Polisi Rheoli Tystiolaeth ac Eiddo

1. Datganiad polisi

Mae Heddlu Dyfed-Powys wedi ymrwymo i ymdrin yn broffesiynol â phob tystiolaeth ac eiddo, gan ddiogelu ei uniondeb i gefnogi gwaith atal a chanfod trosedd. 

Nodau

• Sicrhau bod Heddlu Dyfed-Powys yn bodloni ei rwymedigaethau cyfreithiol wrth ymdrin â thystiolaeth/eiddo a ddaw i’w feddiant.
• Sicrhau nad yw Heddlu Dyfed-Powys yn amddifadu eraill o fwynhau eu heiddo yn heddychlon, ac eithrio er budd y cyhoedd ac yn ddarostyngedig i’r amodau y darperir ar eu cyfer gan y gyfraith.
• Sicrhau bod yr holl swyddogion, staff yr heddlu a gwirfoddolwyr sy’n ymwneud â thystiolaeth/eiddo yn dilyn yr un egwyddorion, yn ymdrin ag ef mewn modd corfforaethol, yn trin pobl yn deg a bod ein prosesau’n dryloyw.
• Sicrhau bod yr holl dystiolaeth/eiddo yn cael ei drin, ei gofnodi a’i storio mewn modd proffesiynol, diogel ac amserol.
• Sicrhau bod yr holl dystiolaeth/eiddo yn cael ei adolygu'n feirniadol.
• Sicrhau dychwelyd neu waredu tystiolaeth/eiddo yn briodol ac yn amserol.

 

Amcanion

 

• Sicrhau bod holl swyddogion yr heddlu, staff yr heddlu a gwirfoddolwyr yn ymwybodol o'u hatebolrwydd personol a'u cyfrifoldeb am dystiolaeth/eiddo.
• Atal cadw tystiolaeth/eiddo yn ddiangen.

 

Canlyniadau

• Gwell trin, cofnodi, storio, dychwelyd a gwaredu tystiolaeth/eiddo.
• Gwell rhyngwyneb cyhoeddus a boddhad y cyhoedd ynghylch materion tystiolaeth/eiddo.
• Llai o angen am le storio.
• Llai o risgiau iechyd a diogelwch.

 

 

 

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i’r canlynol: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn weithwyr llawn amser, rhan amser, parhaol, gweithwyr am gyfnod penodol, gweithwyr dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, partneriaid a chontractwyr) neu staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yr heddlu sy’n cyrchu ac yn defnyddio asedau ac eiddo’r Heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y polisi

Mae'r polisi hwn yn disodli'r holl bolisïau tystiolaeth ac eiddo blaenorol ac mae'n berthnasol i swyddogion heddlu, staff a gwirfoddolwyr yr heddlu.

Mae'r Uned Rheoli Tystiolaeth wedi ymrwymo i ymdrin yn broffesiynol â phob tystiolaeth ac eiddo, gan ddiogelu ei uniondeb i gefnogi gwaith atal a chanfod trosedd.  Bydd yn darparu system trin eiddo effeithiol sy'n sicrhau bod eiddo/tystiolaeth yn cael ei ddiogelu'n briodol, ei nodi'n gywir a'i olrhain, gan drin eitemau crefyddol a diwylliannol â sensitifrwydd priodol.  Bydd cydymffurfio â hyn yn sicrhau boddhad a hyder y cyhoedd.

Mae’n rhaid i swyddogion heddlu, staff a gwirfoddolwyr yr heddlu sy’n atafaelu/trin tystiolaeth ac eiddo wneud hynny gyda’r lefel uchaf o ofal, gan ddilyn gweithdrefnau penodol i ddiogelu uniondeb y dystiolaeth, gan ystyried iechyd a diogelwch y rhai sy’n trin y dystiolaeth ar y pryd ac yn y dyfodol.

