Llawlyfr Cyfathrebu Mewnol

EIN CENHADAETH

Mae cyfathrebu mewnol da yn gwneud gwahaniaeth gwirioneddol. Mae cyfathrebu mewnol clir, ystyriol, a chynlluniedig yn helpu ein staff i deimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi, eu bod yn wybodus, ac yn fwy parod i wasanaethu ein cymunedau’n dda.

Mae cyfathrebu mewnol hefyd yn berthnasol i bawb, a nod y llawlyfr hwn yw eich helpu i gael y canlyniadau gorau o’r sianeli cyfathrebu mewnol sydd ar gael i bawb yn Heddlu DyfedPowys; gan helpu i sicrhau bod eich neges yn cyrraedd yr unigolion cywir ar yr amser cywir, a’ch cefnogi i gyflawni eich nodau busnes neu nodau gweithredol.

Er mwyn helpu i reoli’r galw ar y tîm a blaenoriaethu ceisiadau am gymorth, mae’r tîm Cyfathrebu Corfforaethol wedi creu ffurflen gais am waith. Bydd ceisiadau’n cael eu hadolygu bob dydd Gwener.

Bydd y tîm yn gweithio i ddeall y broblem rydych chi’n ceisio’i datrys, neu’r newid sydd angen i chi ei gyfleu, ac asesu graddfa’r gefnogaeth y gallwn ei darparu.

• Byddwn yn asesu ceisiadau am waith yn erbyn blaenoriaethau’r heddlu:
• Dileu cam-drim domestig, stelcio ac aflonyddu
• Gwneud ardal Heddlu Dyfed-Powys yn ddigroeso i'r rhai sy'n delio cyffuriau
• Ymareb yn dosturiol i ddioddefwyr trais rhywiol ac ymosodiad rhywiol difrifol, ac erlid troseddwyr yn ddi-baid

Mae modd gwneud llawer o geisiadau am waith eich hun hefyd nawr, a bydd y llawlyfr hwn o gymorth mawr i chi os yw’r tîm Cyfathrebu Corfforaethol yn argymell hunanwasanaeth, neu os ydych chi wedi penderfynu’n annibynnol nad oes angen cymorth arnoch chi.

Mae’r matrics cymorth cyfathrebu mewnol yn amlinellu’r lefel o gymorth y gallwch ei ddisgwyl yn rhesymol ar gyfer eich prosiect, a gellir dod o hyd i hyn yn Atodiad 1.

 

YSTYRIAETHAU WRTH HUNANWASANAETHU CYFATHREBU MEWNOL

CYNLLUNIO

Sail cyfathrebu mewnol da yw cynllunio. Gall hyn fod mor syml neu mor fanwl â’r broblem rydych chi’n ceisio’i datrys. Dyma’r pethau y mae angen i chi eu hystyried cyn i chi ddechrau drafftio’ch neges:

NOD - Beth ydw i eisiau ei gyflawni trwy anfon y neges hon, neu pa amcan mae’r neges hon yn ei gefnogi?

CYNULLEIDFA - Ar gyfer pwy mae fy neges? Yn y canllaw hwn, rydyn ni’n rhoi gwybodaeth ynghylch pwy rydyn ni’n gwybod sy’n defnyddio pob sianel, ond nid yw hyn yn golygu na fydd unigolion eraill yn ei gweld hefyd.

CAM GWEITHREDU - Beth ydw i eisiau i’r gynulleidfa ei wneud o ganlyniad i weld y neges hon?

AMSERIAD - Pryd mae angen i’r gynulleidfa weld fy neges/cael yr wybodaeth hon?

 

SIANELI

BLE DDYLAI’R NEGES FYND?

Sianeli cyfathrebu yw’r holl ffyrdd y mae gwybodaeth yn llifo trwy sefydliad. Pan rydyn ni’n siarad am gyfathrebu mewnol corfforaethol, rydyn ni’n cyfeirio at sianeli rydyn ni wedi’u rhoi ar waith i sicrhau bod y llif hwn o wybodaeth yn llifo’n rhwydd ac yn fwy teg.

