Polisi Rheoli Cofnodion a Chynhyrchion Awdurdodau Cudd

1. Datganiad Polisi

Mae Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000 a Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 yn caniatáu i asiantaethau gorfodi’r gyfraith awdurdodi gweithgareddau cudd sy’n debygol o arwain at gaffael deunydd neu ddata sy’n ymwneud ag aelodau o’r cyhoedd.

Mae pob maes ymchwilio yn cael ei lywodraethu gan godau ymarfer statudol sy'n gosod rhwymedigaethau diogelu ar yr heddlu, o ran cadw, adolygu a gwaredu deunydd a gafwyd wrth ddefnyddio awdurdodau cudd.

Mae'r mesurau diogelu yn bodoli i sicrhau bod hawliau a phreifatrwydd aelodau'r cyhoedd yn cael eu hamddiffyn gan y gyfraith. Mae hyn yn cynnwys Deddfwriaeth Hawliau Dynol gan gynnwys:

Erthygl 8 – Hawl i fywyd preifat

Erthygl 6 – Hawl i brawf teg

Erthygl 5 – Hawl i ryddid a diogelwch

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn cydnabod y cyfrifoldeb a’r atebolrwydd sydd eu hangen i sicrhau cydymffurfedd â’r ddeddfwriaeth. Mae hwn yn ffactor pwysig sy'n effeithio'n uniongyrchol ar enw da'r heddlu ac yn effeithio ar hyder y cyhoedd yn y sefydliad.

Yr egwyddor hollbwysig yw bod yn rhaid i ddeunydd a ddaw i law drwy'r dulliau uchod gael ei drin yn unol â'r mesurau diogelu drwy gydol ei fodolaeth.

Er mwyn sicrhau cydymffurfedd â’r gyfraith, mae Heddlu Dyfed-Powys yn destun arolygiaeth farnwrol annibynnol gan Swyddfa’r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio sy’n cynnal arolygiadau blynyddol o’r heddlu.

Amcan y polisi hwn felly yw sicrhau bod yr holl bersonél sy'n ymwneud â defnyddio awdurdodau cudd yn ymwybodol ac yn deall eu cyfrifoldebau o ran cadw, adolygu a gwaredu deunydd a gafwyd neu a gynhyrchir wrth ddefnyddio awdurdodau cudd.

Mae'r deddfau (Deddf Pwerau Ymchwilio a Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio) yn gweithio ar y cyd â'r ddeddfwriaeth a'r canllawiau eraill a restrir yn y polisi hwn a rhoddir ystyriaeth ddyledus i'r dogfennau eraill yn ôl yr angen. Fel y cyfryw, bwriad y polisi hwn yw cefnogi, nid disodli, y deddfau dan sylw.

Rhaid i’r unig eithriadau i gydymffurfio â’r polisi hwn fod er mwyn hyrwyddo gofyniad deddfwriaethol sy’n cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig i) ganllawiau rheoli gwybodaeth yr heddlu neu Ddeddf Gweithdrefn ac Ymchwilio Troseddol 1996 neu Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona.

Yn berthnasol (ond heb fod yn gyfyngedig) i’r canlynol: Pob categori o swyddogion a staff Heddlu Dyfed-Powys, boed yn weithwyr llawn amser, rhan amser, parhaol, gweithwyr am gyfnod penodol, gweithwyr dros dro (gan gynnwys staff asiantaeth, partneriaid a chontractwyr) neu staff ar secondiad a gwirfoddolwyr. Rhaid i swyddogion heddlu, staff a gwirfoddolwyr sy’n cyrchu a defnyddio asedau ac eiddo’r heddlu roi sylw dyledus i gynnwys y polisi hwn.

  

2. Cwmpas y Polisi

Mae defnyddio pwerau cudd yn ymateb plismona cyfreithlon i atal a chanfod trosedd ac mae'n cefnogi'r Cynllun Heddlu a Throseddu a Strategaeth Reoli'r Heddlu.

Rhaid i'r broses fod yn gwbl dryloyw ac yn archwiliadwy.

Y pwynt sbarduno yw cyflwyno ceisiadau cudd, fel y disgrifir uchod, gan swyddogion heddlu hyfforddedig a staff cymorth gyda goruchwyliaeth gan dditectif oruchwylwyr / uwch-swyddogion gwybodaeth.

Mae’r Swyddfa Awdurdodi Ganolog yn gweithredu fel pwynt cyfeirio canolog yn yr heddlu, a thrwy hynny sicrheir ansawdd yr holl weithdrefnau gweinyddol cudd er mwyn sicrhau cydymffurfedd â'r gyfraith.

