Polisi Rhannu Gwybodaeth

1. Datganiad Polisi

Bydd y polisi hwn yn sicrhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn bodloni ac yn gweithredu'r gofynion cyfreithiol o dan Ddeddf Diogelu Data 2018, Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data 2018 (GDPR y DU) a Deddf Hawliau Dynol 1998 wrth rannu gwybodaeth bersonol.

Er mwyn helpu i sicrhau cydymffurfiaeth, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn dilyn Arferion Proffesiynol Awdurdodedig yr Heddlu y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth – Rhannu Gwybodaeth. Yn ogystal, bydd Heddlu Dyfed-Powys yn dilyn canllawiau a ddarparwyd gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth sy'n cynnwys Cod Ymarfer Rhannu Data Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn cadw at APP y Coleg Plismona a Chytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru, fel sail ar gyfer canllawiau a thempledi ar gyfer datblygu a chreu cytundebau rhannu gwybodaeth.

 

Mae’n berthnasol ar gyfer y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Holl gategorïau swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, pa un ai a ydynt yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr) yn staff sydd ar secondiad neu’n wirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion, staff a gwirfoddolwyr heddlu sy’n cael gafael ar asedau ac eiddo’r Heddlu ac yn eu defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

 

2. Cwmpas y Polisi

Mae gwybodaeth yn ased hanfodol i'r sefydliad. Mae pob adran ac unigolyn yn defnyddio gwybodaeth yn ddyddiol er mwyn bodloni gofynion eu rôl. Rhaid rheoli a defnyddio'r adnodd hwn yn briodol i sicrhau bod Heddlu Dyfed-Powys (HDP) yn effeithiol ac yn effeithlon o ran cyflawni ei gyfrifoldeb at ddibenion plismona a'i rwymedigaethau statudol. Diffinnir diben plismona fel a ganlyn:

1. diogelu bywyd ac eiddo;
2. cadw trefn;
3. atal troseddau rhag cael eu cyflawni;
4. dod â throseddwyr o flaen eu gwell;
5. unrhyw ddyletswydd neu gyfrifoldeb sy'n deillio o gyfraith gyffredin neu statud.

Mae HDP wedi ymrwymo i weithio mewn modd cydgysylltiedig gydag asiantaethau partner i fynd i'r afael â materion sy'n ymwneud â phlismona, diogelu'r cyhoedd, troseddu ac ymddygiad gwrthgymdeithasol.

Mae rhannu gwybodaeth yn effeithiol yn hwyluso cysylltiadau da o fewn gwasanaeth yr heddlu, gydag asiantaethau partner, trydydd partïon, sefydliadau eraill a chymunedau ardal Heddlu Dyfed-Powys.

Anogir yr arfer o rannu gwybodaeth rhwng HDP a thrydydd partïon, fodd bynnag, mae prosesau mewn grym i sicrhau bod hyn yn cael ei wneud yn ddiogel ac yn unol â deddfwriaethau.

Lle mae angen rhannu gwybodaeth yn rheolaidd, rhaid cael cytundeb rhannu gwybodaeth ffurfiol lle mae gwybodaeth yn cael ei rhannu'n rheolaidd.

Mae HDP yn llofnodwr Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru a bydd yn rhoi sylw dyledus i'r Cytundeb a'r canllawiau perthnasol. Bydd unrhyw gytundebau rhannu gwybodaeth yn dilyn templed(i) Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru.

Mae rhestr ddiweddar o gytundebau rhannu ar gael drwy’r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth. Lle nad oes cytundeb rhannu gwybodaeth yn bodoli eisoes, rhaid ceisio cyngor o ran pa un ai a fyddai angen un.  

Mae amgylchiadau lle na fydd angen cytundeb rhannu gwybodaeth, er enghraifft, pan mae’r rhannu’n digwydd mewn amgylchiadau brys (ceir rhagor o fanylion isod) neu lle mae rhannu afreolaidd yn digwydd ac mae sail gyfreithiol dros y rhannu hwnnw. Eto, rhaid ceisio cyngor gan yr Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth.

Cyn bod unrhyw weithgarwch rhannu rheolaidd newydd yn cychwyn, rhaid ymgymryd ag Asesiad o’r Effaith ar Ddiogelu Data. Defnyddir hyn i nodi peryglon preifatrwydd sy’n gysylltiedig â rhannu gwybodaeth bersonol ym mhob achos. Mae Templed a chanllawiau ar gael wrth y Tîm Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth.

