Polisi Delweddu Digidol

1. Datganiad Polisi

Polisi Heddlu Dyfed-Powys yw:

1. Rhoi arweiniad mewn perthynas â’r gweithdrefnau a’r prosesau ar gyfer creu a chadw delweddau digidol.
2. Diffinio dyletswyddau gweinyddol yn glir er mwyn cynnal creu a chadw delweddau digidol.
3. Rhoi gwybodaeth allweddol i bob swyddog sy’n rhan o’r broses hon.

Wrth fabwysiadu’r polisi hwn, ac wrth arfer eu dyletswyddau dyddiol, rhaid i bob aelod staff sicrhau:

1. Eu bod nhw’n rhoi sylw dyledus i les, diogelwch, hawliau dynol a lles cyffredinol pob unigolyn;
2. Nad ydynt yn gwahaniaethu’n anghyfiawnadwy yn erbyn unrhyw unigolyn neu grwpiau o unigolion;
3. Bod camau gweithredu a gymerir yn gyfiawn a chymesur, a’r dewis lleiaf niweidiol ac ymwthiol ar gyfer cyflawni eu hamcanion cyfreithlon.

Mae’n berthnasol ar gyfer y canlynol (ond heb fod yn gyfyngedig i hynny): Swyddogion Heddlu, SCCH a staff cymorth yr heddlu sy’n defnyddio delweddau digidol yn weithredol a thystiolaethol, staff cymorth sy’n gysylltiedig â chasglu tystiolaeth o gyfryngau digidol neu drwy offer digidol a darparwyr delweddau digidol trydydd parti, pa un ai a ydynt yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr), staff sydd ar secondiad neu’n wirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion heddlu, aelodau staff a gwirfoddolwr sy’n cael gafael ar asedau ac eiddo’r Heddlu a’u defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

 

2. Cwmpas y Polisi

Rhaid glynu wrth y polisi hwn bob amser. Yn  benodol, wrth ymdrin â delweddau digidol. Mae’n berthnasol ar gyfer pob aelod staff sy’n ymdrin â delweddau digidol ac mae’n tanategu’r Gweithdrefnau Gweithredu Safonol a luniwyd ar gyfer sicrhau y gellir defnyddio technoleg ddigidol yn llwyddiannus fel ffynhonnell wybodaeth ychwanegol. Drwy weithdrefnau priodol, gellir sicrhau tystiolaeth o’r safon orau a chreu rhyngwyneb llyfn â gofynion y System Cyfiawnder Troseddol. Mae safoni gweithdrefnau hefyd yn diwallu diffiniad safon leiaf y cynnyrch ac yn cynnig rhywfaint o arweiniad ar gyfer gofynion mewnol neu allanol yn y dyfodol. 

Nid yw’r polisi hwn yn cyfeirio at ddyfeisiau data symudol HDP a gyhoeddir i swyddogion. Mae polisi ar wahân ar gyfer y defnydd o’r dyfeisiau hyn.  

Awdurdod

Lle bo hynny’n briodol, rhaid cael awdurdod ar gyfer cipio’r delweddau yn unol â Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000.

Offer

Bydd y gweithredwr yn gwbl gymwys i ymdrin â’r offer (gweler y gweithdrefnau gweithredu safonol priodol ar gyfer manylion). Bydd unrhyw offer a ddefnyddir yn cael ei wirio’n llawn ar gyfer ei ymarferoldeb cyn unrhyw weithgarwch.

Rhaid i’r offer ddefnyddio Cardiau Cyfryngol Symudadwy sy’n gydnaws â’r cyfleusterau technegol a ThG a ddefnyddir o fewn Heddlu Dyfed-Powys. Gall Adran Ddelweddu’r Pencadlys gynghori ynghylch cyflenwyr offer ffotograffig (drwy fframweithiau cytundeb) a’r dewis o gamerâu am hwylustod defnydd, ansawdd, cydnawsedd â gofynion yr heddlu a’u pris.

Rhaid i Adran Ddelweddu’r Pencadlys gymeradwyo prynu pob offer digidol arall hefyd.

