Polisi Terfynellau Data Symudol

1. Datganiad Polisi

Mae terfynellau data symudol yn cael eu defnyddio ar draws Heddlu Dyfed-Powys gan swyddogion heddlu a staff i weithio o bell y tu allan i orsafoedd, i gael mynediad at eu gwaith a’u negeseuon e-bost, ac i lenwi ffurflenni trwy Pronto. Mae Pronto yn gartref i amrywiaeth o ffurflenni, megis adroddiadau troseddau a throseddau traffig; mae'r data’n cael eu casglu trwy Pronto a’u bwydo drwodd i Niche a systemau eraill (ee Crash, Pentip a chyfrifiadur cenedlaethol yr heddlu).

Diben y polisi hwn yw nodi a chyfeirio at y gweithdrefnau a’r protocolau y mae eu hangen ar gyfer cymhwyso, lleoli a defnyddio terfynellau data symudol gan swyddogion a staff yr heddlu. Mae’r polisi a’r canllawiau cysylltiedig yn gosod y sail gyfreithiol a’r canllawiau ar gyfer defnyddio terfynellau data symudol.

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i’r canlynol: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr), staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion heddlu, staff a gwirfoddolwyr sy’n cyrchu a defnyddio asedau ac eiddo’r heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Mae’r polisi hwn yn amlinellu’r safonau ymddygiad a defnydd disgwyliedig pan fydd swyddogion heddlu a staff yn defnyddio eu terfynellau data symudol. Trwy amlinellu’r disgwyliadau hyn, mae’n lleihau’r risg y bydd y dyfeisiau’n cael eu defnyddio’n amhriodol.

Yn ogystal ag amlinellu disgwyliadau defnydd, mae’r gweithdrefnau a’r protocolau hefyd yn disgrifio sut i ddiogelu’r ddyfais trwy ddefnyddio cyfrineiriau cymhleth a sut i storio’r dyfeisiau’n ddiogel pan nad ydynt yn cael eu defnyddio. Mae’r wybodaeth hon yn lleihau’r risg o dorri diogelwch data drwy sicrhau na all unrhyw un heblaw’r defnyddiwr gael mynediad i’r derfynell ddata symudol a’r data a gedwir arni ac na ellir dwyn dyfeisiau’n hawdd.

Mae’r terfynellau data symudol yn galluogi swyddogion a staff yr heddlu i gyflawni eu dyletswydd tra’u bod allan o’r orsaf ac yn weladwy yn y gymuned. Mae’r terfynellau data symudol yn galluogi swyddogion i fewnbynnu a chael mynediad at ddata wrth gyflawni dyletswyddau. Mae integreiddio rhwng Pronto a Niche yn sicrhau bod data ar gael o fewn munudau ac yn osgoi bysellu ddwywaith. Mae’r terfynellau data symudol yn gwella ansawdd data trwy fandadu meysydd o fewn y ffurflenni a thrwy leihau’r amser rhwng cipio a mewnbynnu data. Diben y terfynellau data symudol yw i swyddogion a staff yr heddlu gasglu, prosesu a chael mynediad at ddata mewn modd amserol a diogel er mwyn sicrhau’r gwasanaeth gorau i’r cyhoedd. Mae hefyd yn caniatáu iddynt gael mynediad at wybodaeth sy’n ymwneud â gwaith a negeseuon e-bost, ac mae’n rhoi rhif ffôn symudol gwaith pwrpasol iddynt.

 

3.  Pwerau a Pholisi/Gofynion Cyfreithiol

Polisïau, Protocolau, Arferion neu Gytundebau Gwasanaeth Cysylltiedig Mewnol:

Canllawiau terfynellau data symudol

Y weithdrefn arferol ar gyfer terfynellau data symudol

Asesiad o’r effaith ar gydraddoldeb y terfynellau data symudol

Polisi ôl-reoli digwyddiadau Heddlu Dyfed-Powys

Memorandwm cyd-ddealltwriaeth – defnydd yr heddlu o ataliad mewn lleoliadau iechyd meddwl ac anabledd dysgu

Arweiniad ar gyhoeddi a defnyddio dyfeisiau symudol a ffonau

 

4.  Opsiynau a Chynlluniau Wrth Gefn

Rolau a Chyfrifoldebau

Uwch-swyddog Cyfrifol – Pennaeth Technoleg Gwybodaeth a Chyfathrebu

Mae prosiect y terfynellau data symudol yn rhan o gylch gorchwyl Newid Busnes TGCh, a’r Uwch-reolwr Gweithredol TGCh yw’r arweinydd ar gyfer Newid Busnes TGCh.