Mewn sefyllfaoedd brys, mae deddfwriaeth Diogelu Data yn caniatáu datgelu data personol os yw o "fuddiant allweddol i fywyd" unrhyw berson. Bydd HDP yn sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei rhannu'n brydlon ac yn effeithiol o dan yr amgylchiadau hyn. 

Mae hyn ond yn berthnasol mewn achosion eithriadol, unigryw o ddatgelu data mewn sefyllfaoedd annisgwyl neu argyfyngau.

ENGHRAIFFT: Mewn achosion lle mae bywyd yn y fantol, lle datgelir hunaniaeth a/neu hanes meddygol unigolyn i adran Damweiniau ac Argyfyngau ysbyty sy’n ei drin, ar ôl damwain ffordd ddifrifol.

Dim ond pan fydd amodau brys gwirioneddol sy'n golygu bod angen rhannu data ar unwaith heb gyfeirio at ganllawiau a/neu gytundebau ysgrifenedig y dylid datgelu gwybodaeth. Dylid cofnodi'r rhesymeg dros rannu'r wybodaeth yn yr amgylchiadau hyn ar gofnod meistr yr Heddlu, h.y. STORM, NICHE ac ati, ynghyd â’r sail gyfreithiol dros rannu a gyda phwy y rhannwyd y wybodaeth â nhw.  

Dim ond o fewn y fframwaith statudol a chyfraith gyffredin priodol y dylid rhannu gwybodaeth. Dylid rhoi sylw priodol i ddeddfwriaeth Diogelu Data, Deddf Hawliau Dynol 1998 a dyletswydd hyder y gyfraith gyffredin.

Bydd yr holl aelodau staff yn cael y canllawiau priodol o ran rhannu gwybodaeth ag asiantaethau eraill, er mwyn sicrhau bod disgwyliadau realistig yn bodoli a bod safonau cyffredin yn cael eu cymhwyso ar draws y sefydliadau i fynd i'r afael â chydymffurfiaeth â'r egwyddorion Diogelu Data. 

Mae pawb yn gyfrifol am sicrhau, pan fydd gwybodaeth yn cael ei rhannu, ei bod yn cael ei gwneud mewn ffordd gyfreithlon a chymesur, ac yn unol â pholisïau a gweithdrefnau sefydliadol.

Gellir trafod canllawiau ar y mathau o gytundebau y gellir eu defnyddio â’r Tîm Rhannu Gwybodaeth.

 

3.  Pwerau a Gofynion Polisi/Cyfreithiol  

Mae gan Heddlu Dyfed-Powys rwymedigaeth gyfreithiol i gydymffurfio â Rheoliadau Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) a Deddf Diogelu Data 2018. Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn cyfeirio at Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona - Rheoli Gwybodaeth – Rhannu Gwybodaeth, Cod Ymarfer Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar Rannu Gwybodaeth a Chytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru wrth baratoi cytundebau rhannu gwybodaeth.

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yw’r awdurdod goruchwylio annibynnol ar gyfer diogelu data yn y DU ac mae’n cynnal hawliau gwybodaeth ar gyfer y cyhoedd.  Gall unrhyw achos o dorri data o dan GDPR y DU neu’r Ddeddf Diogelu Data gael ei orfodi ganddynt gan y pwerau maen nhw’n eu dal, fel y nodir yn Rhan 6 Deddf Diogelu Data 2018. Gall hyn gynnwys rhybuddion, dirwyon neu hysbysiadau cosb, er enghraifft. Ar gyfer achosion difrifol o dorri rheoliadau, gellir gosod dirwyon o hyd at £17.5 miliwn. 

