Polisi Caffael

1. Datganiad Polisi

Pwrpas y polisi hwn yw amlinellu’r egwyddorion sy’n sail i’r modd y mae Heddlu Dyfed-Powys a Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Dyfed-Powys (y Sefydliad) yn  cyflawni eu gweithgareddau caffael. Caffael yw’r broses a ddefnyddir gan sefydliad i ddiwallu ei anghenion o ran nwyddau, gwasanaethau a gweithiau mewn modd sy’n sicrhau gwerth am arian ar sail oes gyfan yn nhermau cynhyrchu manteision nid yn unig i’r sefydliad ond hefyd i’r gymdeithas a’r economi, gan achosi’r niwed lleiaf posib i’r amgylchedd.

Mae’n berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn llawn amser, rhan amser, parhaol, cyfnod penodol, dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, cymdeithion a chontractwyr) neu staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Rhaid i Swyddogion, staff a gwirfoddolwyr yr Heddlu sy'n cyrchu ac yn defnyddio asedau ac eiddo'r Heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i holl swyddogion a staff yr heddlu sy’n gysylltiedig â chaffael nwyddau, gwasanaethau neu weithiau ar ran y Prif Gwnstabl neu’r Comisiynydd Heddlu a Throseddu.

2.  Cwmpas y Polisi  

Mae’r egwyddorion canlynol yn berthnasol i’r broses gaffael o fewn Heddlu Dyfed-Powys a Swyddfa Comisiynydd Heddlu a Throseddu Dyfed-Powys:

Strategol

Mae caffael yn cael ei gydnabod a’i reoli fel swyddogaeth strategol sy’n trefnu ac yn deall gwariant, yn dylanwadu o’r cychwyn ar gynlluniau a dylunio gwasanaethau ac sy’n rhan o benderfyniadau a wneir i gefnogi’r gwaith o gyflawni amcanion trosfwaol.  

Adnoddau Proffesiynol

Mae gwariant ar gaffael yn destun lefel briodol o gyfranogiad a dylanwad proffesiynol.  Mae unigolion â chymwysterau proffesiynol yn gysylltiedig â phob gwariant ar gaffael sy’n uwch na’r trothwy tendro (fel y nodir yn y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol). Mae’r adran gaffael yn darparu cyngor ar gyfer gwariant sy’n is na’r trothwy, fel y bo angen. 

Mae’r staff caffael yn cael eu hannog i gynnal eu datblygiad proffesiynol drwy’r broses Proffil Adolygu a Datblygu i ofalu bod sgiliau digonol mewn lle i sicrhau rheolaeth effeithiol o ran rheoli contractau a chaffael. 

Cystadleuaeth Agored a Hygyrch

Mae’r Sefydliad yn hysbysebu pob contract nad ydynt yn destun cytundeb fframwaith ac sydd dros y trothwy tendro ar www.gwerthwchigymru.llyw.cymru, Contracts Finder a Find a Tender (yn ôl yr angen).

Mae’r Sefydliad yn cyhoeddi ei flaen-raglen gontractau ar gyfer caffaeliadau yn y dyfodol sydd yn hysbys. 

Mae’r Sefydliad yn sicrhau bod strategaethau ‘lotiau” yn cael eu defnyddio i roi cyfleoedd i gyflenwyr llai. 

Mae’r Sefydliad yn defnyddio’r dull Dogfen Gaffael Unigol wrth ddewis cynigwyr.  

Mae’r Sefydliad yn annog prif gontractwyr i ddefnyddio’r cyfleuster ‘Haen 1’ ar GwerthwchiGymru i hysbysebu cyfleoedd cadwyn cyflenwi fel y bo’n briodol.     

Prosesau Safonol wedi’u Symleiddio

Mae gan y Sefydliad brosesau caffael agored a thryloyw ac mae’n defnyddio dulliau safonol a systemau cyffredin lle y bo modd i leihau cymhlethdod, costau, amser a’r  gofynion ar y cyflenwyr.