Er mwyn cydymffurfio â'r polisi hwn, mae angen i bersonél Heddlu Dyfed-Powys sy'n dosbarthu unrhyw ddeunydd a gafwyd yn gudd, neu ran ohono, roi cyfarwyddiadau clir i'r derbynnydd yn amlinellu eu cyfrifoldebau. Rhaid i'r derbynnydd sicrhau cydymffurfiaeth â'r polisi hwn ar gyfer yr holl ddeunydd a drosglwyddir iddo, ac wedi hynny bydd yn sicrhau bod unrhyw ddosbarthu pellach yn cynnwys y cyfrifoldeb i dderbynwyr pellach gydymffurfio.

Bydd methu â chydymffurfio â'r polisi hwn a deddfwriaeth gysylltiedig yn golygu bod Heddlu Dyfed-Powys yn fregus. Mae'r risgiau sy'n gysylltiedig â diffyg cydymffurfio yn cynnwys ymgyfreitha, colli tystiolaeth mewn achosion troseddol, cyhoeddusrwydd anffafriol, colli hyder y cyhoedd a gosod mesurau arbennig ar yr heddlu gan asiantaethau sydd â goruchwyliaeth statudol o'r heddlu.

Mae cydymffurfio felly'n rhoi sicrwydd i asiantaethau partner, dioddefwyr troseddau a'r gymuned ehangach bod pwerau'r heddlu i atal a chanfod trosedd yn cael eu defnyddio'n effeithiol ac yn unol â chyfrifoldebau statudol.

 

3.  Pwerau a Pholisi / Gofynion Cyfreithiol

Bydd Heddlu Dyfed-Powys yn cydymffurfio â’r ddeddfwriaeth a’r polisïau a’r canllawiau cysylltiedig a ganlyn wrth gyflawni’r gofynion statudol mewn perthynas â chadw, adolygu a gwaredu / dileu deunydd a gafwyd wrth ddefnyddio awdurdodau cudd:

• Polisi Rheoli Cofnodion Dyfed-Powys
• Deddf Pwerau Ymchwilio 2016
• Deddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio 2000
• Deddf Hawliau Dynol, 1998
• Deddf Diogelu Data 2018 y DU
• Canllawiau Rheoli Gwybodaeth yr Heddlu
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Diogelu Rhyddidau 2012
• Cod Ymarfer ar gyfer Caffael a Datgelu Data Cyfathrebu
• Deddf Gweithdrefnau ac Ymchwiliadau Troseddol 1996
• Canllawiau’r Twrnai Cyffredinol ar Ddatgelu (2020)

 

4.  Opsiynau a Chynlluniau Wrth Gefn

Mae’r egwyddorion Cod Moeseg 2024 newydd a ganlyn yn berthnasol i’r polisi hwn:

• Gwasanaeth cyhoeddus
• Parch ac empathi
• Dewrder

Rhaid i bob aelod o staff sy'n cyflawni dyletswyddau mewn perthynas â gweinyddu awdurdodau cudd ddarllen a deall y polisi hwn a gweithredu yn unol â'r ddeddfwriaeth a'r cod ymarfer penodol sy'n berthnasol i'r pwerau cudd y gofynnir amdanynt ac a awdurdodwyd.

Dyma’r rolau allweddol mewn perthynas â’r Polisi Sicrwydd Data hwn a’r prosesau adolygu, cadw a gwaredu / dileu ar gyfer deunydd a gafwyd yn ystod y defnydd o awdurdodau cudd:

Uwch-swyddog cyfrifol:

Yr uwch swyddog cyfrifol ar gyfer Heddlu Dyfed-Powys yw'r Prif Gwnstabl Cynorthwyol.

Mae’r uwch-swyddog cyfrifol yn gyfrifol am oruchwylio cydymffurfiaeth â’r polisi hwn sy’n ymwneud â gweithgarwch sicrwydd data o ran cadw, adolygu a gwaredu. Bydd yr uwch-swyddog cyfrifol yn sicrhau bod y ‘llwybrau’ ar gyfer deunydd o’r fath yn cael eu nodi er mwyn i’r broses gael ei chofnodi mewn modd cywir ac amserol at ddibenion arolygiadau Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio blynyddol neu’r Tribiwnlys Pwerau Ymchwilio. Rhaid i'r uwch-swyddog cyfrifol felly sicrhau atebolrwydd ar bob lefel o'r broses hon.

Swyddog Cyfrifol yr Heddlu:

Ditectif Uwch-arolygydd fydd swyddog cyfrifol Heddlu Dyfed-Powys a bydd, ar gais yr uwch-swyddog cyfrifol, yn ymgymryd â dyletswyddau'r uwch-swyddog cyfrifol o ddydd i ddydd ac yn rhoi sicrwydd bod y polisi hwn a deddfwriaeth gysylltiedig yn cydymffurfio â safonau Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio.