Mae ein holl sianeli ar gyfer pawb, ond rydym yn gwybod bod rhai grwpiau’n fwy tebygol o ddefnyddio rhai sianeli. Rydym wedi amlinellu pwy yw’r unigolion hyn yn yr adran ’beth sydd angen i chi ei wybod’ ar gyfer pob sianel, i’ch helpu i benderfynu pa un i’w ddefnyddio.

Gan feddwl am y cynllunio rydych chi wedi’i ddechrau, ystyriwch nesaf pa un o’r sianeli canlynol fydd yn gweithio orau ar gyfer yr hyn rydych chi’n ceisio’i gyflawni. Os ydych chi’n ceisio cyrraedd mwy nag un gynulleidfa, efallai y byddai’n briodol rhoi eich neges mewn mwy nag un lle. Cofiwch nad yw unigolion yn hoffi cael eu sbamio — nid oes angen popeth ar bawb. Pan fydd
cyfathrebu mewnol wedi’i gynllunio’n iawn, ni fydd angen i chi fabwysiadu dull gwasgarog.

 

1. Y Ffrwd 

Mae’r ffrwd newyddion yn siop un stop ar gyfer yr wybodaeth ddiweddaraf am yr hyn sy’n digwydd yma yn Heddlu Dyfed-Powys. Gellir dod o hyd i’r ffrwd newyddion ar DPPi2, a gellir ei chyrchu’n hawdd hefyd trwy dab yn y system friffio, ac ar derfynellau data symudol.

Mae’r ffrwd newyddion wedi’i rhannu’n dair categori, gan wahanu gwybodaeth yn ôl blaenoriaeth i helpu pawb i gael yr wybodaeth ddiweddaraf.

Rydyn ni’n gwybod bod gan y rhai sydd ar y rheng flaen lai o gyfleoedd i wirio’r ffrwd newyddion, felly mae angen i reolwyr a goruchwylwyr fod yn gwirio’n rheolaidd ac yn briffio eu tîm. Nid yw hyn yn golygu nad yw unigolion yn gyfrifol am sicrhau bod yr wybodaeth ddiweddaraf ganddynt.

Angen gwybod 

Bydd erthygl ‘angen gwybod’ yn cael ei chyflwyno i’r tîm Cyfathrebu Corfforaethol i’w chymeradwyo cyn iddi gael ei chyhoeddi. Unwaith y bydd yn fyw, bydd yn ymddangos yn y ffrwd newyddion ac yn y system friffio. Rhaid i eitem ’angen gwybod’ fodloni un o’r meini prawf canlynol cyn y caiff ei chyhoeddi:

• Canllawiau newydd
• Polisïau newydd neu wedi’u diweddaru
• Gweithdrefnau newydd neu wedi’u diweddaru
• Ffyrdd o weithio newydd neu wedi’u diweddaru
• Yn ymwneud â blaenoriaethau’r prif swyddog.
• Newidiadau deddfwriaethol
• Galwad i weithredu (e.e. hyfforddiant gorfodol, neu ymgyrchoedd)
• Diweddariadau gan y Grŵp Adolygu Diogelwch

 

Da Gwybod 

Gellir hunanwasanaethu erthyglau ‘da gwybod’ a byddant yn cael eu cyhoeddi’n awtomatig i’r ffrwd newyddion. Gall yr erthyglau hyn gynnwys:

• Newidiadau i uwch arweinwy
• Digwyddiadau
• Adolygiadau o ddeilliannau
• Datganiadau o ddiddordeb
• Wythnosau / ymgyrchoedd ymwybyddiaeth
• Gwersi a ddysgwyd neu arferion da a rennir

 

Byddwch yn Falch 

Mae erthyglau ‘byddwch yn falch’ yn trafod y pethau sy’n ein gwneud ni’n falch o weithio yma yn Heddlu Dyfed-Powys, neu mewn plismona yn gyffredinol. Maen nhw’n straeon am bethau sy’n codi’ch calon, a hefyd am y gwaith gwych sy’n digwydd ar y rheng flaen. Cyflwynwch eich awgrymiadau i Gyfathrebu Corfforaethol naill ai drwy anfon neges e-bost neu drwy’r ffrwd newyddion.