Mae’r Sefydliad yn gwneud y defnydd gorau posib o offer e-gaffael megis GwerthwchiGymru, Dogfen Gaffael Unigol, e-DendroCymru, Award a Cherdyn Pryniant Cymreig. Caiff manylion contractau a ddyfernir eu cyhoeddi ar y Gronfa Ddata Gaffael Golau Glas (www.blpd.gov.uk).

Cydraddoldeb

Mae’r Sefydliad yn ystyried ei ddyletswydd dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010 wrth gaffael nwyddau, gwasanaethau neu weithiau. Mae’n rhoi sylw priodol i’r ddyletswydd gydraddoldeb yn ystod pob cam o’r cylch caffael. Mae’r ddyletswydd gydraddoldeb yn cwmpasu oed, rhyw, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, priodas a phartneriaeth sifil, hil, ailbennu rhywedd, crefydd a ffydd, beichiogrwydd a mamolaeth.   

Mae’n asesu graddfa perthnasedd ei ddyletswydd cydraddoldeb yn ôl natur y contract sy’n cael ei ddyfarnu.

Mae’r Sefydliad yn ystyried y gofynion at gyfer manyleb contract (gan gynnwys mesurau gweithredu cadarnhaol); amodau contract sy’n ymwneud â chydraddoldeb; anghenion cydraddoldeb yn y cyfnod rhag-gymhwyso; meini prawf dyfarnu’r tendr ac asesiad o hanes darpar gynigwyr o ran cydraddoldeb; a monitro’r contract o ran yr agweddau cydraddoldeb.

Ni fydd y Sefydliad yn llunio contract gyda chyflenwyr nad ydynt yn cydymffurfio â deddfwriaeth cydraddoldeb. O ran rhai contractau perthnasol, bydd yn disgwyl i’w gyflenwyr ddeall sefyllfa’r Sefydliad ar gydraddoldeb a bod yn ymwybodol o’r gofynion a osodir arnynt i gadw at bolisïau’r Sefydliad ac i ddangos eu bod yn gallu cefnogi’r gwaith o gyflawni amcanion cydraddoldeb y Sefydliad.

Yr Iaith Gymraeg

Mae’r Sefydliad yn sicrhau bod cyflenwyr sy’n gweithredu ar ei ran yn rhoi sylw priodol i anghenion siaradwyr Cymraeg lle y bo’n berthnasol i’r contract ac yn ofynnol dan Safonau’r Gymraeg, ar ôl i Gynulliad Cymru eu cymeradwyo yn unol ag adran 150(2) Mesur y Gymraeg (Cymraeg) 2011.

Ar ddechrau’r broses gaffael, mae’r Sefydliad yn ystyried y gofynion ar gyfer manyleb contract; amodau contract yn ymwneud a’r iaith Gymraeg, gofynion y cyfnod rhag-gymhwyso; meini prawf dyfarnu’r tendr ac asesiad o hanes darpar gynigwyr o ran yr iaith Gymraeg; a monitro’r contract o ran darparu nwyddau a gwasanaethau drwy gyfrwng y Gymraeg. 

Gwerth Cymdeithasol (Cynaliadwyedd)

Ystyrir gwerth am arian fel y cyfuniad gorau posib o gostau oes gyfan yn nhermau nid yn unig cynhyrchu arbedion effeithlonrwydd a sicrhau canlyniadau o ansawdd uchel ar gyfer y Sefydliad, ond hefyd manteision i’r gymdeithas a’r economi, tra’n achosi’r niwed lleiaf posib i’r amgylchedd.

Mae’r Sefydliad yn ystyried blaenoriaethau Gwerth Cymdeithasol (Cynaliadwyedd) fel rhan o’i weithgareddau caffael. Mae hyn yn cynnwys mabwysiadu egwyddorion Strategaeth Caffael a Chomisiynu Cyfrifol BlueLight Commercial ac ymgorffori uchelgeisiau datgarboneiddio’r Heddlu mewn gweithdrefnau caffael. 

Mae’r Sefydliad wedi cofrestru ar gyfer Cod Llywodraeth Cymru ar gyfer Cyflogaeth Foesegol mewn Cadwyni Cyflenwi, ac mae hyn yn ystyriaeth mewn ymarferion tendr perthnasol. Yr ydym yn sefydliad Cyflog Byw Gwirioneddol achrededig.

