Polisi Power BI

1. Datganiad Polisi

Mae Heddlu Dyfed-Powys (HDP) yn cydnabod pwysigrwydd sicrhau technoleg newydd i wella effeithlonrwydd gweithrediadol a sefydliadol, gan hyrwyddo’r defnydd o ddata cywir i hybu penderfyniadau sy’n seiliedig ar dystiolaeth er mwyn gwella’r gwasanaeth a gyflwynir i’n cymunedau. Yn unol â’r ymrwymiad hwn, mae’r Polisi Power BI yn sefydlu’r egwyddorion ac arferion gweithio i’w mabwysiadu wrth ddefnyddio’r rhaglen Microsoft Power BI er mwyn sicrhau unplygrwydd data, diogelwch, a chydymffurfiaeth ledled yr ardal heddlu.  

Arf dadansoddeg a ddatblygwyd gan Microsoft yw Power BI. Y mae wedi’i lunio i drawsnewid data craidd yn ddelweddau mewnweledol a mewnwelediadau y gellir eu gweithredu. Gyda’i ryngwyneb greddfol a nodweddion cadarn, mae Power BI yn grymuso defnyddwyr i wneud penderfyniadau a yrrir gan ddata o fewn sefydliadau. Mae Power BI yn cynnig sawl dewis trwyddedu wedi’u teilwra i anghenion defnyddwyr gwahanol, gan gynnwys Power BI am ddim, Power BI proffesiynol, a Power BI premiwm. Mae HDP yn talu ffi flynyddol am drwydded ar gyfer y gwasanaeth Power BI premiwm sy’n seiliedig ar gwmwl a nifer dethol o drwyddedau Power BI proffesiynol sydd ond yn cael eu dal gan aelodau’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg a’r Adran TGCh.

Mae Power BI yn cysylltu ag amrywiol ffynonellau data, gan gynnwys cronfeydd data poblogaidd megis Gweinydd SQL, MySQL, ac Oracle, llwyfannau cwmwl megis Azure ac AWS, a fformatau ffeil amrywiol (gwerthoedd wedi’u gwahanu ag atalnod), gwasanaethau gwe, a gwasanaethau ar-lein megis SharePoint a Dynamics 365. Mae’r amlbwrpasedd hwn yn gwneud Power BI yn ddatrysiad addasadwy a chynhwysfawr ar gyfer dadansoddi a dychmygu data ar draws ecosystemau data sefydliadol amrywiol.

Mae amlder datblygu cynnyrch o fewn Power BI yn cyflwyno peryglon posibl i gywirdeb, safoni, dadansoddi, diogelwch a chyfrinachedd data a gwybodaeth sensitif yn yr heddlu. Diben y polisi hwn yw lliniaru’r peryglon hyn, diogelu asedau data’r Heddlu, a chynnal amgylchedd safonol a diogel ar gyfer adrodd a dadansoddeg. Bydd hyn yn ei dro’n sicrhau y glynir wrth safonau sefydliadol, gofynion cydymffurfiaeth, a nodau cyffredinol.  

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i’r canlynol: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr), staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion heddlu, staff a gwirfoddolwyr sy’n cyrchu a defnyddio asedau ac eiddo’r heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Rhaid i HOLL swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed-Powys lynu wrth y polisi hwn BOB AMSER. Yn benodol, gweithredir y polisi hwn pryd bynnag y mae angen creu, diwygio neu gynnal cynnyrch Microsoft Power BI o fewn amgylchedd yr heddlu. Ni chaniateir i bersonél a gwirfoddolwyr yr heddlu tu allan i’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg greu, cynnal a chyhoeddi unrhyw gynnyrch sy’n gysylltiedig â Power BI, gan gynnwys setiau data, adroddiadau, dangosfyrddau ac apiau, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny, naill ai drwy ddefnyddio’r rhaglen Power BI pen desg neu’r gwasanaeth gwe Power BI.

Mae’r polisi hwn yn ofynnol ar gyfer cynnal unplygrwydd data, diogelwch a safonau cydymffurfiaeth ar draws yr Heddlu. Mae gofynion allanol megis cyfreithiau diogelu data, gofynion rheoleiddiol a bygythiadau seiberddiogelwch sy’n dod i’r amlwg hefyd yn cyfrannu at yr angen ar gyfer polisi Power BI cynhwysfawr y gellir ei weithredu. Mae’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg yn llwyr gyfrifol am greu a chynnal yr holl gynnyrch Power BI, gan ddarparu goruchwyliaeth a rheolaeth ganolog.