Rheolir y prosiect terfynellau data symudol gan y Rheolwr Cynnyrch a Rhaglenni TGCh.

Rhoddir terfynellau data symudol i unigolion mewn rolau penodol y bernir bod angen y ddyfais arnynt i gyflawni eu rôl i’r safon orau. Mae gan bob defnyddiwr gyfrifoldeb i ymgymryd â hyfforddiant cyn cael ei ddyfais ac i sicrhau ei fod yn hyderus wrth ddefnyddio’r derfynell ddata symudol cyn ei defnyddio.

• Mae’r adran TGCh yn gyfrifol am ddosbarthu terfynellau data symudol ac amnewid dyfeisiau sydd ar goll neu wedi’u difrodi.
• Bydd yr adran yn cadw cofnod o derfynellau data symudol a ddosberthir i unigolion.
• Yr adran TGCh fydd y prif gyswllt ar gyfer ymholiadau ynghylch defnyddio’r terfynellau data symudol.
• Tîm y Prosiect sy’n gyfrifol am ddarparu diweddariadau Pronto a chymorth gyda Pronto. Mae hefyd yn gyfrifol am yr holl ddogfennaeth sy’n ymwneud â’r terfynellau data symudol a sicrhau ei bod yn cael ei diweddaru; byddant yn darparu diweddariadau pan fo angen.
• Rhoddir hyfforddiant ychwanegol i hyrwyddwyr y terfynellau data symudol i’w galluogi i gynorthwyo’u sifft wrth ddefnyddio’u terfynellau data symudol. Ni fydd hyrwyddwyr yn gweithredu fel hyfforddwyr; eu rôl yw cynorthwyo gyda mân ymholiadau ymarferol o ddydd i ddydd.
• Yr adran Dysgu a Datblygu sy’n gyfrifol am hyfforddiant terfynellau data symudol. Mae’r swyddogion a staff sydd angen terfynellau data symudol yn gyfrifol am neilltuo lle ar gyrsiau hyfforddi drwy’r Uned Rheoli Adnoddau.
• Mae swyddogion unigol a staff y rhoddir terfynellau data symudol iddynt yn gyfrifol am gadw, cynnal a rheoli eu terfynellau data symudol eu hunain yn ddiogel. Maent yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn deall y ddeddfwriaeth, y polisïau a’r holl ddogfennaeth cyn defnyddio terfynellau data symudol. Maent yn gyfrifol am reoli gwybodaeth yn gywir ar eu terfynellau data symudol.
• Dylai swyddogion a staff y rhoddir terfynellau data symudol iddynt ymgyfarwyddo â’r ddogfen Ganllaw ‘Dosbarthu a Defnyddio Dyfeisiau Symudol a Ffonau’ i sicrhau defnydd derbyniol o’r ddyfais fel ffôn symudol.
• Mae swyddogion a staff unigol yn gyfrifol am ddychwelyd eu terfynellau data symudol os ydynt ar fin gadael y sefydliad neu ddechrau rôl lle na thybir bod angen terfynell data symudol.
• Mae rheolwyr llinell yn gyfrifol am sicrhau bod eu staff yn dychwelyd eu terfynellau data symudol os ydynt yn gadael y sefydliad neu’n dechrau rôl lle na thybir bod angen terfynell data symudol.

Dyfeisiau a roddir yn bersonol i unigolion yw terfynellau data symudol; bydd yr unigolion sy’n cael terfynell ddata symudol yn gosod eu cyfrinair eu hunain i gyrchu’r ddyfais. Pronto yw’r cymhwysiad sydd ar y ddyfais i gyrchu ffurflenni. Mae hefyd wedi’i ddiogelu gan gyfrinair. Priodolir pob ffurflen i’r swyddog heddlu neu’r staff sy’n ei chwblhau, sy’n eu gwneud yn atebol ac yn gyfrifol am bob ffurflen a gwblhawyd trwy eu cymhwysiad Pronto a’r derfynell ddata symudol.