Rheolwr Pwynt Cyswllt Unigol:

Mae’r Rheolwr Pwynt Cyswllt Unigol yn gyfrifol am oruchwylio’r Tîm Ymchwilio i Ddata Cyfathrebu sydd wedi’i leoli yn y Swyddfa Awdurdodi Ganolog, a bydd fel arfer yn goruchwylio ac yn ymgymryd â gweithgareddau angenrheidiol i sicrhau y cydymffurfir â gofynion Deddf Pwerau Ymchwilio 2016 â'r codau ymarfer cysylltiedig.

Uwch Swyddog Ymchwilio:

Mae gan yr uwch swyddog ymchwilio gyfrifoldeb rheoli am ddeunydd a gesglir mewn perthynas ag ymchwiliadau troseddol a gynhelir o fewn eu maes cyfrifoldeb. Bydd yr uwch-swyddog ymchwilio, y swyddog achos, y swyddog datgelu a'r ymgeisydd yn gyfrifol am gydymffurfio â'r polisi a'r gofynion adolygu, cadw a gwaredu. Bydd hyn yn cael ei oruchwylio a'i fonitro gan yr uwch-swyddog ymchwilio.

Ymgeisydd:

Ar gyfarwyddyd yr uwch-swyddog ymchwilio, bydd yr ymgeisydd am awdurdodau cudd yn rheoli’r gwaith o gadw, adolygu a gwaredu’r data a gafwyd a’r dogfennau a gynhyrchir drwy gydol unrhyw broses ymchwilio cudd o dan Ddeddf Rheoleiddio Pwerau Ymchwilio / Deddf Pwerau Ymchwilio.. Nid yw'r polisi hwn yn effeithio ar gyfrifoldebau o dan Ddeddf Gweithdrefn ac Ymchwilio Troseddol 1996 ac felly maent yn aros gyda'r ymgeisydd a'r tîm gweithredol.

Dylai ymgeiswyr fod yn ymwybodol o’r gofynion ychwanegol sy’n ymwneud â data cyfathrebu y rhai sy’n ymwneud â phroffesiynau penodol ee meddyg meddygol, cyfreithiwr, newyddiadurwr, aelod o ddeddfwrfa berthnasol, neu weinidog yr efengyl a rhaid iddo drafod â’r pwynt cyswllt unigol sut y mae'n rhaid ymdrin â'r cais, ac unrhyw ddeunydd canlyniadol. 

Swyddogion Awdurdodi:

Mae Ditectif Uwcharolygwyr enwebedig yn cwblhau cwrs swyddogion awdurdodi a gymeradwywyd gan y Coleg Plismona, ac yn dilyn hynny byddant yn cymryd cyfrifoldeb am awdurdodi ceisiadau gwyliadwriaeth gyfeiriedig a ffynhonnell cudd-wybodaeth ddynol. Yn ogystal, mae'r swyddog awdurdodi yn darparu goruchwyliaeth a chefnogaeth i awdurdodau lefel uwch cyn cyflwyno ceisiadau’r Swyddfa Awdurdodi Ganolog i brif swyddogion. Bydd y swyddog awdurdodi yn chwarae rhan bwysig yn y gwaith o oruchwylio'r gwaith o reoli deunydd gweithdrefn arbennig (fel braint gyfreithiol) a gaffaelir wrth ddefnyddio awdurdodau cudd.

Swyddfa Awdurdodi Ganolog / Personél Pwynt Cyswllt Unigol:

Yr adran yw’r pwynt cyfeirio canolog ar gyfer prosesu’r holl geisiadau cudd yn Heddlu Dyfed-Powys ac mae’n gyfrwng ar gyfer darparu cyngor ac arweiniad i swyddogion a staff ar draws yr heddlu, ynghyd ag adrannau arbenigol sydd wedi’u lleoli ym mhencadlys yr heddlu.

Swyddogaeth personél y Swyddfa Awdurdodi Ganolog yw sicrhau ansawdd ceisiadau cudd, a chyflwynir y mwyafrif ohonynt ar system rheoli a llif gwaith bwrpasol (Charter) y mae gan y staff hawliau gweinyddol ar ei chyfer.

Fodd bynnag, mae Gwarantau Ymyrraeth Offer wedi'u Targedu yn cael eu rheoli ar system llif gwaith ROSA wedi'i hamgryptio gyda chyfathrebu uniongyrchol â Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio. Bydd personél y Swyddfa Awdurdodi Ganolog yn chwarae rhan annatod wrth sicrhau bod derbynwyr data yn ymwybodol o'r cyfrifoldebau i adolygu, cadw a gwaredu. Bydd yr adran hefyd yn rheoli gweinyddiaeth yr holl ddeunydd etifeddol a gaffaelwyd cyn gweithredu Charter (2005).

