Polisi Diogelwch Gwybodaeth

1. Datganiad Polisi

Amcanion y Polisi Diogelwch Gwybodaeth hwn yw sicrhau’r canlynol:

• Diogelu Cyfrinachedd – Bydd mynediad at ddata yn cael ei gyfyngu i'r rhai sydd ag awdurdod priodol a'i ddiogelu rhag mynediad anawdurdodedig, boed yn fwriadol neu'n ddiofal.
• Diogelu Uniondeb – Rhaid i'r wybodaeth fod yn gyflawn ac yn gywir ac wedi'i diogelu rhag addasiadau anawdurdodedig. Bydd pob system, ased a rhwydwaith yn gweithredu'n gywir, yn unol â'r fanyleb.
• Diogelu Argaeledd – Bydd gwybodaeth ar gael ac yn cael ei chyflwyno i'r person cywir, ar yr adeg pan fo angen.

 

• Sicrhau bod unrhyw ddefnydd o wasanaethau cwmwl yn cael dyraniad priodol o rolau a chyfrifoldebau diogelwch gwybodaeth a chadarnhad gan y darparwr gwasanaeth cwmwl y gallant gyflawni'r rolau a'r cyfrifoldebau hyn. Mae’r Heddlu’n dilyn y canllawiau a ddarparwyd gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol mewn perthynas â diogelwch cwmwl (gweler Canllawiau Diogelwch Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys (HDP)).
• Diogelu gwybodaeth drwy'r gadwyn gyflenwi.
• Sicrhau bod gofynion rheoliadol a deddfwriaethol yn cael eu bodloni.
• Sicrhau bod cynlluniau parhad busnes yn cael eu cynhyrchu, eu cynnal a’u profi cyn belled ag sy’n ymarferol.
• Sicrhau bod hyfforddiant diogelwch gwybodaeth ar gael i bob aelod o staff.
• Sicrhau bod pob achos o dorri diogelwch gwybodaeth, boed yn wirioneddol neu’n cael ei amau, yn cael ei adrodd a’i ymchwilio.
• Sicrhau bod diogelu’n cael ei gyflawni trwy gyfuniad priodol o reolaethau diogelwch personél, ffisegol, gweithdrefnol a thechnegol. Sicrhau bod pob gweithgaredd neu brosiect heddlu yn ystyried diogelwch gwybodaeth fel rhan o'r broses rheoli risg gyffredinol. Rhaid nodi a gwerthuso unrhyw risgiau gwybodaeth a lle bo angen, eu cofnodi.

Datganiad Cenhadaeth Seiber

Ein cenhadaeth yw amddiffyn a diogelu asedau digidol, data a thechnoleg yr heddlu rhag ymosodiad seiber a sicrhau ein bod yn parhau’n gadarn i wendidau a dulliau ymosod hysbys, gan alluogi’r heddlu i ddarparu gwasanaeth o’r radd flaenaf sy’n weledol, yn hygyrch ac yn diogelu ein cymunedau.

Nod y polisi hwn yw sefydlu a chynnal diogelwch a chyfrinachedd gwybodaeth, systemau gwybodaeth, cymwysiadau a rhwydweithiau y mae’r Heddlu’n berchen arnynt neu’n eu dal, drwy gyflawni’r canlynol:

• Nodi trwy asesiad risg priodol, werth asedau gwybodaeth, i ddeall eu bygythiadau a'u gwendidau a allai eu gwneud yn agored i risg.
• Rheoli risgiau i lefel dderbyniol.
• Cydymffurfio ag amodau contract/cytundeb unrhyw drydydd parti neu bartner cyflenwi sy’n ymwneud â diogelwch gwybodaeth.
• Ymrwymo i gyflawni a chynnal achrediad o dan Bolisi, Fframwaith ac Egwyddorion Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol a Chodau Cyswllt ategol.
• Cynnal safonau diogelwch priodol, yn benodol gyda Fframwaith Polisi Diogelwch Llywodraeth Ei Fawrhydi (LlEF).
• Sicrhau diogelwch gwybodaeth sydd wedi’i nodi i’w diogelu a gwybodaeth sensitif sy’n perthyn i Heddlu Dyfed-Powys ac a ymddiriedwyd iddo gan sefydliadau eraill.
• Bodloni rhwymedigaethau statudol e.e. Rheoliadau Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK – GDPR) a Deddf Diogelu Data (2018).
• Sicrhau bod holl aelodau staff a gwirfoddolwyr yn ymwybodol o'r ddeddfwriaeth berthnasol a ddisgrifir yn y polisi hwn a pholisïau eraill ac yn cydymffurfio'n llawn â hi.
• Cyflwyno ymagwedd gyson at ddiogelwch, gan sicrhau bod pob aelod o staff a gwirfoddolwyr yn deall eu cyfrifoldebau eu hunain yn llawn.
• Creu a chynnal o fewn yr Heddlu lefel o ymwybyddiaeth o'r angen am Ddiogelwch Gwybodaeth fel rhan annatod o fusnes yr Heddlu o ddydd i ddydd.
• Diogelu asedau gwybodaeth o dan reolaeth yr Heddlu.

Cymhwysedd

Yn gymwys (ond heb ei gyfyngu) i: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed Powys, boed hwy’n amser llawn, rhan-amser, parhaol, tymor penodedig, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, gweithwyr cyswllt, a chontractwyr), staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Rhaid i Swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yr Heddlu sy’n cael mynediad at, ac sy’n defnyddio asedau ac eiddo’r Heddlu roi sylw dyladwy i gynnwys y polisi hwn.

Cyfrifoldeb PAWB yw Diogelwch Gwybodaeth.

 

2. Cwmpas y Polisi

Diben y polisi hwn, y canllawiau a'r safonau cysylltiedig yw diogelu’r asedau gwybodaeth a ddelir gan yr Heddlu rhag pob bygythiad, boed yn fewnol neu'n allanol, yn fwriadol neu'n ddamweiniol,.

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cydymffurfio ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig (APA) y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth sy'n darparu safonau a chanllawiau clir ynghylch Sicrwydd Gwybodaeth.

Mae Swyddog Diogelwch Gwybodaeth yr Heddlu yn gyfrifol am ddatblygu a gweithredu polisïau a gweithdrefnau diogelwch gwybodaeth o fewn yr Heddlu yn unol â:

• Polisi, Fframwaith ac Egwyddorion Diogelwch Cymunedol Plismona Cenedlaethol
• Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu
• Anghenion Busnes yr Heddlu

Mae cydymffurfio â'r polisi hwn a safonau, gweithdrefnau a chanllawiau cysylltiedig yn rhoi sicrwydd i asiantaethau partner, trydydd partïon a'r gymuned ehangach bod risgiau i wybodaeth yr Heddlu yn cael eu rheoli i lefel sy'n dderbyniol i'r gymuned blismona a diogelwch ehangach.

Prif Swyddogion, Rheolwyr Unedau Rheoli Sylfaenol (URS), Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Adrannau sy'n gyfrifol am weithredu'r polisi o fewn eu hardaloedd, ac am ymlyniad gan eu staff a’u gwirfoddolwyr.

Disgwylir i bawb gymryd cyfrifoldeb am yr wybodaeth y maent yn ei chreu, deall ei sensitifrwydd, a sicrhau ei bod yn cael ei thrin yn briodol. 

 

Mewn achos o dorri’r polisi hwn, gall HDP gymryd y camau canlynol.

• cyfyngu neu derfynu hawl defnyddiwr i ddefnyddio systemau’r Heddlu a chael mynediad at Asedau Gwybodaeth.
• lle’n briodol, datgelu gwybodaeth i asiantaethau gorfodi’r gyfraith a rheoleiddio a chymryd camau cyfreithiol.
• cyfeirio’r mater i’r Adran Safonau Proffesiynol i’w archwilio a allai arwain at weithdrefnau troseddol a/neu gamymddwyn.