Deddfwriaeth berthnasol:

• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU)
• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

 

Dogfennau Polisi, Cod Ymarfer a Chanllaw Eraill

• Gweithgor Erthygl 29 (Bwrdd Diogelu Data Ewrop erbyn hyn)).
• Dogfen ganllaw Asesiad o'r Effaith ar Ddiogelu Data Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Rheoli Cofnodion Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Diogelu Data Heddlu Dyfed-Powys
• Polisi Tor Diogelwch Data Heddlu Dyfed-Powys
• Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona – Rheoli Gwybodaeth – Rhannu Gwybodaeth
• Canllaw Cymdeithas Prif Swyddogion yr Heddlu i Gydymffurfiaeth Cynllun Cyhoeddi Gwasanaeth yr Heddlu f4.0 (Gofynion Sylfaenol Cymdeithas Prif Swyddogion yr Heddlu)
• Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Rhannu data: cod ymarfer
• Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth - Rhannu data: canolfan wybodaeth
• Canllawiau Asesiadau o’r Effaith ar Ddiogelu Data Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
• Y Safon Ryngwladol ar Reoli Cofnodion, ISO 15489
• Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru (Cytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru)
• Cod Ymarfer ar reoli cofnodion a gwybodaeth yr heddlu Gorffennaf 2023

Yn ogystal, bydd rhai mathau o ddata yn ddarostyngedig i ddeddfwriaeth arall sy'n cwmpasu meysydd pwnc penodol.  Dylai adrannau sicrhau eu bod yn ymwybodol o'r ddeddfwriaeth sy'n llywodraethu eu gwaith a'i goblygiadau o ran rhannu data.

 

4.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

Rolau a Chyfrifoldebau o fewn Heddlu Dyfed-Powys

Prif Gwnstabl: Prif Gwnstabl Heddlu Dyfed-Powys yw'r Rheolwr Data ac o'r herwydd mae ganddo gyfrifoldeb cyffredinol am brosesu'r holl ddata personol a brosesir gan Heddlu Dyfed-Powys yn gyfreithlon. Mae ganddo hefyd atebolrwydd cyffredinol am ddogfennau gweithdrefnol ac mae’n bennaf gyfrifol am gydymffurfio â'r polisi hwn a diogelu data ar draws yr Heddlu cyfan.

Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth: Dirprwy Brif Gwnstabl (DBG) Heddlu Dyfed-Powys yw'r Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth penodedig. Mae’n gyfrifol am:

• Atebolrwydd cyffredinol am risg gwybodaeth ar draws yr Heddlu
• Cynrychioli a hyrwyddo risg gwybodaeth
• Sicrhau bod ganddo’r wybodaeth ddiweddaraf am yr holl hyfforddiant angenrheidiol er mwyn parhau i fod yn effeithiol yn ei rôl fel Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth
• Deall effaith risgiau gwybodaeth ar gofrestr risg yr Heddlu, a sut y gellir lleihau a rheoli'r risgiau hynny, a
• Chadeirio'r Bwrdd Sicrhau Gwybodaeth

 

Swyddog Diogelu Data: Pennaeth Rheoli Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys yw'r Swyddog Diogelu Data penodedig. Mae’n gyfrifol am:

• Ddiogelu cyfrinachedd data personol ar draws yr Heddlu
• Cynrychioli a hyrwyddo materion a gofynion diogelu data
• Sicrhau bod yr Heddlu'n bodloni'r safonau ymarferol uchaf ar gyfer trin data personol
• Galluogi proses o rannu gwybodaeth yn addas â chyrff eraill
• Sicrhau bod yr holl faterion diogelu data’n cael eu hadlewyrchu'n briodol ym mholisïau, gweithdrefnau, prosesau a strategaethau'r Heddlu ar gyfer swyddogion, staff a gwirfoddolwyr
• Cynorthwyo'r Heddlu i ddangos cydymffurfiad â deddfwriaeth diogelu data'r DU fel rhan o'r ffocws gwell ar atebolrwydd
• Gweithredu fel pwynt cyswllt ar gyfer testunau data a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, a
• Hysbysu a chynghori ar rwymedigaethau diogelu data ledled yr Heddlu.

 

Perchennog/Perchnogion Asedau Gwybodaeth: Mae Perchnogion Asedau Gwybodaeth yn uwch swyddogion a staff sy'n berchnogion enwebedig ar un neu fwy o asedau gwybodaeth a nodwyd. Maent yn gyfrifol am:

