 46 Deddf Diogelu Data 2018. Lle mae’r Heddlu’n penderfynu peidio â dileu neu ddiwygio’r data, bydd yn dogfennu’r penderfyniad hwn.

Bydd ceisiadau ar gyfer diogelu unrhyw wybodaeth bersonol ond yn cael eu hystyried unwaith y mae’r Heddlu’n hollol fodlon bod yr holwr neu’r derbynnydd wedi’i adnabod ac wedi’i awdurdodi i dderbyn y wybodaeth.

Rhestrir ffynonellau data personol yn ein hysbysiad preifatrwydd sydd ar gael i’w ddarllen ar ein gwefan:

https://www.dyfed-powys.police.uk/cy-GB/hyg/fpndyfed-powys/hysbysiad-preifatrwydd/.

Egwyddor (5): cyfyngiad cadw

Gorfodi’r Gyfraith a Phrosesu Cyffredinol

Mae’r Heddlu wedi ymrwymo i wella rheoli cofnodion er mwyn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rheoli drwy gydol ei chylch bywyd mewn ffordd systematig, effeithiol a chost effeithlon. Yn benodol, mae’n cynnig ffordd o weithredu rheoliadau i wybodaeth er mwyn cynnal ei phwysau tystiolaethol a sicrhau ei dilysrwydd, argaeledd ac unplygrwydd. Cedwir data CA, TT a phersonol a brosesir ar gyfer diben cyffredinol a diben gorfodi’r gyfraith yn unig.

Bydd yr Heddlu’n ystyried y cyfnodau cadw ar gyfer data sensitif, a’r diben y mae’n cael ei brosesu, yn ofalus. Bydd adolygiad cyfnodol o gyfnodau cadw’n cael ei gynnal gan yr Heddlu er mwyn cyfiawnhau’r angen ar gyfer cadw data o’r fath yn unol â Chanllawiau Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu ar y Safonau Lleiaf ar gyfer Cadw a Chael Gwared ar Gofnodion yr Heddlu (Adran 23 y Rheolau Sefydlog).

Egwyddor (6): unplygrwydd a chyfrinachedd / diogelwch

Mae Adran 2 Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU ac Adrannau 66-68 Deddf Diogelu Data 2018 yn cynnwys y gofynion ar gyfer diogelwch data personol i gynnwys gweithredu mesurau sefydliadol a thechnegol priodol i gynnwys lefel o ddiogelwch sy’n briodol ar gyfer y peryglon sy’n deillio o brosesu data personol.

Bydd mesurau diogelwch sefydliadol a thechnegol priodol yr Heddlu yn cynnwys:

·      Defnyddio a datblygu datrysiadau technolegol i sicrhau cydymffurfiaeth â’r ddeddfwriaeth diogelu data

·      Defnyddio a datblygu mesurau corfforol ar gyfer diogelu asedau’r heddlu

·      Sicrhau dibynadwyedd unrhyw un sydd â mynediad at wybodaeth yr heddlu

·      Adrodd am achosion o dorri rheoliadau diogelwch ac ymchwilio iddynt

Mae’r oblygiadau hyn yn cynnwys yr angen ar gyfer ystyried natur y data i’w ddiogelu a’r niwed a allai ddeillio o brosesu anghyfreithlon neu anawdurdodedig o’r fath, colled damweiniol, difa neu ddifrod. Mae Dosbarthiadau Diogelwch y Llywodraeth yn darparu ar gyfer ystyriaethau o’r fath ac mae’r Heddlu wedi’u mabwysiadu fel rhan o’i gydymffurfiaeth â Pholisi Diogelwch Cymunedol Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu.

Polisïau cadw a dileu

Cadw a dileu

Nid yw’r Heddlu’n cadw data personol am fwy o amser nag sydd rhaid. Mae cadw a chael gwared ar ddogfennau’n unol â chanllawiau a sefydlwyd gan Gyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu yn ei Ganllawiau Cenedlaethol ar y Safonau Lleiaf ar gyfer Cadw a Chael Gwared ar Gofnodion Heddlu (Adran 23 y Rheolau Sefydlog). Yn ogystal, amlinellir gofynion cadw o dan Arferion Awdurdodedig Proffesiynol y Coleg Plismona – Rheoli Gwybodaeth – Adolygu Cadw a Gwaredu – Adran 3.4.