 

3.  Pwerau a Gofynion Polisi/Cyfreithiol

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cydnabod bod gwybodaeth yn ased sylfaenol o werth aruthrol i’r sefydliad. Er mwyn ennyn hyder y cyhoedd, lleihau risgiau i'r sefydliad a chefnogi darpariaeth gwasanaeth o ansawdd uchel, mae Heddlu Dyfed-Powys yn benderfynol o sicrhau bod mesurau diogelwch gwybodaeth priodol yn cael eu rhoi ar waith i gynnal cyfrinachedd a chywirdeb yr holl asedau gwybodaeth.

Mae gan Heddlu Dyfed-Powys ddyletswydd i gydymffurfio â deddfwriaeth a rheoliadau perthnasol. Mae gan bob aelod o staff a gwirfoddolwyr gyfrifoldeb unigol a chyfunol i gydymffurfio'n llawn â gofynion y ddeddfwriaeth sy'n ymwneud â diogelu gwybodaeth gan gynnwys diogelwch gwybodaeth.

Mae deddfwriaeth yn cynnwys y canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig iddynt:

• Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (UK-GDPR)
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Cyfrinachau Swyddogol 1989
• Deddf Cyfathrebiadau Electronig 2000
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 (RIPA)
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Trosedd ac Anhrefn 1998
• Deddf Gweithdrefn ac Ymchwiliadau Troseddol 1996        

Polisïau, safonau, gweithdrefnau, arferion cysylltiedig, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

• Safonau a Gweithdrefnau Diogelwch Gwybodaeth HDP
• Polisi a Safon Defnydd Priodol HDP
• Polisi Diogelwch Seiber HDP
• Polisi Diogelu Data HDP
• Polisi Rhyddid Gwybodaeth HDP
• Polisi Gweithio’n Glyfrach a Safon Diogelwch Gwybodaeth Gysylltiedig
• Canllaw Cenedlaethol Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu ar y Safonau Gofynnol ar gyfer Cadw a Gwaredu Cofnodion yr Heddlu
• Arferion Proffesiynol Awdurdodedig (APA) y Coleg Plismona – Rheoli Gwybodaeth - Sicrhau Gwybodaeth

 

4.  Opsiynau ac Argyfyngau

Cyfrifoldebau am Ddiogelwch Gwybodaeth

Mae Diogelwch Gwybodaeth yn gyfrifoldeb a rennir gan bob aelod o'r Heddlu, ac mae'r cyfrifoldeb yn y pen draw yn nwylo'r Prif Gwnstabl.

Prif Gwnstabl: Yn rhinwedd ei swydd fel Rheolydd Data bydd y Prif Gwnstabl yn rhoi mesurau technegol a threfniadol priodol ar waith i sicrhau ac i allu dangos bod prosesu’n cael ei wneud yn unol â GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018. Mae gan y Rheolydd Data gyfrifoldebau penodol o dan GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018

Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth: Mae'r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth yn gyfrifol am ddeall sut y gall methiannau yn nefnydd diogel o systemau ac asedau gwybodaeth y sefydliad effeithio ar nodau strategol yr Heddlu. Yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth sydd â'r cyfrifoldeb terfynol am benderfynu ar gymesuredd mesurau diogelwch yn erbyn gwendidau i liniaru risg. Mae gan yr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth gyfrifoldebau penodol mewn perthynas â risg gwybodaeth fel y nodir yn Llawlyfr Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu (2018)