Mae swyddogion a staff yr heddlu yn gyfrifol am gasglu eu data eu hunain trwy eu terfynell ddata symudol a sicrhau eu bod yn cael eu casglu a’u defnyddio mewn modd teg, parchus, cyfreithlon a moesegol. Maent yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn agored ac yn onest gyda’r rheswm dros gasglu a’r defnydd posibl o’r data.

Mae unigolion y rhoddir terfynellau data symudol iddynt yn gyfrifol am ddefnydd priodol o’r terfynellau data symudol a’r systemau y gellir cael mynediad atynt drwy’r terfynellau data symudol, ac maent yn gyfrifol am fod yn wrthrychol ac yn deg wrth ddefnyddio unrhyw ddata. (At ddibenion plismona cyfreithlon yn unig ac nid er budd personol ganddynt hwy nac eraill.) Mae swyddogion yn gyfrifol am reoli data mewn perthynas â chyfrifiadur cenedlaethol yr heddlu ac am reoli gwybodaeth o fewn y systemau. Maent yn gyfrifol am gymryd perchnogaeth ac arwain trwy esiampl dda wrth ymdrin â’u data. Mae swyddogion hefyd yn gyfrifol am drin yr holl ddata â pharch, cywirdeb a chyfreithlondeb.

Egwyddorion Cod Moeseg perthnasol:

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaeth cyhoeddus

 

5.  Gweithredu ac Adolygu

Mae’n arfer da cael proses ar waith sy’n sicrhau bod adolygiad ffurfiol rheolaidd o’r holl bolisïau a chanllawiau yn cael eu cynnal. I’w hystyried:

• Effeithiolrwydd y dogfennau
• Unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth / canllawiau’r Swyddfa Gartref
• Heriau i’r polisi
• Unrhyw aneffeithlonrwydd a nodwyd mewn perthynas â gweithredu.

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu bob dwy flynedd oni bai fod angen ei adolygu cyn y ddwy flynedd. Bydd y polisi a’r dogfennau ategol yn cael eu diweddaru cyn i’r ddwy flynedd ddod i ben os oes diweddariadau perthnasol i’w gwneud. Os bydd hyn yn digwydd, ymgynghorir â’r holl randdeiliaid perthnasol, a bydd y dogfennau’n cael eu cyflwyno i’w hailgymeradwyo gan y byrddau.

Caiff yr egwyddorion a’r arferion polisi eu hadolygu yn erbyn gallu’r swyddog i ddefnyddio’r derfynell ddata symudol a chan swyddogion nad ydynt yn camddefnyddio’r terfynellau data symudol na’r system. Gellir ymchwilio ac adrodd ar y defnydd cywir o’r terfynellau data symudol a’r system drwy’r swyddogaeth archwilio o fewn y system. Mae swyddogion a staff hefyd yn dilyn y gweithdrefnau cywir o’r polisi ar gyfer cael terfynell ddata symudol ac ar gyfer dychwelyd y ddyfais os bydd wedi bod ar goll neu wedi’i thorri, neu os ydynt yn newid rolau. Yn ogystal â hyn, anfonir arolygon ynghylch defnydd a boddhad â’r terfynellau data symudol i ddefnyddwyr ddwywaith y flwyddyn er mwyn adolygu effeithiolrwydd y terfynellau data symudol.

Mae’r holl ddiweddariadau neu bryderon ynghylch terfynellau data symudol yn cael eu codi yn y Grŵp Strategaeth TGCh a’r Grŵp Strategaeth TG. Darperir diweddariadau trwy eithriad. Mae’r holl bolisïau, canllawiau a dogfennaeth berthnasol arall mewn perthynas â’r terfynellau data symudol yn cael eu cyflwyno i’r Grŵp Strategaeth TGCh i’w hadolygu gan bawb sy’n bresennol.

Wrth i brosesau gael eu rhoi ar waith, cynhelir proses adolygu i ganfod effeithiolrwydd y broses ac i fesur unrhyw fanteision. Mae’r prosiect terfynellau data symudol yn dal i fod yn y cyfnod prosiect oherwydd datblygiad a chynnal a chadw parhaus Pronto.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Ebrill 2024