• Sicrhau bod yr asedau gwybodaeth y maent yn gyfrifol amdanynt yn cael eu diogelu'n briodol a bod unrhyw wybodaeth a rennir yn cael ei rhannu'n briodol, yn unol â deddfwriaeth ac unrhyw brotocolau rhannu gwybodaeth perthnasol sydd ar waith.
• Mae Perchnogion Asedau Gwybodaeth yn gyfrifol am sicrhau bod protocolau rhannu gwybodaeth priodol ar waith lle mae gwybodaeth yn cael ei rhannu'n rheolaidd rhwng yr Heddlu ac asiantaethau partner.
• Mae Perchnogion Asedau Gwybodaeth yn gyfrifol am sicrhau yr ymgysylltir yn gynnar â'r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth lle mae gweithgareddau rhannu gwybodaeth newydd yn cael eu hystyried.
• Monitro a deall pa wybodaeth - papur ac electronig - sy'n cael ei chadw a sut mae'n cael ei chynnal; gwybod a chymeradwyo pwy sydd â mynediad iddi a pham.
• Ceisio defnyddio gwybodaeth yn gyfan gwbl o fewn y gyfraith
• Nodi a mynd i'r afael â risgiau i'r wybodaeth, ac
• Annog diwylliant sy'n gwerthfawrogi, amddiffyn a defnyddio gwybodaeth er budd y cyhoedd.

 

Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth: Y Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth sy'n gyfrifol am oruchwylio'r gwaith o baratoi protocolau rhannu gwybodaeth. Mae’n gyfrifol am:

• Fod yn effeithiol wrth gyfarwyddo, rheoli, monitro a darparu goruchwyliaeth reoli o'r gweithgareddau a gyflawnir gan swyddogion rhannu gwybodaeth er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth.
• Sicrhau bod gan staff sy’n rhannu gwybodaeth y cymorth, y sgiliau a’r cymwyseddau perthnasol sydd eu hangen i ymgymryd â'u rôl a sicrhau bod ganddynt ddealltwriaeth dda o'u rôl a'u cyfrifoldebau gyda'r nod o ddarparu gwasanaeth effeithiol yn unol â deddfwriaeth, canllawiau, a pholisïau perthnasol, ac ati.
• Rhoi cyngor arbenigol ar faterion rhannu gwybodaeth i staff ar draws yr Heddlu
• Sefydlu gweithdrefnau a mesurau diogelu i reoli rhwymedigaethau statudol y Prif Swyddog mewn perthynas â datgelu gwybodaeth o dan ddeddfwriaeth cydymffurfio â gwybodaeth.

 

Swyddogion Rhannu Gwybodaeth: Mae Swyddogion Rhannu Gwybodaeth yn gyfrifol am:

• Gydgysylltu a pharatoi'r holl brotocolau rhannu gwybodaeth, contractau prosesu data, cytundebau datgelu data a dogfennau cysylltiedig.
• Gweinyddu a chydlynu'r broses o asesu’r effaith ar ddiogelu data o fewn yr Heddlu.
• Drwy weithio'n rhagweithiol gydag adrannau'r Heddlu ac Unedau Rheoli Sylfaenol (URSau), sefydlu lle mae achosion o rannu gwybodaeth a datgelu gwybodaeth yn digwydd a sicrhau, lle bo angen, bod asesiadau o'r effaith ar ddiogelu data wedi'u cynnal a bod cytundebau perthnasol ar waith
• Datblygu a chynnal perthynas waith effeithiol gyda swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed Powys, staff SCHTh, asiantaethau partner ac asiantaethau eraill.
• Rhoi cyngor arbenigol i gydweithwyr, asiantaethau partner ac asiantaethau eraill ar brotocolau cywir i'w dilyn mewn perthynas â rhannu gwybodaeth, datgeliadau data a'r broses o asesu’r effaith ar ddiogelu data.
• Cofnodi a rheoli cytundebau a dogfennau cysylltiedig mewn perthynas â'r holl achosion o rannu gwybodaeth a datgeliadau data ac asesiadau o’r effaith ar ddiogelu data ar gyfer yr Heddlu.
• Cefnogi'r Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth i weithredu a monitro'r holl newidiadau gweithdrefnol sy'n ofynnol gan newidiadau deddfwriaethol.
• Cael y wybodaeth ddiweddaraf am ddatblygiadau a newidiadau mewn perthynas â rhannu gwybodaeth, datgelu gwybodaeth a phreifatrwydd data a chael y wybodaeth ddiweddaraf am newidiadau cenedlaethol i arferion Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth, newidiadau i ddeddfwriaeth berthnasol, Cod Ymarfer a chanllawiau Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth a Chytundeb Rhannu Gwybodaeth Bersonol Cymru er mwyn rhoi arweiniad a chymorth i staff, swyddogion a chwsmeriaid allanol gyda materion o'r fath.

