Polisi Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu

1. Datganiad Polisi

Diben y ddogfen hon yw rhoi canllawiau i bersonél yr heddlu o ran defnyddio Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu ynghyd â chyfrifoldebau personél allweddol, gan ddiogelu cyfrinachedd, unplygrwydd ac argaeledd yr holl wybodaeth a dderbynnir sy’n cael ei dal, cyfnewid neu ei rhannu gan Heddlu  Dyfed-Powys.

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i'r canlynol: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr), staff ar secondiad neu wirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion heddlu, staff a gwirfoddolwyr sy'n cyrchu ac yn defnyddio asedau ac eiddo'r Heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn ystyried bod y camau gweithredu hyn yn ofynnol mewn cymdeithas ddemocrataidd er budd:

• Diogelwch Cenedlaethol,
• Diogelwch Cyhoeddus,
• lles economaidd y wlad,
• atal anhrefn neu drosedd,
• diogelu trefn gyhoeddus,
• diogelu enw da neu hawliau eraill,
• diogelu iechyd a moesau.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol ar gyfer holl swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed-Powys.

 

3.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi  

Prif nod Heddlu Dyfed-Powys a’r polisi hwn yw:

• cyflawni’r dyletswyddau a’r disgwyliadau o ran diogelu bywyd ac eiddo, cadw trefn, atal comisiynu troseddau – gan ddwyn troseddwyr i gyfiawnder a gweithredu yn unol â’r gyfraith gyffredin a/neu statud lle bo’n berthnasol;                                                                                

• diogelu cyfrinachedd, unplygrwydd ac argaeledd yr holl wybodaeth a dderbynnir sy’n cael ei dal, cyfnewid neu ei rhannu gan Heddlu Dyfed-Powys.

Y prif awdurdodau cyfreithiol ar gyfer arfer y pwerau a’r dyletswyddau a amlinellir yn y polisi hwn yw:

(a) Cyfraith Gyffredin  

(b) Deddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990

(c) Deddf Diogelu Data 2018

(ch) Deddf Hawliau Dynol 1998

(d) Deddf Hawlfraint, Dyluniadau a Phatentau 1988

(dd) Deddf Tystiolaeth Droseddol 1998

(e) Deddf Cyfiawnder Troseddol (Amrywiol)

(f)  Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984 a’i Chodau Ymarfer

(ff) Deddf Gweithdrefn ac Ymchwiliadau Troseddol 1996

(g) Deddf Cyfiawnder Troseddol a Threfn Gyhoeddus 1994

(ng) Y Ddeddf Cyfrinachau Swyddogol (Amrywiol)

 

4.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn  

Rheolir cofnodion ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a defnydd o’r wybodaeth sy’n cael ei dal yn llym mewn cydymffurfiaeth â gofynion Deddf Diogelu Data 2018.

Llywodraethir mynediad i Raglenni Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu gan yr egwyddor cyffredinol na fydd unrhyw swyddog neu aelod o staff yr heddlu’n cael mynediad at UNRHYW WYBODAETH heblaw bod angen y wybodaeth yn benodol ar gyfer dibenion swyddogol mewn perthynas â dyletswyddau’r unigolyn hwnnw.

Os yw dogfen (sgrin cyfrifiadur neu ffeil papur) yn cael ei hagor ac yn cynnwys data personol, cafwyd mynediad i’r data hwn. Heblaw bod mynediad at wybodaeth wedi’i awdurdodi a’i gyfiawnhau, gall yr unigolyn sy’n cael mynediad fod yn agored i gamau disgyblu ac erlyniad am gamymddwyn mewn swydd gyhoeddus neu drosedd o dan Ddeddf Camddefnyddio Cyfrifiaduron 1990 neu Ddeddf Diogelu Data 2018. Mae’r rheol hwn yn berthnasol i unrhyw wybodaeth, ac nid data personol yn unig. Ni ddylid pori systemau’r heddlu heblaw bod swydd benodol unigolyn yn mynnu hynny. Rhaid i’r wybodaeth y ceir mynediad ati fod ar gyfer dyletswyddau heddlu swyddogol.

Disgwylir i bob unigolyn sy’n defnyddio Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu neu’n cyfrannu at y broses o greu a chynnal adroddiad ar y system gymryd cyfrifoldeb priodol am ansawdd ac amseroldeb y wybodaeth honno.

Mynediad o bell i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu/Gwasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith (cyfeiriwch at Bolisi Mynediad o Bell i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu/Gwasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith ar Dudalen Gartref yr Adran Cyfiawnder Troseddol – Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu – Canllawiau Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu)

Cydnabyddir bod Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith yn hwyluso ymchwiliadau a’i fod yn genhadaeth hanfodol ar gyfer defnyddwyr awdurdodedig o ran lleihau bygythiad, niwed a pherygl i’r cyhoedd. Mae’r polisi atodedig yn nodi cyfrifoldebau Heddlu / Asiantaeth wrth ganiatáu i’w personél gysylltu â Chyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith o fewn lleoliadau diffiniedig heblaw adeilad a weithredir ac a ddiogelir gan yr Heddlu / Asiantaeth;

Y lleoliadau yng nghwmpas y polisi hwn yw:

• Adref - wedi’i ddiffinio fel preswylfa breifat sy’n eiddo i, wedi’i rentu gan, neu’n cael ei reoli fel arall gan y defnyddiwr neu ei deulu (o fewn awdurdodaeth a ddiffinnir o fewn 1.3).
• O bell – wedi’i ddiffinio fel lleoliad o fewn awdurdodaeth ‘cartref’ y defnyddiwr (fel y diffinnir o fewn 1.3) – heblaw cyfeiriad cartref y defnyddiwr (fel y diffinnir uchod) neu adeilad a reolir ac a ddiogelir gan ei Heddlu / Asiantaeth – naill ai rheolaeth yn gyfan gwbl neu ar y cyd h.y. Canolfannau Diogelu Amlasiantaeth. (Noder lleoliadau sydd wedi eu gwahardd o dan adran 5.3)
• Tramor – wedi’i ddiffinio fel unrhyw leoliad tu allan i ffiniau awdurdodaeth gartref y defnyddiwr (fel y diffinnir o fewn 1.3). 