Ers 16 Mai 2023, rheolir yr holl dystiolaeth/eiddo ar system Niche a chedwir trywydd archwilio llawn o leoliad yr eiddo.  Bydd yr holl dystiolaeth/eiddo a gofnodir ar y system Niche yn cael ei drosglwyddo o stordai eiddo lleol i'r prif gyfleuster yn Uned Rheoli Tystiolaeth Pencadlys yr Heddlu i'w storio o fewn deng niwrnod gwaith.

Mae unrhyw dystiolaeth/eiddo a gadwyd cyn 16 Mai 2023 yn cael ei reoli ar y System Rheoli Eiddo a bydd yn cael ei gadw mewn stordai eiddo lleol.

Dylid darllen y polisi hwn ar y cyd â'r Canllawiau ar Eiddo a Gedwir.

Nod y polisi yw lliniaru’r risgiau canlynol:

• Cadw tystiolaeth/eiddo yn ddiangen
• Risgiau iechyd a diogelwch sy'n gysylltiedig â thrin eitemau niweidiol/peryglus
• Colli eitemau wedi'u cofnodi/storio'n anghywir trwy drywydd archwilio cadarn
• Cwynion gan aelodau'r cyhoedd o ganlyniad i gofnodion annigonol neu anghywir a gwaredu/dychwelyd eitemau a atafaelwyd.

 

3. Pwerau a pholisi / gofynion cyfreithiol

Mae’r polisi hwn yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth a’r dogfennau canlynol –

• Canllawiau Cadw Tystiolaeth Ddigidol a Chorfforol Cenedlaethol Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu
• Adrannau 19 i 22 o Ddeddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984
• Adran B7 o Godau Ymarfer Deddf yr Heddlu a Thystiolaeth Droseddol 1984
• Deddf yr Heddlu (Eiddo) 1897 a 1997
• Cylchlythyr y Swyddfa Gartref 42/1997 – Rheoliadau Newydd sy'n Darparu ar gyfer Gwaredu neu Gadw Eiddo sydd ym Meddiant yr Heddlu
• Deddf Diogelu Data 2018
• Canllawiau ar Eiddo a Gedwir Heddlu Dyfed-Powys

 

4. Opsiynau a chynlluniau wrth gefn

Mae'r polisi yn eiddo i'r Prif Arolygydd, yr Adran Cyfiawnder Troseddol, sy'n bennaf gyfrifol am reoli'r Uned Rheoli Tystiolaeth. 

Y swyddog yn yr achos sy’n bennaf gyfrifol am unrhyw eiddo/tystiolaeth, yn enwedig eiddo/tystiolaeth adnabyddadwy a gedwir neu a geir.

Mae'r Swyddog Cymorth Eiddo/ Rheoli Tystiolaeth yn gyfrifol am sicrhau bod pob eitem o eiddo/tystiolaeth sy'n dod i feddiant yr heddlu yn cael ei gofnodi'n gywir, ei storio'n ddiogel a'i waredu yn unol â chanllawiau.

Mae holl egwyddorion y Cod Moeseg newydd yn berthnasol i’r polisi hwn -

• Dewrder
• Parch ac Empathi
• Gwasanaethu'r cyhoedd

 

5.  Gweithredu ac adolygu

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu ymhen 12 mis i ddechrau, ac yna bob dwy flynedd wedi hynny i sicrhau ei fod yn addas i’r diben.

Bydd yr adolygiad ac unrhyw ddiwygiadau yn ystyried y canlynol –

• Effeithiolrwydd y polisi
• Unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth neu ganllawiau cenedlaethol
• Heriau i'r polisi ac
• Unrhyw aneffeithlonrwydd a nodwyd mewn perthynas â gweithredu

Bydd unrhyw newidiadau i'r polisi hwn yn cael eu gweithredu drwy'r Grŵp Cyfiawnder Troseddol, y Bwrdd Safonau Ymchwilio ac yna darperir goruchwyliaeth derfynol gan Fwrdd Strategol Cyfiawnder Troseddol, y Ddalfa, Cudd-wybodaeth, Ymchwiliadau, Trwyddedu Arfau Saethu ac Eiddo.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Mai 2025