Polisi Mynediad at Ddata Cyfathrebu

1. Datganiad Polisi

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn cydymffurfio â Chod Ymarfer Data Cyfathrebu’r Swyddfa Gartref mewn perthynas â Rhannau 3 a 4 Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 sydd wedi disodli Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 mewn perthynas â Data Cyfathrebu. Mae Caffael Data Cyfathrebu’n digwydd o dan ran 3 y Ddeddf ac mae’r gweithdrefnau i’w dilyn pan gedwir data cyfathrebu o dan Ran 4 y Ddeddf.

Mae’r polisi’n berthnasol i’r canlynol, ond heb fod yn gyfyngedig i hynny: Holl gategorïau swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, pa un ai a ydynt yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr) staff sydd ar secondiad neu’n wirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion, staff a gwirfoddolwyr sy’n cael gafael ar asedau ac eiddo’r Heddlu a’u defnyddio roi ystyriaeth ddyledus i gynnwys y polisi hwn.

2. Cwmpas y Polisi

Diben y polisi hwn yw rhoi arweiniad i bersonél heddlu sy’n cael mynediad at ddata cyfathrebu o fewn yr Heddlu.

Y sail gyfreithiol ar gyfer arfer pwerau a dyletswyddau a amlinellir yn y polisi hwn yw:

• Deddf Hawliau Dynol 1998
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2016

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn ystyried bod y gweithredoedd hyn yn hanfodol mewn cymdeithas ddemocrataidd er budd, ac er mwyn diogelu:

• Diogelwch cyhoeddus
• Atal anhrefn neu droseddau
• Diogelu trefn gyhoeddus
• Diogelu hawliau a rhyddidau eraill

Wrth fabwysiadu’r polisi hwn, ac wrth arfer eu dyletswyddau dyddiol, rhaid i bob aelod staff sicrhau:

1. Eu bod yn dilyn proses benderfynu sydd wedi’i diffinio’n glir drwy fanylu eu hamcan(ion), asesu’r holl wybodaeth berthnasol a dewisiadau posibl sydd ar gael, dogfennu penderfyniadau, ac adolygu canlyniadau;
2. Eu bod nhw’n rhoi sylw dyladwy i fudd, diogelwch, lles cyffredinol, preifatrwydd a hawliau dynol pob unigolyn;
3. Nad ydynt yn gwahaniaethu yn erbyn unrhyw unigolyn neu grwpiau o unigolion heb gyfiawnhad;
4. Bod camau gweithredu a gymerir yn gyfiawnadwy, gofynnol a chyfreithlon, yn cyfateb i nodau cyfreithlon, ac yn ddewis llai ymwthiol a niweidiol ar gyfer eu cyflawni;
5. d. Mae methu â chydymffurfio â’r polisi hwn yn golygu y bydd y sefydliad yn torri Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 a chyflwynir adroddiad i Swyddfa’r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio.

 

3.  Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi  

Er mwyn cael mynediad at gyfathrebu, rhaid cydymffurfio â’r deddfwriaethau canlynol;

1. Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 a Chodau Ymarfer
2. Deddf Hawliau Dynol 1998
3. Deddf Cyfiawnder Troseddol 1967 (Datganiadau tyst)
4. Deddf Gweithdrefn ac Ymchwiliadau Troseddol 1996 ((Datgelu)
5. Cyfreithiau Diogelu Data

Am wybodaeth mewn perthynas â chael mynediad at ddata cyfathrebu, mathau o ddata cyfathrebu a graddio, mae dogfen ar wahân sy’n ymdrin â hyn.

 

4. Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn

POLISÏAU, PROTOCOLAU, ARFERION NEU GYTUNDEBAU GWASANAETH CYSYLLTIEDIG

Dogfennau canllaw ynghylch Data Cyfathrebu

(a)      Gwneud Cais am Ddata Cyfathrebu

(b)      Gwrthdrawiadau Traffig y Ffyrdd Angheuol

(c)      Canllawiau cam wrth gam ar gyfer ymgeiswyr

(d)      Ceisiadau ar gyfer Data Cyfathrebu

(e)      Polisi Rheoli Cynnyrch a Chofnodion Data Cudd

 

5. Gweithredu ac Adolygu

Bydd monitro’n parhau er mwyn ystyried y canlynol:

• Ei effeithiolrwydd
• Unrhyw newidiadau i ddeddfwriaethau / Canllawiau’r Swyddfa Gartref
• Heriau i’r polisi
• Unrhyw eitemau aneffeithlon mewn perthynas â gweithredu a nodwyd
• Bydd y polisi hwn yn cael ei adolygu’n flynyddol

Mae’r adran Pwynt Cyswllt Sengl yn cael ei hadolygu’n flynyddol gan Swyddfa’r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio ac yn derbyn argymhellion ac arsylwadau a weithredir drwy gynllun gweithredu adrannol.

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Ionawr 2024