Rhaid i ddefnyddiwr beidio cael mynediad i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith o unrhyw gyfeiriad sy’n cymryd rhan yn y cynllun ‘Cartrefi i Wcráin’ neu sy’n gysylltiedig ag ef – fel y diffinnir o fewn Llythyr Swyddogion Cyswllt Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu 2022/032.

Ni ddylid argraffu gwybodaeth o Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith heb awdurdod y Panel Mynediad at Wybodaeth yr Heddlu. Lle y ceir awdurdod, rhaid glynu wrth ofynion mewn perthynas â chadw a gwaredu.

Fel y nodir yn adran 2.9, gellir dileu’r awdurdod ar gyfer cael mynediad i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith o gyfeiriad cartref unrhyw bryd gan Arweinydd Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu ar gyfer Cyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu, Arweinydd Cyngor Cenedlaethol Prif Swyddogion yr Heddlu ar gyfer Gwasanaethau Data Gorfodi’r Gyfraith, a/neu Banel Mynediad at Wybodaeth yr Heddlu ac mae’n destun adolygiad rheolaidd er mwyn sicrhau priodoldeb.

Gweithio o Bell – Cyfrifoldebau ychwanegol defnyddiwr

Ni ddylid argraffu gwybodaeth o Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith.

Gan eithrio

• Defnyddwyr gweithredol sy’n cefnogi digwyddiad byw (fel y diffinnir yn adran 3.2)
• defnyddiwr/defnyddwyr sydd ag awdurdod ysgrifenedig (gan ddiffinio lleoliad, defnyddiwr/defnyddwyr a rhesymeg) ymlaen llaw gan Banel Mynediad at Wybodaeth yr Heddlu

ni ddylai defnyddiwr gael mynediad i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu a/neu Wasanaeth Data Gorfodi’r Gyfraith yn unrhyw un o’r lleoliadau canlynol:

• preswylfa breifat (heblaw cyfeiriad cartref y defnyddiwr)
• unrhyw gyfeiriad o fewn ffiniau cenedlaethol awdurdodaeth a ddiffinnir o fewn adran 1.3 – ond tu allan i’w pŵer a’u rheolaeth. Mae hyn yn cynnwys cytundebau tymor hir (h.y. annedd diplomyddol) neu lle mae unrhyw drefniant arbennig/deddfwriaeth dros dro wedi ei ddeddfu ar gyfer digwyddiad neu fel arall.
• Annedd cyhoeddus lle mae perygl, nad yw’r defnyddiwr yn medru ei reoli, y byddai unigolyn/unigolion anawdurdodedig yn gallu gweld (neu glywed) y wybodaeth sy’n cael ei phrosesu; gan hynny, methu sicrhau ei gyfrifoldebau gydag adran 3 (3.5 yn benodol) h.y. bwyty cyhoeddus lle nad yw mynediad yn cael ei reoli.
• Unrhyw leoliad tu allan i annedd. h.y. man cyhoeddus neu fan agored arall; cerbyd/llong.
• Unrhyw leoliad sydd wedi’i eithrio’n benodol; neu du allan i’r rhai sydd wedi’u cymeradwyo, os ydynt wedi’u diffinio gan Banel Mynediad at Wybodaeth yr Heddlu ar gyfer yr heddlu / asiantaeth a/neu’r defnyddiwr.

Mae egwyddorion y Cod Moeseg yn berthnasol i’r polisi hwn –

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaeth Cyhoeddus

 

5.  Gweithredu ac adolygu  

Er mwyn gwneud yn siŵr bod data’n cael ei sicrhau, ei ddal, ei ddefnyddio a’i ddatgelu yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a deddfwriaethau perthnasol eraill, cynhelir archwilio rheolaidd a bwriadus.

Fel rhan o’r broses, archwilir data a gweithdrefnau penodol â’r nod o fesur effeithiolrwydd y gweithdrefnau monitro a goruchwylio. Adroddir am ganfyddiadau archwiliadau ac argymhellion wrth y Bwrdd Cyfiawnder Troseddol Strategol, Dalfeydd ac Ymchwiliadau.

Adolygir y polisi hwn bob 2 flynedd gan yr unigolyn enwebedig. Bydd y polisi hwn yn cael ei fonitro er mwyn sicrhau ei fod yn ddiweddar ac yn addas ar gyfer y diben, unrhyw heriau a wnaed ac unrhyw newidiadau i ganllawiau, deddfwriaethau neu bolisïau cenedlaethol. Gweithredir newidiadau gan yr unigolyn enwebedig, yn dilyn ymgynghori a chymeradwyaeth gan y Grŵp Cyfiawnder Troseddol a’r Bwrdd Cyfiawnder Troseddol Strategol, Dalfeydd, Cudd-wybodaeth ac Ymchwiliadau.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Ionawr 2026