Cydweithredu

Yr ydym yn cydweithredu wrth ymdrin â meysydd gwariant cyffredin, gan ddefnyddio dulliau a manylebau safonol er mwyn lleihau dyblygu, sicrhau’r ymateb gorau wrth y farchnad, ymgorffori ymarfer gorau a rhannu adnoddau ac arbenigedd.

Mae’r Sefydliad yn ymrwymo i gymryd rhan mewn mentrau caffael cydweithredol er lles y gwasanaeth heddlu ehangach, y sector cyhoeddus yng Nghymru a’r Sefydliad ei hunan.

Mae’r Sefydliad yn adrodd ynghylch ei ymgysylltiad â mentrau caffael cydweithredol.

Ymgysylltu â Chyflenwyr ac Arloesedd

Mae’r Sefydliad yn cynnal trafodaethau gyda’i gyflenwyr er mwyn cael y gorau allan o’r farchnad, hysbysu ac addysgu cyflenwyr a sicrhau’r gwerth gorau posib am yr arian.

Cyhoeddir un pwynt cysywllt ar gyfer trafodaethau cadwyn cyflenwi / adborth / cwestiynau ar wefannau Heddlu a Chomisiynydd Heddlu a Throseddu Dyfed-Powys.

Mae’r Sefydliad yn sicrhau gweithgareddau ôl-drafod sy’n rhoi adborth tendro digonol.

Mae’r Sefydliad yn defnyddio manylebau sy’n seiliedig ar ganlyniadau lle y bo’n briodol er mwyn annog arloesedd busnes.

Mae’r Sefydliad yn sicrhau y cynhelir adolygiadau rheoli perfformiad contractau rheolaidd, gan ddefnyddio’r rhain i hybu trafodaeth ddwyffordd.

Mesur ac Effaith

Mae’r Sefydliad yn monitro perfformiad a chanlyniadau caffael er mwyn cynnal gwelliant parhaol. Mae enghreifftiau o arferion da a gwael yn cael eu rhannu’n agored.  

 

Mae’r Sefydliad yn monitro perfformiad Cyflenwyr mewn perthynas â pherfformiad cytundebau a chynlluniau gweithredu Gwerth Cymdeithasol sy’n cynnwys Caethwasiaeth Modern.

 

3. Pwerau a Gofynion Cyfreithiol/Polisi

Deddfwriaeth a Llywodraethu Corfforaethol

Llywodraethir yr holl gaffael sector cyhoeddus yng Nghymru a Lloegr gan Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015. Diben y Rheoliadau yw sicrhau yr ymgymerir â chaffael cyhoeddus mewn proses deg, agored a thryloyw.

Mae canlyniadau torri’r Rheoliadau yn ddifrifol. Os oes sail dros wneud hynny, mae’n rhaid i Lys ystyried bod unrhyw gontract sydd wedi’i wobrwyo’n aneffeithiol, a rhaid iddo gyflwyno dirwy. Mae’r Llys hefyd yn medru byrhau cytundeb, a gwobrwyo iawndal i’r cynigydd tramgwyddedig a’r contractwr sydd wedi colli allan drwy gael y contract wedi’i gymryd oddi wrtho.

Mae diwygiadau’r Arglwydd Young, a gyflwynwyd fel rhan o Reoliadau Contractau Cyhoeddus 2015, yn mynnu bod pob contract gwerth £25,000 neu fwy yn cael ei hysbysebu ar borthol Contracts Finder Llywodraeth y DU. Yr ydym hefyd yn defnyddio porthol Llywodraeth Cymru, ‘GwerthwchiGymru’, er mwyn hysbysebu cyfleoedd contract. Cyflwynwyd hyn er mwyn gwneud contractau sector cyhoeddus yn fwy hygyrch i fusnesau bach.

Disgwylir i Ddeddf Caffael 2024 gael ei chyflwyno i ddeddfwriaeth ym mis Hydref 2024. Mae’r rheolau cyfredol yn gymwys oni bai eu bod yn gwrthdaro gyda deddfwriaeth gyfredol.