Os oes unrhyw offer ffotograffig yn cael ei ddifrodi neu’n datblygu nam, dylid ei ddychwelyd yn syth at Adran Ddelweddu’r Pencadlys gyda chopi o ffurflen CSI/EQ/03 (Ffurflen Adrodd am Offer Coll, Diffygiol a Difrodedig) wedi’i chwblhau. Rhaid cyflwyno’r ffurflen orffenedig i’r Rheolwr Ymchwilio i Leoliadau Trosedd, a fydd yn rhoi rhif i’r ffurflen ac yn cyflwyno copi i Adran Ddelweddu’r Pencadlys. Bydd y Rheolwr Ymchwilio i Leoliadau Trosedd yn cynnal cofnod o’r gost ar gyfer yr holl offer sydd wedi’i golli neu ei ddifrodi, neu sydd wedi datblygu nam. Bydd yr Adran Ddelweddu’n diweddaru’r ffurflen wrth i’r trwsio neu newid fynd rhagddo.

Llwybr archwilio

Dylid cychwyn llwybr archwilio cyn gynted â phosibl. Gall y llwybr archwilio fod yn system bapur neu electronig a dylai gynnwys y data canlynol: (Nid yw’r rhestr hon yn hollgynhwysfawr)

1. Manylion yr achos
2. Disgrifiad o saethiadau a gymerwyd a chofnod o’r cyfryngau a ddefnyddiwyd
3. Data lawrlwytho, diffiniad o gopi meistr a chadw
4. Cael gwared ar ffeiliau

Bydd staff Ymchwilio i Leoliadau Trosedd yn cofnodi 1 a 2 yn yr adran briodol ar ffurflen Adroddiad Archwiliad 01 Ymchwilio i Leoliadau Trosedd. 

Cipio

Delweddau sy’n deillio o’r heddlu

Unwaith y bydd delweddau digidol wedi’u cipio, ni ddylid dileu delweddau na recordio drostynt hyd nes bydd y delweddau wedi’u lanlwytho i system ddelweddu gweinydd diogel yr heddlu ac mae copi meistr a chopi gweithredol wedi’u creu. Sefydlir creu a thrin y ddau yn y siart llif gweithdrefnol yn Atodiad A.

Delweddau trydydd parti

Dylid ceisio a chofnodi’r holl wybodaeth bosibl, gan gynnwys manylion y pwynt trosglwyddo a hunaniaeth y trydydd parti. Unwaith y bydd delweddau trydydd parti wedi dod i feddiant yr heddlu, mae dyletswydd gyfartal i ddiogelu’r delweddau hyn yn codi ac mae’r egwyddorion a nodir yn y polisi hwn yn berthnasol. Gall fod angen adfer delweddau ychwanegol nad ydynt yn ymwneud â’r achos er mwyn cydymffurfio â’r gofynion datgelu (bydd angen dyblygu pob delwedd ar y cerdyn). Yn achos troseddau difrifol, pan mae’r delweddau a gedwir o werth tystiolaethol sylweddol, bydd yr Uwch Swyddog Ymchwilio’n penderfynu pa un ai a ddylid cadw/atafaelu’r cyfryngau gwreiddiol (e.e. cerdyn SD) ar gyfer hyd yr ymchwiliad. (Mewn achosion o’r fath, cysylltwch ag Adran Ddelweddu’r Pencadlys am gyngor oherwydd bydd yr orsaf gyfryngol yn dileu’r holl ddelweddau ar y cerdyn cyfryngol.)

Pan fyddant wedi’u lanlwytho, bydd pob delwedd yn cael i chategoreiddio fel difrifol (rhagddodiad ‘S’) neu reolaidd (rhagddodiad ‘R’) sy’n eu galluogi i gael eu rhannu ar gyfer eu cadw. Bydd hyn yn sicrhau bod delweddau’n cael eu cadw ar gyfer y cyfnod cadw cywir ac yn symleiddio’r broses ddifa.

Prosesu a Diogelu

Bydd pob disg sy’n cynnwys delweddau a gynhyrchir gan system gweinydd diogel delweddu’r heddlu’n cael ei farcio yn unol â Chynllun Marcio Amddiffynnol y Llywodraeth.

Cynhyrchu copi meistr

Mae canllawiau’r Labordy Technoleg a Gwyddoniaeth Amddiffyn yn nodi bod rhaid creu copi darn am ddarn o’r ffeiliau digidol gwreiddiol i weithredu fel arddangosyn unfath.