Swyddog Diogelwch Gwybodaeth a Sicrwydd: Mae'r Swyddog Diogelwch Gwybodaeth a Sicrwydd yn gyfrifol am ddatblygu a gweithredu polisïau, safonau a gweithdrefnau diogelwch o fewn yr Heddlu. Mae'r Swyddog Diogelwch Gwybodaeth a Sicrwydd hefyd yn gyfrifol am gydgysylltu pob agwedd ar ddiogelwch, gan ddarparu cyngor a sicrwydd i orfodi'r safonau diogelwch gwybodaeth sefydledig sy'n angenrheidiol i ddiogelu Asedau Gwybodaeth yr Heddlu, yn ogystal ag ymchwilio i bob digwyddiad diogelwch ac adrodd arnynt. Mae Swyddog Diogelwch Gwybodaeth a Sicrwydd yr Heddlu yn gweithredu fel aseswr diduedd o'r risgiau y gall system wybodaeth fod yn agored iddynt wrth fodloni gofynion busnes ac i sicrhau systemau yn ffurfiol ar ran yr Heddlu.

Uwch-berchennog System: Pennaeth TGCh yw’r Uwch-berchennog System, sy’n gyfrifol am roi sicrwydd i'r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth bod holl systemau gwybodaeth yr Heddlu sy'n prosesu gwybodaeth ddosbarthedig yn cydymffurfio â'r gofynion a osodwyd gan y Llywodraeth, a chyrff Rheoleiddio eraill.

Perchennog/Perchnogion Asedau Gwybodaeth: Mae Perchnogion Asedau Gwybodaeth yn unigolion uwch/cyfrifol o fewn yr Heddlu sy'n berchnogion enwebedig ar un neu fwy o asedau a nodwyd, gan gynnwys datrysiadau a gynhelir yn y cwmwl.  Mae'n ofynnol iddynt ddeall pa wybodaeth a gedwir, beth sy'n cael ei ychwanegu a beth sy'n cael ei ddileu, sut mae gwybodaeth yn cael ei symud, a phwy sydd â mynediad a pham. O ganlyniad, gallant ddeall a mynd i’r afael â risgiau i’r wybodaeth a sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei defnyddio’n llawn o fewn y gyfraith er budd y cyhoedd a rhoi sicrwydd i’r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth bod y mesurau diogelwch priodol ar waith i ddiogelu eu hasedau.

Swyddog Diogelu Data: Mae'r Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am sicrhau bod defnydd yr Heddlu o ddata yn cydymffurfio â deddfwriaeth, mae’n darparu gwybodaeth ac arweiniad ar brosesu’r holl ddata personol, ac ymdrin â cheisiadau gan destunau’r data wrth arfer eu hawliau i gael mynediad at ddata a chywiro unrhyw bryderon. Mae’r Swyddog Diogelu Data yn gyfrifol am hysbysu Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth am dorri amodau. Mae gan y Swyddog Diogelu Data dasgau penodol a orchmynnir gan ddeddfwriaeth diogelu data.

 

 

Swyddog Diogelwch Technoleg Gwybodaeth: Mae'r Swyddog Diogelwch Technoleg Gwybodaeth yn gyfrifol am ddiogelu cyfrifiaduron, rhwydweithiau, seilwaith a data rhag mynediad neu ddifrod anawdurdodedig. Bydd y Swyddog Diogelwch Technoleg Gwybodaeth yn rhoi cyngor ar saernïaeth ac osgo diogelwch technegol, yn nodi gwendidau diogelwch ar draws yr ystâd a thrwy'r gadwyn gyflenwi ac yn cynghori ar welliannau

 

Swyddogion Heddlu/Staff yr Heddlu, Gwirfoddolwyr, a Phersonél nad ydynt yn Heddlu: Yn dilyn darparu arweiniad a hyfforddiant cychwynnol, mae'n ofynnol i aelodau unigol o staff, gan gynnwys staff ar gontract a gwirfoddolwyr yr heddlu, gydymffurfio â gofynion y polisi hwn ac arferion gwaith cysylltiedig, gan gynnwys Gweithdrefnau Gweithredu Diogelwch systemau penodol lle mae'r rhain ar waith. Bydd pob defnyddiwr system yn cydymffurfio â'r gofynion diogelwch sydd mewn grym ar y pryd, a bydd hefyd yn sicrhau bod cyfrinachedd, cywirdeb ac argaeledd yr wybodaeth y maent yn ei defnyddio yn cael eu cynnal i'r safon uchaf. Gall methu â gwneud hynny arwain at gamau disgyblu.