Fel rhan o’r gofynion contract, mae’r Sefydliad yn mynnu bod Cyflenwyr yn cydymffurfio â phob maes deddfwriaeth perthnasol.

O fewn y Sefydliad, mae Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol y Comisiynydd yn nodi sut y dylid ymgymryd â gweithgarwch caffael. Mae’r fframwaith yn cynnwys trefniadau dirprwyo ar gyfer gwobrwyo contractau ac archebion sefydlog mewn perthynas â chontractau sy’n cyfeirio at y broses sydd i’w mabwysiadu ac unrhyw eithriadau a ganiateir.

4. Dewisiadau a Chynlluniau Wrth Gefn  

Mae’r Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol yn nodi’r lefelau awdurdod dirprwyedig sy’n berthnasol i weithgarwch caffael. Cyfeirer at Adran 4.3 Awdurdod Dirprwyedig.

https://www.dyfedpowys-pcc.org.uk/media/10693/cyd-fframwaith-llywodraethu-corfforaethol-2021-22.docx

Mae egwyddorion y cod moeseg yn hanfodol i weithgareddau Caffael.

Mae’r Sefydliad yn gweithredu ac yn cynnal ei fusnes gyda’i gyflenwyr â gonestrwydd ac uniondeb ac yn sicrhau cysondeb yn ei holl brosesau a’i weithgareddau.

Mae Adran Safonau Proffesiynol yr Heddlu yn trafod materion yn ymwneud ag uniondeb a risg mewn perthynas â chyflenwyr yr Heddlu gyda’r Pennaeth Caffael.  

Caiff y Gofrestr Rhoddion a Lletygarwch ei gwirio gan y Pennaeth Caffael a fydd yn amlygu unrhyw bryderon o ran rhoddion / lletygarwch a roddir i’r Sefydliad gan ei gyflenwyr. 

Caiff ffurflenni Datgan Buddiannau eu llenwi a’u llofnodi gan bob aelod o’r panel asesu tendrau.

Fel rhan o’r cyfnod rhag-gymhwyso o’r broses dendro, rhaid i ddarpar ymgeiswyr  ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau.

Mae swyddogion a staff y Sefydliad yn cymryd perchnogaeth ac yn derbyn cyfrifoldeb am ei gweithredoedd a’u penderfyniadau’n ymwneud â materion caffael. Rhaid iddynt arfer barn fusnes gadarn a bod yn ymwybodol o’r holl gyfreithiau a rheoliadau perthnasol, gan lynu wrthynt er mwyn sicrhau stiwardiaeth gyfrifol dros arian cyhoeddus. 

Mae’r Sefydliad yn agored, teg, diduedd ac anwahaniaethol yn ei brosesau caffael ac yn trin cyflenwyr yn gyfiawn, heb gamwahaniaethu a heb osod cyfyngiadau diangen ar y farchnad.

Mae’r Sefydliad yn mabwysiadu ymagwedd gymesur, seiliedig ar risg tuag at gaffael er mwyn sicrhau bod cyfleoedd caffael yn agored i bawb ac nad yw cyflenwyr bach a lleol yn cael eu hatal rhag ennill contractau naill ai fel unigolion, neu gonsortia neu fel rhan o gadwyn gyflenwi.

5. Gweithredu ac Adolygu  

Adolygir y polisi hwn ddwywaith y flwyddyn.

Adroddir am weithgarwch caffael yn y Grŵp Cymorth Busnes a Chyllid Strategol bob mis a’r Bwrdd Strategaeth a Chyllid a’r Bwrdd Maes Busnes Rheoli Gwybodaeth bob chwarter. Adroddir am unrhyw gamau gweithredu canlyniadol i’r cyfarfodydd dilynol yn ôl yr angen.

Llywodraethir gweithgarwch caffael gan y Fframwaith Llywodraethu Corfforaethol. Adolygir yr adran gaffael bob blwyddyn er mwyn sicrhau ei bod yn cael ei diweddaru ag arferion gweithio a deddfwriaethau caffael cyfredol.

Cynrychiolir caffael ar Fyrddau Strategol o fewn Llywodraethu Heddlu.

 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Ebrill 2024