 

Cynghorydd Diogelu Data: Mae'r Cynghorydd Diogelu Data yn gyfrifol am:

• Ddarparu cyngor Diogelu Data fel rhan o'r gwaith o ddatblygu cytundebau rhannu gwybodaeth gan gynnwys cynghori ar y sail gyfreithiol dros rannu gwybodaeth bersonol.
• Cynnal ymwybyddiaeth o faterion diogelu data ar draws yr Heddlu.
• Rhoi cyngor arbenigol ar faterion rhannu gwybodaeth i staff ar draws yr Heddlu.
• Annog diwylliant sy'n gwerthfawrogi, amddiffyn a defnyddio gwybodaeth er budd y cyhoedd.
• Sicrhau bod pob rheolwr llinell yn ymwybodol o'u cyfrifoldebau a'u hatebolrwydd o ran diogelu data.
• Sicrhau bod pob swyddog, aelod staff a gwirfoddolwr yn cael yr hyfforddiant priodol ac angenrheidiol i ddatblygu eu dealltwriaeth o egwyddorion diogelu data a sut i’w defnyddio, a
• Hysbysu a chynghori ar rwymedigaethau diogelu data ledled yr Heddlu

 

Bwrdd Sicrhau Gwybodaeth: Rôl y Bwrdd yw:

• Cynnal goruchwyliaeth strategol, a chefnogi'r gwaith o reoli'r holl weithgareddau sy'n ymwneud â defnyddio, prosesu, cadw a throsglwyddo gwybodaeth neu ddata o dan reolaeth Heddlu Dyfed-Powys a'r strwythurau, y systemau a'r prosesau a ddefnyddir at y dibenion hynny yn unol ag Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona ar Reoli Gwybodaeth sy'n cynnwys y Ddeddf a'r Rheoliadau;
• Darparu cymorth a chyfeiriad llywodraethu i'r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth yn unol â gweledigaeth yr Heddlu i 'Ddiogelu ein Cymunedau Gyda'n Gilydd'; a
• Gweithio'n unol â'r grwpiau a'r byrddau eraill i gyflawni cenhadaeth, gweledigaeth a gwerthoedd yr Heddlu, gweledigaeth y Prif Gwnstabl a'r cynllun cyflawni i gefnogi'r Cynllun Heddlu a Throseddu.

 

Rheolwyr Llinell:  Mae pob Rheolwr Llinell yn gyfrifol am:

• Sicrhau bod y Polisi Rhannu Gwybodaeth yn cael ei weithredu a'i ddilyn yn eu hadran.
• Sicrhau bod protocolau rhannu gwybodaeth priodol ar waith lle mae gwybodaeth yn cael ei rhannu'n rheolaidd rhwng yr Heddlu ac asiantaethau partner.
• Sicrhau yr ymgysylltir yn gynnar â'r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth lle mae gweithgareddau rhannu gwybodaeth newydd yn cael eu hystyried.
• Sicrhau, pan rennir gwybodaeth, ei fod yn cael ei wneud yn briodol, yn unol â deddfwriaeth a bod gweithgarwch rhannu’n cael ei gofnodi'n briodol.

Pob Swyddog, Aelod Staff a Gwirfoddolwr: Bydd pob swyddog, aelod staff a gwirfoddolwr yn gyfrifol am:

• Sicrhau eu bod yn gyfarwydd â Deddf Diogelu Data 2018 ac yn cymryd cyfrifoldeb personol i ddiogelu data, ei gadw'n gyfredol a rhannu dim ond yr hyn sy'n angenrheidiol yn unol â deddfwriaeth, canllawiau, a chyda pholisïau a gweithdrefnau'r Heddlu.
• Mae pob swyddog, aelod staff a gwirfoddolwr yn gyfrifol am gadw at y Polisi Rhannu Gwybodaeth a dogfennau cysylltiedig.
• Sicrhau bod protocolau rhannu gwybodaeth priodol ar waith wrth ystyried rhannu gwybodaeth ag asiantaethau partner, oni bai y rhennir gwybodaeth fel mater o frys, fel y nodir uchod.
• Sicrhau, pan rennir gwybodaeth, ei fod yn cael ei wneud yn briodol, yn unol â deddfwriaeth a bod gweithgarwch rhannu’n cael ei gofnodi'n briodol.
• Sicrhau mai dim ond yr isafswm angenrheidiol o wybodaeth a gaiff ei rhannu.