Gellir cyflwyno delweddau o nifer o gyfryngau. Mae hyn yn cynnwys cyfryngau symudadwy nad yw’n ailddefnyddiadwy, cyfryngau symudadwy ailddefnyddiadwy, tâp symudadwy a chyfryngau nad yw’n symudadwy.  

Dylid lanlwytho delweddau drwy’r orsaf gyfryngau cyn gynted â phosibl ar ôl y cipio cychwynnol, yn ystod yr un daith ddyletswydd (yr un diwrnod). Bydd y gorsafoedd cyfryngau, ar y cyd â system ddelweddu gweinydd diogel yr heddlu, yn cynhyrchu copi meistr a chopi gweithredol o bob delwedd sy’n cael ei lanlwytho’n awtomatig, ac yn creu copi yn y jiwcbocs ar gyfryngau ysgrifennu unwaith darllen llawer (WORM).

1. Ni cheir mynediad at ddelweddau a gedwir ar y gweinydd copïau meistr a bydd copi o’r delweddau copi meistr ond yn cael eu cynhyrchu gyda chaniatâd llys ar ôl derbyn ffurflen C614L (Cais am awdurdod i weld delweddau copi meistr mewn llys).
2. Ar ôl derbyn ffurflen C614L orffenedig, cynhyrchir copi ardystiedig o’r delweddau a gedwir ar y gweinydd diogel Copïau Meistr i’w cyflwyno yn y llys.
3. Bod ar gyfrwng WORM.
4. Bod â label yn unol â hynny (Ceir manylion arddangos yn y gweithdrefnau gweithredu priodol.)
5. Cael ei gadw ar ffurf ac mewn modd a fydd yn galluogi adolygiad o’r delweddau, gan gynnwys meddalwedd gwylio, pryd bynnag y bo angen.
6. Cael ei gadw yn unol â’r protocol arddangos.

Bydd y gorsafoedd cyfryngau’n creu copi PDF o’r holl ddelweddau sy’n cael eu lanlwytho ar gyfer pob tasg, a fydd yn cael eu trosglwyddo’n awtomatig i ffolderi ar yriant W. Bydd y rhain yn hygyrch i swyddogion awdurdodedig ar gyfer eu cyflwyno’n uniongyrchol i Wasanaeth Erlyn y Goron ac ati 24/7. Mae’n hollbwysig bod y swyddogion yn cofnodi manylion y bobl y’u hanfonwyd atynt a phryd y cawsant eu hanfon.

Defnyddir y gweinydd copi gweithredol i gynhyrchu printiau ffotograffig ar gyfer albymau neu gryno ddisgiau pellach i’w defnyddio yn y broses ymchwiliol. Dylid cofnodi unrhyw newidiadau a wneir i ddelweddau neu gopïau gweithredol dilynol drwy drywydd archwilio rhag ofn y bydd ail-luniad o’r prosesau gweithio’n ofynnol yn ddiweddarach.

Cofnodir manylion pob ffotograff neu gryno ddisg a gynhyrchir ar gofrestr Ddelweddu’r Pencadlys ynghyd â manylion y swyddog sy’n gwneud y cais, rhif cais RhDH, dyddiad y cais, rhif a manylion y ffotograffau a gynhyrchwyd, nifer yr albymau a gynhyrchwyd, y dyddiad cynhyrchu a phwy gyflawnodd y gwaith. Yn ogystal, yn achos Gwylio Cryno Ddisgiau Copi, bydd y rhif disg unigryw hefyd yn cael ei gofnodi, yn ogystal â manylion yr unigolyn a dderbyniodd y ddisg.  

Diogelu delweddau

Pan mae angen (a phan roddir caniatâd) trosglwyddo delweddau drwy’r rhyngrwyd, mae’n hollbwysig lanlwytho’r delweddau i system weinyddu ddiogel yr heddlu cyn eu trosglwyddo. Mae hyn yn caniatáu i gopi meistr a chopi gweithredol gael eu creu cyn bod unrhyw ddelweddau’n cael eu hanfon. Rhaid cadw llwybr archwilio llawn o unrhyw ddelweddau a drosglwyddir, a fydd ar gael i’w archwilio os oes angen.

Cadw

Bydd cadw’n digwydd o fewn y polisi a’r gweithdrefnau presennol ar gyfer trin a chadw tystiolaeth.