Mae’r polisi hwn yn effeithio’n uniongyrchol ar holl aelodau Heddlu Dyfed-Powys sy’n creu, addasu, neu’n defnyddio cynnyrch Power BI. Mae’n hollbwysig fod personél a gwirfoddolwyr yr heddlu, yn arbennig y rhai o fewn y Tîm Perfformiad a Dadansoddeg, yn llwyr ymwybodol o’r polisi hwn ac yn cydymffurfio ag ef. Bydd cyfathrebu a sesiynau hyfforddi rheolaidd yn digwydd er mwyn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r holl randdeiliaid perthnasol am ddiweddariadau i bolisïau, newidiadau ac arferion gorau. Mae hyn yn cynnwys swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed-Powys a allai fod yn defnyddio Power BI, gan sicrhau dealltwriaeth glir o ddibynadwyedd a diogelwch y wybodaeth maen nhw’n cael mynediad iddi.

Mae’r penderfyniad i wahardd holl swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed-Powys rhag creu a chyhoeddi cynnyrch Power BI wedi’i seilio ar ofynion rheolaeth ganolog a llywodraethu data. Mae’r Tîm Dadansoddeg a Pherfformiad yn ymgymryd â’r rôl hollbwysig o sicrhau bod adroddiadau’n cyd-fynd â safonau sefydliadol, gofynion cydymffurfiaeth a nodau cyffredinol. Drwy ganolbwyntio ar y broses datblygu a chyhoeddi o fewn y Tîm Perfformiad a Dadansoddeg, gorfodir glynu wrth bolisïau llywodraethu data caeth, rheoli rheolyddion mynediad, a phrotocolau diogelu data. Mae’r ymagwedd hefyd yn hwyluso proses sicrhau ansawdd fwy trylwyr, gan ganiatáu i’r holl gynnyrch Power BI gael eu profi’n drylwyr am gywirdeb, dibynadwyedd, a pherthnasedd cyn cyrraedd cynulleidfa ehangach. Mae rheolaeth ganolog yn cefnogi rheoli fersiynau ymhellach, gan leihau’r perygl o adroddiadau sy’n gwrthdaro neu hen adroddiadau’n cael eu rhannu o fewn y sefydliad.

Byddai methu â glynu wrth y polisi hwn yn golygu bod yr Heddlu mewn perygl mewn sawl maes. Mae’r polisi hwn yn anelu i liniaru’r peryglon canlynol:

• Mynediad heb awdurdod a rhannu data sensitif
• Diffyg cydymffurfiaeth â deddfwriaethau diogelu data a deddfwriaethau eraill sy’n ymwneud â chydymffurfiaeth gwybodaeth
• Diffyg cydymffurfiaeth â pholisïau mewnol
• Unplygrwydd data wedi’i gyfaddawdu ac anghysondeb o ran adrodd
• Diffyg rheolaeth ansawdd
• Adrodd anghywir
• Ymdrech ddyblyg
• Camddehongli data
• Diffyg llywodraethu
• Cynnydd o ran cost
• Diffyg safoni sefydliadol
• Defnydd anghywir o fethodolegau ystadegol

Mae’r rheolaeth ganolog o fewn y Tîm Perfformiad a Dadansoddeg yn diogelu yn erbyn y peryglon hyn, gan sicrhau bod yr holl ddatblygiadau’n cyd-fynd ag arferion gorau a safonau cenedlaethol a sefydliadol sefydledig.

 

3.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi

Mae’r polisi hwn yn addas ar gyfer y diben o ran ei fod yn bodloni gofynion sefydliadol ac yn cydymffurfio â’r deddfwriaethau, polisïau a gweithdrefnau canlynol:

• Polisi Diogelu Data Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Rhannu Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys
• Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990
• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data y DU
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Cod Ymarfer ar Reoli Cofnodion o dan a46 Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Cod Ymarfer Gwybodaeth yr Heddlu a Rheoli Cofnodion
• Arferion Awdurdodedig Proffesiynol y Coleg Plismona – Rheoli Gwybodaeth
• Amserlen Adolygu Cadw a Gwaredu Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu

 

Mae Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb wedi’i gwblhau.

 

 

4.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn  

Perchennog y Polisi: Mae’r polisi’n eiddo i Bennaeth yr Uned Gwella Gwasanaethau, sy’n gyfrifol am fonitro’r polisi’n rheolaidd am ei effeithiolrwydd, heriau i’r polisi ac unrhyw eitemau aneffeithlon mewn perthynas â gweithredu’r polisi hwn.

Y Broses Gymeradwyo: Y Bwrdd Gwybodaeth a Sicrwydd sy’n cymeradwyo penderfyniadau mewn perthynas â gweithredu’r polisi hwn.

Mae’r manylebau a amlinellir yn y Polisi Power BI yn berthnasol ar gyfer holl swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed-Powys. Rhaid ceisio cyfeiriad at Reolwyr Perfformiad a Dadansoddeg am gyngor ac arweiniad lle yr ystyrir hynny’n briodol.