 

Rheolwyr Llinell/Goruchwylwyr: Bydd yn gyfrifol am sicrhau bod prosesau diogelwch yn cael eu dilyn i ddiogelu'r amgylchedd ffisegol lle caiff gwybodaeth ei phrosesu neu ei storio. Maent hefyd yn gyfrifol am sicrhau bod eu staff parhaol, dros dro, gwirfoddolwyr a chontractwyr yn ymwybodol o'r polisi diogelwch gwybodaeth a'r safonau cysylltiedig sy'n berthnasol yn eu meysydd gwaith, eu cyfrifoldebau personol am ddiogelwch gwybodaeth, a sut i gael gafael ar gyngor ar faterion diogelwch gwybodaeth. Cyfrifoldeb y rheolwr llinell hefyd yw sicrhau bod yr holl staff a gwirfoddolwyr yn gwybod sut i roi gwybod am dorri diogelwch.

 

COD MOESEG

Mae’r egwyddorion Cod Moeseg canlynol yn berthnasol i’r polisi hwn:

• Dewrder – “gwneud, cyfathrebu a bod yn atebol am benderfyniadau, a sefyll yn erbyn unrhyw beth a allai ddwyn anfri ar ein proffesiwn”. Mae’r polisi’n gyfreithlon a chymesur ac yn parchu hawliau unigolion.
• Parch ac Empathi - “annog, gwrando ar a deall barn pobl eraill, a cheisio cydnabod ac ymateb i’r heriau corfforol, meddyliol ac emosiynol y gallwn ni a phobl eraill eu hwynebu.” Mae’r polisi’n hyrwyddo ystyriaethau cydraddoldeb ac amrywiaeth lle bynnag fo hynny’n bosibl ac nid yw’n gwahaniaethu mewn modd anghyfreithlon nac annheg.
• Gwasanaeth cyhoeddus – “gweithio er budd y cyhoedd, meithrin ymddiriedaeth a hyder y cyhoedd, ac ymfalchïo mewn darparu gwasanaeth rhagorol i’r cyhoedd”. Mae’r polisi’n glir ac yn sicrhau uniondeb o fewn ei swyddogaeth; mae’r polisi’n cynnwys cyfrifoldebau a ddiffinnir yn glir.

 

5.  Gweithredu ac Adolygu

Mae'r polisi hwn yn eiddo i'r Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth. Cynhelir y broses adolygu gan y Swyddog Diogelwch Gwybodaeth bob tair blynedd a chaiff ei diweddaru yn unol â newidiadau cymharol mewn deddfwriaeth, Safonau Diogelwch Gwybodaeth, gofynion cysylltu neu safonau perthnasol eraill.

Bydd effeithiolrwydd y Polisi yn cael ei fonitro'n rheolaidd y tu hwnt i'r cyfnod adolygu tair blynedd a bydd unrhyw bryderon mawr yn cael eu huwchgyfeirio fel y bo'n briodol.

Bydd y polisi hwn yn destun archwiliad gan archwilwyr mewnol ac allanol yr Heddlu a'i ddefnyddio at ddibenion ardystio ar gyfer y Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus a Pholisi Diogelwch y Gymuned Plismona Cenedlaethol. Mae'r Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth a’r Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth yn cael gwybod am statws diogelwch gwybodaeth yr Heddlu trwy adroddiadau a chyfarfodydd rheolaidd.

Caiff cydymffurfedd â'r polisi hwn ei fonitro trwy:

• Gweithdrefnau adrodd am Ddigwyddiadau Diogelwch Gwybodaeth a'u huwchgyfeirio
• Archwiliadau diogelwch gwybodaeth mewnol
• Archwiliadau annibynnol (fel Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth)
• Archwiliadau Diogelu Data

 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Chwefror 2025