Yr hyn sydd angen i chi ei wybod am y sianel hon:

CYNULLEIDFA - Mae nifer cynyddol o swyddogion rheng flaen yn edrych ar y ffrwd newyddion yn rheolaidd, serch hynny, y gynulleidfa yn bennaf yw’r rhai sy’n gweithio wrth ddesg, a rheolwyr.

CYNNWYS - Cymysgedd o newyddion a diweddariadau byw — gweithredol a chorfforaethol.

EI DEFNYDDIO - Cyflwynwch eich cynnwys eich hun i’r ffrwd newyddion. Bydd negeseuon ‘Angen Gwybod’ yn cael eu cyflwyno’n awtomatig i’w cymeradwyo er mwyn sicrhau eu bod yn bodloni’r meini prawf cyn cael eu cyhoeddi.

ARGAELEDD - Byw, er mae’n ddefnyddiol cynllunio diweddariadau ’Angen Gwybod’ ymlaen llaw.

 

2. Blog Prif Swyddog

Blog Prif Swyddog yw hynny yn union — blog y prif swyddogion. Mae’n lle iddyn nhw rannu eu meddyliau a’u rhesymeg y tu ôl i’r pethau mawr sy’n digwydd yn ein sefydliad ac yn genedlaethol ym maes plismona. Fel arfer, mae hyn er mwyn rhoi cyd-destun i newidiadau ar raddfa fawr neu arferion newydd sy’n cael eu cyflwyno.

Yr holl sydd angen i chi gwydod am y sianel hon:

CYNULLEIDFA - Staff yr heddlu ac arweinwyr lefel ganol a lefel uwch yn bennaf.

CYNNWYS - Arweiniad meddwl neu wybodaeth lefel uchel arall sy’n rhoi cyd-destun i benderfyniadau a materion ac sy’n berthnasol yn eang ar draws y
sefydliad.

EI DEFNYDDIO - Fel arfer, prif swyddogion eu hunain sy’n creu cynnwys hwn, ond gallwch chi gyflwyno’ch syniad i’r prif swyddog perthnasol.

ARGAELEDD - Amser paratoi o wythnos o leiaf ar gyfer ysgrifennu copi, golygu, a chymeradwyo.

 

3. Briff Craidd

Cyflwynwyd y Briff Craidd i annog dull mwy cyson o friffio ar draws y sefydliad cyfan, gan helpu i wella cyfathrebu mewnol yn y broses. Bydd y Dirprwy Brif Gwnstabl yn dosbarthu ei Briff Craidd bob ychydig fisoedd, gan gwmpasu llond llaw o bynciau y mae’n teimlo sy’n bwysig i bawb sy’n gweithio yn yr heddlu. Y disgwyl yw y bydd hyn yn cael ei raeadru gan reolwyr llinell nes bod pawb wedi cael eu briffio.

 

4. E-bost i'r holl Ddefnyddwyr 

Mae ‘e-bost i’r holl ddefnyddiwr’ yn gwneud yn union fel y mae’n disgrifio — anfon e-bost at y sefydliad cyfan. Dim ond mewn argyfwng y dylid defnyddio’r rhain, neu pan fo rhywbeth yn wirioneddol frys yn weithredol. Ar adegau, bydd prif swyddogion yn eu defnyddio i anfon negeseuon y maent yn teimlo sy’n bwysig i’r sefydliad cyfan.

Yr hyn sydd angen i chi ei wybod am y sianel hon:

CYNULLEIDFA - Sefydliad cyfan (ac eithrio’r rhai sydd ar absenoldeb rhiant, salwch hirdymor, neu absenoldeb arall).

CYNNWYS - Cyngor ynghylch diogelwch, gwybodaeth am ddigwyddiadau mawr, negeseuon gan brif swyddogion sy’n cael eu hanfon yn gyflym.

EI DEFNYDDIO - Cais drwy Gyfathrebu Corfforaethol.

ARGAELEDD - Defnyddiol i gynllunio ymlaen llaw oherwydd y gofynion y mae’r tîm Cyfathrebu Corfforaethol yn eu hysgwyddo, ond gall fod yn fyw mewn argyfwng gwirioneddol.