 

Rolau a chyfrifoldebau allweddol:

 

Rheolwyr Perfformiad a Dadansoddeg	Rheoli Power BI
Tîm Deallusrwydd Busnes	Creu a chynnal yr holl ddatrysiadau sy’n gysylltiedig â Power BI (gan gynnwys adroddiadau, dangosfyrddau ac apiau)
Tîm Peirianneg Data	Creu a chynnal yr holl setiau data sy’n gysylltiedig â Power BI
Holl bersonél yr heddlu y tu allan i’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg	Yn amodol ar gael y mynediad diogelwch gofynnol, defnyddio datrysiadau Power BI a gyhoeddir (gan gynnwys adroddiadau, dangosfyrddau ac apiau) yn y Gwasanaeth Power BI sy’n seiliedig ar y we.   Ni chaniateir i bersonél yr heddlu tu allan i’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg greu neu gyhoeddi unrhyw ddatrysiadau sy’n gysylltiedig â Power BI (gan gynnwys adroddiadau, dangosfyrddau ac apiau) yn y gwasanaeth Power BI pen desg a’r gwasanaeth gwe Power BI.

 

Mynediad: Pennir mynediad i ddatrysiadau Power BI penodol a gyhoeddir, gan gynnwys adroddiadau, dangosfyrddau ac apiau, drwy broses benderfynu gydweithredol sy’n cynnwys rheolwyr Perfformiad a Dadansoddi ac uwch noddwr pob prosiect/cais. Mae’r broses hon yn hanfodol i gylch bywyd datblygu’r datrysiad ac yn glynu wrth yr egwyddorion a amlinellir yn y Broses Borth. Yn ystod pob cam o’r datblygiad, bydd caniatâd mynediad yn cael ei adolygu a’i gytuno, gan sicrhau cysondeb ag amcanion sefydliadol, safonau diogelwch data, a gofynion defnyddwyr. Bydd rheolwyr Perfformiad a Dadansoddeg yn gwerthuso’r agweddau technegol a gweithrediadol, tra bod yr uwch noddwr yn darparu goruchwyliaeth strategol a chymeradwyaeth, gan sicrhau y caniateir mynediad yn briodol a’i fod yn cefnogi’r canlyniadau busnes a fwriedir. Mae’r ymagwedd gydweithredol hon yn sicrhau bod lleoli datrysiadau Power BI yn ddiogel ac yn gyson ag amcanion strategol y sefydliad.

Yr egwyddorion Cod Moeseg sy’n berthnasol i’r polisi hwn:

• Dewrder – arddangos unplygrwydd a thryloywder yn ein penderfyniadau, gan arwain drwy enghraifft a herio unrhyw beth a allai ddwyn anfri ar ein proffesiwn.
• Parch ac empathi – gwrando ar anghenion y cyhoedd a’u deall, a cheisio adnabod ac ymateb i heriau corfforol, meddyliol ac emosiynol y mae cydweithwyr ac aelodau o’r cyhoedd yn eu hwynebu.
• Gwasanaeth cyhoeddus – yr ymrwymiad i weithio er budd y cyhoedd, cyfathrebu’n glir ac agored, ac ymfalchïo mewn darparu gwasanaeth ardderchog i’r cyhoedd.

Mae’r polisi Power BI hwn yn cefnogi cyfrifoldeb yr Heddlu dros unplygrwydd a diogelwch data drwy sicrhau datblygu, canoli, cydlynu a chynnal cynnyrch Power BI o fewn y Tîm Perfformiad a Dadansoddeg. Wrth wneud hynny, mae’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg yn sicrhau arfer gorau ac yn sicrhau y glynir wrth reoliadau llywodraethu a rheoli data a’r Egwyddorion Plismona Moesegol.  

Ysgrifennwyd y polisi hwn er mwyn meithrin amgylchedd o ddidwylledd, gonestrwydd ac atebolrwydd, ac mae’n annog adborth a chraffu er mwyn gwella rheoli data’n barhaus.

Mae’r Polisi’n sicrhau cyfrifoldebau clir ac yn mabwysiadu ymagwedd sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr, gan sicrhau bod gwaith datblygu ac adroddiadau wedi’u teilwra i fodloni anghenion amrywiol y gwahanol adrannau a swyddogaethau. Dangosir sensitifrwydd tuag at safbwyntiau ac anghenion yr holl randdeiliaid, gan gynnwys datblygu cynnyrch BI yr Heddlu yn seiliedig ar flaenoriaethau’r Heddlu.