Ni ddylid cadw delweddau dan unrhyw amgylchiadau ar offer gweinydd neu gyfrifiadur rhwydwaith Heddlu Dyfed-Powys oni bai bod yr unigolyn hwnnw wedi’i awdurdodi’n arbennig i wneud hynny fel rhan o’i swydd ac yn unol â’r weithdrefn ar ddefnydd derbyniol o gyfrifiaduron yr heddlu.

Rheolir pob delwedd ddigidol a lanlwythir drwy Mediastation gan adran ddelweddu’r Uned Cefnogaeth Wyddonol. Mae’r copïau meistr a’r copïau gweithio’n cael eu cadw’n ddigidol ar ddyfeisiau WORM NAS diogel, ac yn optegol ar ddisgiau Blu-ray. Cedwir copïau meistr a chopïau gweithio mewn adeiladau gwahanol ar draws HDP. 

Rhaid cymryd gofal wrth drin cyfryngau digidol. Dylid ei gadw mewn lleoliad priodol, diogel mewn amgylchedd glân a sych gydag amrywiadau tymheredd wedi’u cyfyngu i dymereddau ystafell cyffredin er mwyn osgoi anwedd. Hefyd, dylid eu cadw i ffwrdd o ddwst, golau cryf neu halogiad cemegol.

GEG

Archebu Delweddau Ffotograffig

Pan mae angen albymau lluniau ar gyfer dibenion barnwrol, cyfrifoldeb Swyddog yr Achos (nid y Swyddog Cefnogaeth Wyddonol) fydd gwneud cais ar gyfer cynhyrchu’r albymau hynny gan ddefnyddio system rheoli delweddau’r heddlu. Bydd system rheoli delweddau’r heddlu’n galluogi’r swyddog i gwblhau a chyflwyno ffurflen C614 (ffurflen cais ffotograffig). Yn yr achosion hyn, dylid cwblhau Rhan (B) ac (C) o’r ffurflen. Rhaid gwneud y cais hwnnw mor fuan â phosibl er mwyn rhoi digon o amser i gwblhau’r prosesau dilysu a chynhyrchu. Mewn rhai achosion, bydd angen darparu ffotograffau ar gyfer asiantaethau allanol e.e. Crwner, y gwasanaeth Tân ac ati, a bydd cwblhau Rhan Ch Ffurflen C614 yn darparu ar gyfer y gofynion hyn.

Mae llysoedd y DU nawr yn derbyn delweddau digidol ar ffurf PDF, fodd bynnag, gallant dal ofyn am gopïau caled os oes angen. Dylid cyflwyno pob delwedd er mwyn peidio â chyfaddawdu’r cynnwys tystiolaethol. Os oes deunydd perthnasol y gellir ond ei weld pan edrychir ar y ddelwedd ar ffurf ddigidol, dylid sicrhau bod offer priodol ar gael yn y llys ar gyfer ei chwarae yn ôl. Yn gyffredinol, derbynnir mai’r heddlu ddylai darparu’r offer hwn. Yn yr achosion hyn, dylid sefydlu pa ddull arddangos fydd angen ar gyfer y llys drwy ymgysylltu â GEG.

Argaeledd

Bydd y Swyddog â Chyfrifoldeb yn sicrhau bod unrhyw ddata a llwybrau archwilio ar gael i’r llys er mwyn sicrhau tryloywder y prosesau a chyfanrwydd y ddelweddaeth ymhellach.

Gwaredu

Yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 a Pholisi Rheoli Cofnodion Heddlu Dyfed-Powys, dylid cymryd gofal i ddileu’r holl dystiolaeth o fewn yr amserlenni priodol.

Bydd achosion o natur ddifrifol h.y. llofruddiaeth, ymgais i lofruddio, dynladdiad, clwyfo maleisus,  troseddau rhywiol, cam-drin/esgeuluso plant, byrgleriaeth waethygedig, ysbeiliad, herwgipio ac ymweliadau Brenhinol yn cael eu cadw o fewn yr archif ‘difrifol’ er mwyn sicrhau eu bod nhw’n cael eu cadw am gyfnod o 100 mlynedd (gydag adolygiad bob 10 mlynedd).  

Bydd pob gorchwyl arall yn cael ei gadw am chwe blynedd, ynghyd â’r flwyddyn gyfredol. Ar ddiwedd y cyfnod hwn, bydd y disgiau sy’n cynnwys y delweddau ac unrhyw lwybrau archwilio’n cael eu dinistrio. Bydd y cofnodion perthnasol ar y rhestr ddelweddu sy’n cynnwys manylion am y delweddau hefyd yn cael eu dileu’n barhaol.