 

5.  Gweithredu ac Adolygu  

Bydd yr Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth, y Swyddog Diogelu Data a'r Bwrdd Sicrhau Gwybodaeth yn cael y wybodaeth ddiweddaraf am y cytundebau Rhannu Gwybodaeth sydd ar waith.

Mae'r polisi hwn yn eiddo i'r Adran Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth. Bydd y broses adolygu yn cael ei chynnal gan y swyddog Rhannu Gwybodaeth o dan gyfarwyddyd y Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth bob dwy flynedd i sicrhau effeithiolrwydd parhaus y polisi, ac ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth, canllawiau cenedlaethol, canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, ac ati, oni bai bod newidiadau cyn y cyfnod hwn yn dangos bod angen diweddaru'r polisi hwn. 

Bydd effeithiolrwydd y polisi yn cael ei fonitro'n rheolaidd o fewn y cyfnod adolygu o ddwy flynedd a bydd unrhyw bryderon mawr yn cael eu codi fel y bo'n briodol. Bydd cytundebau rhannu gwybodaeth yn destun archwiliad i sicrhau effeithiolrwydd y ddarpariaeth o Gytundebau Rhannu Gwybodaeth yn unol â'r polisi hwn.

Yn achos unrhyw ymholiadau ynglŷn â'r polisi hwn, ei gynnwys, neu ddogfennau canllaw cysylltiedig - dylai unigolion gysylltu â Swyddogion Rhannu Gwybodaeth Heddlu Dyfed-Powys neu'r Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth.

Bydd y polisi hwn yn cael ei hyrwyddo'n briodol, a all gynnwys codi ymwybyddiaeth pan ddarperir mewnbynnau hyfforddi a chyflwyniadau i staff ledled yr Heddlu. Bydd y polisi ar gael ar Fewnrwyd a Rhyngrwyd yr Heddlu. 

Lle nodir problemau, bydd y Swyddog(ion) Rhannu Gwybodaeth neu'r Rheolwr Datgelu, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth yn gweithio'n agos gyda chynrychiolwyr o'r adrannau perthnasol i fynd i'r afael â'r materion a sicrhau bod gwersi'n cael eu dysgu.

Bydd unrhyw faterion sy'n peri pryder neu risg o ran cydymffurfio â rhannu gwybodaeth yn cael eu cyfeirio at y Swyddog Diogelu Data, y Cynghorydd Diogelu Data, Swyddog Diogelwch Gwybodaeth yr Heddlu, Uwch Berchennog Risg Gwybodaeth yr Heddlu a'r Bwrdd Sicrhau Gwybodaeth, yn dibynnu ar lefel y difrifoldeb.

Pan sefydlir bod achos o dor diogelwch data wedi digwydd o ganlyniad i rannu gwybodaeth, dilynir Polisi Tor Diogelwch Data'r Heddlu a'r broses gysylltiedig ar gyfer adrodd am dor diogelwch data.

Gall adroddiadau o'r fath, ac ymchwiliadau dilynol, dynnu sylw at broblemau gyda'r polisi hwn, y broses rhannu gwybodaeth, protocolau rhannu gwybodaeth a chanllawiau cysylltiedig, a allai arwain at adolygiad angenrheidiol. Os digwydd hyn, cymerir camau perthnasol. Bydd y Rheolwr Datgeliadau, Cofnodion a Rhyddid Gwybodaeth yn gweithio'n agos gyda chynrychiolwyr o'r adrannau perthnasol a'r Cynghorydd Diogelu Data i fynd i'r afael â'r problemau a sicrhau y bydd unrhyw wersi a ddysgwyd yn cael eu hadrodd yn llawn a'u rhaeadru yn ôl yr angen.

Dangosyddion Perfformiad Allweddol: Bydd ystadegau mewn perthynas â chytundebau yn y gorffennol, y presennol a'r dyfodol yn cael eu hadrodd yn fisol i'r Swyddog Diogelu Data ac yn chwarterol i'r Bwrdd Sicrhau Gwybodaeth.

 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Medi 2024