Mae’r Tîm Perfformiad a Dadansoddeg yn gyfrifol am sicrhau bod yr holl gynnyrch sy’n gysylltiedig â data’n gywir, dibynadwy a chyson, a bod yr holl adroddiadau a dangosfyrddau’n bodloni’r safonau ansawdd a chydymffurfiaeth uchaf er mwyn cefnogi penderfyniadau a strategaethau plismona mwy effeithiol; gan gefnogi ymrwymiad yr Heddlu i’r cyhoedd yn effeithlon a chyfrifol drwy ddarparu gwybodaeth glir a chywir sy’n tanategu plismona effeithiol a rhagweithiol er budd ein cymunedau.  

Er mwyn sicrhau llywodraethu effeithiol a chydymffurfiaeth o fewn yr amgylchedd Power BI, mae’r polisi hwn yn sefydlu perchnogaeth ac atebolrwydd ar gyfer data ac adroddiadau. Bydd y Tîm Perfformiad yn derbyn y cyfrifoldeb pennaf am y datrysiad Power BI, gan gynnwys rheoli’r data gwaelodol a ddefnyddir mewn adroddiadau. Mae hyn yn cwmpasu tasgau megis nodi ei darddiad, sicrhau ei gywirdeb a chyflawnrwydd, a chynnal dogfennau llinach cywir. Bydd crewyr adroddiad unigol o fewn y Tîm Perfformiad yn gyfrifol am eu hadroddiadau unigol, sy’n sicrhau eu ffyddlondeb i’r data gwaelodol, gan gynnal eu nodweddion a’u cywirdeb dros amser, a dogfennu diben, methodoleg a chyfyngiadau’r adroddiad.

Bydd perchnogaeth data’n gyfrifoldeb a rennir rhwng y Tîm Perfformiad a’r uwch randdeiliad. Bydd y Tîm Perfformiad yn gyfrifol am unrhyw ddiwygiadau i’r data yr adroddir amdano, tra bod yr uwch randdeiliad yn goruchwylio cywirdeb y data a’i gysondeb â’r cylch gorchwyl ar y cyd. Yn ogystal, bydd yr uwch randdeiliad yn penderfynu ar ganiatâd mynediad ar gyfer adroddiadau yn ystod y camau datblygu cychwynnol, gan ddilyn y broses borth a sefydlwyd.

Mae’n ofynnol i’r holl bersonél sy’n gysylltiedig â’r broses Power BI lynu wrth bolisïau rheoli gwybodaeth y sefydliad. Mae hyn yn cynnwys cyfrifoldebau sy’n gysylltiedig â rheoli cofnodion, gan gynnwys dosbarthu adroddiadau fel cofnodion yn seiliedig ar yr amserlen gadw, a gwaredu. Yn ogystal, mae’n cynnwys cydweithredu â phersonél perthnasol i ganfod ac adalw adroddiadau mewn ymateb i Geisiadau Gwrthrych am Wybodaeth a cheisiadau Rhyddid Gwybodaeth, gan sicrhau bod unrhyw adroddiadau a ryddheir yn cydymffurfio â chyfyngiadau cyfrinachedd a phreifatrwydd. Mae’r polisi’n annog sefydlu proses ar gyfer adolygiadau adroddiad rheolaidd a diweddariadau. Gall y Tîm Perfformiad ystyried datblygu canllawiau perchnogaeth ar gyfer adroddiadau cymhleth neu’r rhai sydd â sawl cyfrannwr er mwyn diffinio cyfrifoldebau ymhellach.

5. Gweithredu ac Adolygu

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu’n flynyddol gan y Rheolwr Deallusrwydd Busnes, Tîm Perfformiad a Dadansoddeg, Uned Gwella Gwasanaethau. Bydd yr adolygiad hwn yn sicrhau effeithiolrwydd parhaus y polisi ac yn ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaethau, canllawiau cenedlaethol ac ati.

Mesurir effeithiolrwydd y polisi drwy nifer o ymholiadau wedi’u cyfeirio at y Tîm Perfformiad a Ddadansoddeg mewn perthynas â chreu neu gyhoeddi datrysiadau sy’n gysylltiedig â Power BI a nodir amlder diffyg cydymffurfiaeth â’r polisi.

Cyfeirir unrhyw fethiannau sylweddol o fewn y gweithdrefnau yn y Polisi Power BI at Bennaeth yr Uned Gwella Gwasanaethau i’w hystyried. Bydd unrhyw adborth neu anfodlonrwydd â’r polisi’n cael ei gofnodi a’i drafod gyda pherchennog y polisi, a chymerir camau gweithredu priodol.

Gweithredir unrhyw ddiwygiadau i’r polisi hwn drwy ymgynghori â’r Bwrdd Sicrwydd Gwybodaeth a chael cymeradwyaeth ganddynt.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Mai 2024