 

5. Ffilm Dydd Gwener

Blog fideo yw Ffilm dydd Gwener a gyhoeddir gan brif swyddogion bob dydd Gwener. Mae’n myfyrio ar yr wythnos ddiwethaf ac yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf am bethau allweddol sydd i ddod yn yr wythnos nesaf. Mae’n mynd i’r afael yn bennaf â phethau sy’n berthnasol i’r gweithlu cyfan. Mae Ffilm dydd Gwener bellach yn cael ei gynnal yn Microsoft Stream, ac mae’n cynnwys capsiynau caeëdig.

Yr hyn sydd angen i chi ei wybod am y sianel hon:

CYNULLEIDFA - Staff yr heddlu ac arweinwyr lefel ganol a lefel uwch yn bennaf.

CYNNWYS - Gwybodaeth lefel uchel sy’n berthnasol yn eang ar draws y sefydliad; eisoes ar radar prif swyddogion a Chyfathrebu Corfforaethol; ac fel arfer yn ymwneud â pherfformiad neu newid.

EI DEFNYDDIO - Cyflwynwch awgrymiadau i Gyfathrebu Corfforaethol erbyn 10am bob dydd Iau.

ARGAELEDD - Bob wythnos. 

 

6. Negeseuon E-bost

Mae negeseuon e-bost yn ddull cyfathrebu sefydledig ond heb ei werthfawrogi’n ddigonol — maen nhw’n ddefnyddiol ar gyfer cyfeirio i fannau eraill, anfon diweddariadau byr, neu rannu gwybodaeth dechnegol hirach. Mae’n caniatáu ichi siarad yn uniongyrchol â’r grŵp o unigolion y mae angen i chi siarad â nhw, cyn belled â’ch bod chi’n gwybod pwy ydyn nhw. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cynnwys llinell bwnc glir a syml, a’ch bod yn glir ynglŷn â’r camau rydych chi
angen i unigolion eu cymryd.

Awgrym: Mae rheolwyr unigolion yn gyswllt allweddol â staff rheng flaen.

 

7. Y Bwletin

Cylchlythyr wythnosol yw’r Bwletin sy’n cael ei anfon yn uniongyrchol i fewnflwch e-bost pob unigolyn, bob dydd Gwener (oni bai ei fod yn ŵyl banc, pan fydd yn cael ei anfon yn gynharach). Dyma’r man cyntaf y dewch o hyd i Ffilm dydd Gwener yr wythnos hon, ac mae hefyd yn cynnwys crynodeb o brif bwyntiau ffrwd newyddion yr wythnos gyfan. Mae hefyd yn cynnwys newyddion brys o bryd i’w gilydd, felly os mai dim ond un lle sydd gennych amser i ymweld ag ef er mwyn dal i fyny â newyddion mewnol, dylai fod yn ‘y Bwletin’.

Yr hyn sydd angen i chi ei wybod am y sianel hon:

CYNULLEIDFA - Yn tueddu i fod yn staff yr heddlu, er ei fod yn berthnasol i bawb.

CYNNWYS - Gwybodaeth am newidiadau, gwasanaethau newydd, neu alwadau i weithredu. Yn gyffredinol yn berthnasol i grŵp eang o’n pobl.

EI DEFNYDDIO - Mae’r Bwletin yn casglu cynnwys sydd eisoes ar y ffrwd newyddion. I gael eich cynnwys, cyflwynwch eich eitem newyddion i'r ffrwd newyddion erbyn 10 y.b. bod dydd Gwener. 

ARGAELEDD - Hunanwasanaethu drwy ymweld https://dppi2/en/news/

 

8. Posteri (print) 

Mae tystiolaeth yn dweud wrthym, er gwaethaf eu poblogrwydd, nad posteri yw’r ffordd fwyaf effeithiol o gyfleu neges bob amser. Maent yn tueddu i weithio orau wrth hysbysebu digwyddiadau lleol, a chyfeirio unigolion at ragor o wybodaeth am bwnc. Rhaid adolygu posteri’n rheolaidd a rhoi system ar waith i sicrhau eu bod yn cael eu tynnu cyn gynted ag nad ydynt yn berthnasol mwyach.

Awgrym: Os gall y cyhoedd weld poster, mae angen iddo fod ar gael yn y Gymraeg a’r Saesneg.