Rhyddhau Delweddau

Ni ellir rhyddhau delweddau cyn cwblhau’r broses erlyn heb ganiatâd ysgrifenedig gan Wasanaeth Erlyn y Goron.

Cyfeirir unrhyw geisiadau ar gyfer rhyddhau delweddau digidol i drydydd partïon ar ôl hyn at Swyddog Diogelu Data’r heddlu i’w cymeradwyo.

Pan mae disg sy’n cynnwys delweddau’n cael ei greu ar gyfer ei ryddhau, rhaid i’r disg gael ei amgryptio a rhaid i’r cyfrinair gael ei anfon ar wahân drwy gyfeiriad e-bost awdurdodedig.

 

3.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi  

Y sail gyfreithiol ar gyfer arfer y pwerau a’r dyletswyddau a amlinellir yn y polisi hwn yw:

• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Y Confensiwn Ewropeaidd ar Hawliau Dynol
• Deddf Gweithdrefn ac Ymchwiliadau Troseddol 1996
• Canllawiau’r Twrnai Cyffredinol ar ddatgelu tystiolaeth
• Canllaw arfer da Cymdeithas Prif Swyddogion yr Heddlu ar gyfer Tystiolaeth Ddigidol – Mawrth 2012
• Deddf Diogelu Data 2018
• Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data’r DU
• Gweithdrefn Delweddu Digidol y Labordy Technoleg a Gwyddoniaeth Amddiffyn, fersiwn 3
• Cod Ymarfer a chanllawiau Rheoli Gwybodaeth yr Heddlu
• Arferion Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona (Arferion Proffesiynol Awdurdodedig – Rheoli Gwybodaeth)
• Cyngor Ymarferol yr Asiantaeth Genedlaethol Gwella Plismona ar Ddefnydd yr Heddlu o Ddelweddau Digidol
• Deddf Cyfiawnder Troseddol 2003

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn ystyried bod y camau gweithredu hyn yn ofynnol mewn cymdeithas ddemocrataidd er budd, ac er mwyn gwarchod, diogelwch y cyhoedd.

Polisïau, Protocolau, Arferion neu Gytundebau Gwasanaeth Cysylltiedig

Gweithdrefn Weithredu Safonol ar gyfer Ffotograffiaeth Ddigidol ar gyfer Camerâu Digidol i Bob Aelod Staff.

 

4.  Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

Perchennog y polisi yw’r Pennaeth Gwasanaethau Fforensig, sydd â chyfrifoldeb cyffredinol. Mae Uwch Reolwr ac Uwch Ffotograffydd yr Uned Cefnogaeth Wyddonol yn gyfrifol am sicrhau bod y polisi’n cael ei ddilyn, a’i fod yn cael ei ddiweddaru i adlewyrchu unrhyw newidiadau i ganllawiau Cenedlaethol a gweithdrefnau Heddlu Dyfed-Powys.

Mae’r gweithdrefnau a’r prosesau a nodwyd o fewn y polisi hwn yn berthnasol ar gyfer holl swyddogion a staff yr heddlu sy’n gysylltiedig ag unrhyw agwedd o ddelweddu digidol yn HDP. Cyfeirir at oruchwylwyr a rheolwyr am gyngor a cheisir arweiniad lle yr ystyrir hynny’n briodol.

 

5. Gweithredu ac Adolygu

Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu’n gan Yr Reolwr yr Uned Cefnogaeth Wyddonol. Bydd yr adolygiad hwn yn sicrhau effeithiolrwydd parhaus y polisi, ac yn ystyried unrhyw newidiadau i ddeddfwriaeth, canllawiau cenedlaethol ac ati.  

Mesurir effeithiolrwydd y polisi hwn drwy nifer yr ymholiadau a gyfeirir at yr Adran mewn perthynas â’r broses delweddu digidol, a pha mor aml y nodir diffyg cydymffurfiaeth â’r polisi.

Cyfeirir unrhyw fethiannau sylweddol o fewn y gweithdrefnau a gynhwysir o fewn y Polisi Delweddu Digidol at y Pennaeth Gwasanaethau Fforensig er ystyriaeth.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Mawrth 2025