Yr hyn sydd angen i chi ei wybod am y sianel hon:

CYNULLEIDFA - Yn tueddu i fod yn unigolion yn y cyffiniau uniongyrchol, a’r rhai sy’n mynd heibio i’r poster.

CYNNWYS - Gwybodaeth am ddigwyddiadau neu gyfeirio.

EI DEFNYDDIO - Efallai y bydd yr ystafell argraffu yn gallu eich helpu i ddylunio poster. Os oes angen un arnoch fel rhan o syniad am ymgyrch, siaradwch â Chyfathrebu Corfforaethol yn gyntaf. 

ARGAELEDD - Hunanwasanaethu, ond mae angen ystyried amser paratoi ar gyfer dylunio/argraffu/postio.

 

9. Cyrraedd y Rheng Flaen 

Briffiau 

Dywedodd yr archwiliad cyfathrebu mewnol wrthym fod y rhai sy’n gweithio ar y rheng flaen, er enghraifft, gwasanaeth ymateb yr heddlu, yng nghanolfan gyfathrebu’r heddlu, yn y ddalfa, ac mewn timau bro, yn well ganddynt gael gwybodaeth wyneb yn wyneb. Felly mae briffiau wyneb yn wyneb a rhithwir yn ffordd wych o gyrraedd y grŵp hwn.

Awgrym: Mae rheolwyr pobl/llinell yn gyswllt allweddol.

 

Ysgrifennu Eich Neges 

Wrth ddrafftio eich neges, ceisiwch wneud y canlynol:

• Bod yn glir — osgoi jargon ac iaith dechnegol, byddwch yn berthnasol.
• Byddwch yn gryno — allwch chi gyfleu’r negeseuon hyn mewn ychydig eiliadau yn unig?
• Byddwch yn gyson — rhaid ailadrodd negeseuon os ydyn nhw am dreiddio i mewn. Cofiwch eich galwad i weithredu — beth ydych chi eisiau i unigolion ei wneud?

Gweler Atodiad 2 a 3 am ganllawiau pellach ar sut i strwythuro ac ysgrifennu erthygl newyddion effeithiol.

 

Adolygu Eich Cynnydd 

A ydych chi wedi cyflawni’r hyn yr oeddech chi wedi bwriadu ei wneud, h.y. a yw
unigolion yn gwneud yr hyn yr ydych chi am iddyn nhw ei wneud?

Os ‘ydyn’ — gwych!

Os na, ewch yn ôl i gam un ac addaswch eich cynllun.

Cofiwch, ni fydd cyfathrebu yn unig bob amser yn annog gweithredu. Efallai y bydd angen i chi ystyried camau gweithredu eraill, e.e. casglu mwy o ddata i ddeall y broblem, newid polisi, neu gamau gweithredu gan reolwyr.

Siaradwch â’r tîm Cyfathrebu Corfforaethol os oes angen rhagor o gyngor arnoch.

 

ATODIAD 1

Matrics Cymorth Cyfathrebu Mewnol - Meini Prawf 

Efydd

Newid sy’n effeithio ar nifer gyfyngedig o unigolion sy’n gweithio mewn lle neu rôl benodol.

Dathlu digwyddiad neu lwyddiant (os gellir cymhwyso dysgu yn ehangach, symud i gymorth ’arian’).

Diweddariad i bawb, ond heb alwad i weithredu.

Arian

Newid yn y ffordd rydym yngwneud busnes sy’n debygol o effeithio ar gyfran fawr o’r gweithlu.

Newid sydd â’r potensial i gael effaith fesuradwy ar y gwasanaeth a ddarparwn i’n cymunedau.

Aur 

Newid sylweddol i’r ffordd rydym yn gwneud busnes, gan effeithio ar fwy na 75% o’r sefydliad.

Angen newid ymddygiad sylweddol, yn effeithio ar fwy na 75% o’r sefydliad.

Digwyddiad neu weithrediad mawr sy’n debygol o gael effaith sylweddol ar fusnes fel arfer.

Dewisiadau 

Efydd

Cynnwys a gynhyrchir gan gwsmeriaid wedi’i bostio ar sianeli sy’n eiddo i Gyfathrebu Corfforaethol.

Hunanwasanaeth ar sianeli priodol eraill, fel yr amlinellir yn y llawlyfr hwn.

Arian

Sgwrs gefnogol gydag aelod o’r tîm Cyfathrebu Corfforaethol, i gynnwys
cyngor ar amcanion, negeseuon, sianeli, a gwerthuso.

Cynnwys wedi’i greu ar y cyd i’w ddefnyddio ar draws sianeli priodol.

Datblygu brand (os oes angen).

Aur

Swyddog Cyfathrebu penodol i gefnogi gweithgareddau a datblygu cynnwys allweddol.

Datblygu strategaeth gyfathrebu lawn, fesuradwy, gyda chyfleoedd i roi sylw ar
draws y cymysgedd cyfan o sianeli.

Datblygu brand. 

Gwerthuso ymgyrchoedd. 

 

Atod 2

Sut i strwythuro ac ysgrifennu erthygl effeithiol

Strwythur

Mae strwythur erthygl ar gyfer papur newydd, cylchgrawn, neu wefan fel arfer mewn tair rhan:

• cyflwyniad – ennyn diddordeb y darllenydd, neu amlinellu prif bwynt yr erthygl i ddilyn
• canol – gwneud pwyntiau clir a diddorol am y pwnc
• diwedd – paragraff olaf sy’n tynnu’r pwyntiau at ei gilydd

Os nod erthygl yw perswadio’r darllenydd, yna bydd y paragraff agoriadol a chau yn amlinellu safbwynt yr awdur ac yn ei gwneud yn gofiadwy. Weithiau defnyddir is-benawdau i gyfeirio at gynnwys pob un.

Iaith 

Mae iaith erthygl yn dibynnu ar y pwrpas a’r gynulleidfa; fel arfer, bydd geirfa’r erthygl yn cyd-fynd â chynnwys y pwnc, ac at bwy y mae wedi’i dargedu. Er enghraifft, byddech chi’n disgwyl i erthygl am ffilm a ryddhawyd yn ddiweddar gynnwys geirfa actorion, sgriptiau, a pherfformiadau.

Mae pennawd deniadol a chofiadwy yn hanfodol i ddenu sylw eich darllenwyr a’u denu i ddarllen yr erthygl gyfan.

Fel arfer, ysgrifennir erthyglau mewn Cymraeg/Saesneg Safonol, ond gellir defnyddio dywediadau neu ymadroddion llafar i bwysleisio pwynt. Gellir defnyddio dyfeisiau perswadiol, fel rheol y rhif tri, cwestiynau rhethregol, a chyflythrennu i annog y darllenydd i gytuno â’ch safbwynt.

 

Atodiad 3

Pethau y mae angen i ddarllenwyr eu gwybod bob amser:

Pwy? - Enghreifftiau: Pwy mae hyn yn effeithio arno? Pwy sy’n rhan o hyn? Pwy sy’n gwneud y penderfyniad?

Beth? - Beith sy'n digwydd?

Pryd? - Pryd y gwnaed y penderfyniad? Pryd oedd y digwyddiad (os yn y gorffennol), neu pryd y bydd yn digwydd (os yn y dyfodol)?

Ble? - Lleoliad daearyddol, neu’r ardal y mae’n effeithio arni.

Pam? - Pam mae hyn yn digwydd? Pam rydyn ni’n dweud wrthych chi amdano? Pam mae angen i gynulleidfa wybod?

Weithiau efallai yr hoffech gynnwys hefyd:

Sut? - Sut gall unigolion gymryd rhan?

Enghraifft: Gwahoddir swyddogion heddlu (pwy) i fynychu sesiwn galw heibio am bensiynau (beth) ym Mhencadlys Caerfyrddin (ble) ar 17 Rhagfyr (pryd). Mae’r sesiwn wedi’i threfnu ar sail adborth gan y Ffederasiwn (pam). Gall unrhyw un na all ddod i’r digwyddiad wyneb yn wyneb gysylltu i gyfarfod Teams (‘lle’ arall) neu anfon cwestiynau drwy anfon neges e-bost i [email protected] (sut).