Uned Cymorth Technegol:

Mae'r Uned Cymorth Technegol yn adran arbenigol sydd wedi'i lleoli yn y pencadlys ac mae'n gyfrifol am gaffael a defnyddio offer technegol cudd i gefnogi gweithrediadau cudd a gynhelir yn ardal Heddlu Dyfed-Powys. Mae swyddogion yr Uned Cymorth Technegol yn cynnal astudiaethau dichonoldeb ac yn rhoi cyngor ac arweiniad mewn perthynas â defnyddio ystod o ddyfeisiau gwyliadwriaeth gudd.

 

5.  Camau gweithredu ac adolygu

Mae deddfwriaeth gudd yn faes cyfyngedig ac arbenigol o blismona.

O ddydd i ddydd mae’r Swyddfa Awdurdodi Ganolog yn monitro ac yn sicrhau ansawdd gweithdrefnau gweinyddu cudd. Mae'r swyddfa yn ei thro yn adrodd i uwch-reolwyr yr Adran Ymchwilio i Droseddau (swyddog cyfrifol) a'r swyddogion awdurdodi.

Mae briffiau rheolaidd yn rhoi arolygiaeth sefydliadol i'r uwch-swyddog cyfrifol ac yn rhoi sicrwydd i Gyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu bod yr heddlu yn cydymffurfio â'i gyfrifoldebau statudol o ran ei ddefnydd o bwerau cudd.

Mae Heddlu Dyfed-Powys yn destun arolygiadau blynyddol gan Swyddfa'r Comisiynydd Pwerau Ymchwilio. Holl ddiben yr arolygiad yw asesu a sefydlu cydymffurfedd â'r ddeddfwriaeth berthnasol a chodau ymarfer cysylltiedig.

Mae’r Prif Gwnstabl wedyn yn cael adroddiadau arolygu gan Brif Gomisiynydd Gwyliadwriaeth sy’n adrodd ar berfformiad yr heddlu ers yr arolygiad blaenorol a gall gynnwys:

1. Argymhellion yn ymwneud â mater o gydymffurfio neu,
2. Arsylwadau cyffredinol a chyngor i wella arferion a gweithdrefnau sefydliadol.

Mae'r heddlu yn ymateb yn flynyddol trwy gyflwyno cynlluniau gweithredu i osod amcanion o fewn amserlenni cytunedig i fonitro a gwella perfformiad ac i ddarparu hyfforddiant, cyngor ac arweiniad pan fo angen i randdeiliaid allweddol. Rheolir y cynllun gweithredu gan dditectif arolygydd y Swyddfa Awdurdodi Ganolog, gyda throsolwg gan dîm uwch-reolwyr yr Adran Ymchwilio i Droseddau.

Mae’r heddlu hefyd yn rhan o’r teulu plismona ehangach lle mae cynrychiolwyr enwebedig yn cydweithio â chydweithwyr ac asiantaethau partner ar lefel ranbarthol a chenedlaethol i sicrhau bod unrhyw faterion sy’n dod i’r amlwg, newidiadau i ddeddfwriaeth neu arferion a gweithdrefnau yn cael eu hystyried, eu lledaenu, a lle bo angen, eu mabwysiadu gan yr heddlu.

Rhaid i bersonél sy'n ymgymryd â'r rolau allweddol fel y disgrifir yn adran 4 uchod (Opsiynau ac Argyfyngau) ddeall y polisi hwn yn y lle cyntaf. Fodd bynnag, mae'r polisi'n berthnasol i holl swyddogion, staff a gwirfoddolwyr Heddlu Dyfed-Powys.

Bydd effeithiolrwydd y polisi a'r safonau perfformiad cysylltiedig yn cael eu hadolygu'n flynyddol a'u monitro'n barhaus gan y Swyddfa Awdurdodi Ganolog, y swyddog cyfrifol a'r swyddogion awdurdodi. Bydd unrhyw ofynion hyfforddi pwrpasol mewn perthynas ag adolygu, cadw a gwaredu ar gyfer staff gweithredol / cymorth yn cael eu nodi a'u darparu (yn ôl yr angen) gan arbenigwyr pwnc addas.

Bwrdd Gweithrediadau Arbenigol Heddlu Dyfed-Powys sy'n goruchwylio'r polisi hwn a bydd yn cymeradwyo'r holl adolygiadau a diwygiadau. 

COD MOESEG - TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Coed Moeseg ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Cod hwnnw a'r egwyddorion sy'n sail iddo.

 

TYSTYSGRIF GYDYMFFURFIO'R DDEDDF HAWLIAU DYNOL

Mae'r polisi hwn wedi'i ddrafftio yn unol â'r Ddeddf Hawliau Dynol ac fe'i hadolygwyd ar sail ei gynnwys a'r dystiolaeth ategol a bernir ei fod yn cydymffurfio â'r Ddeddf honno a'r egwyddorion sy'n sail iddi.

 

ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB

Mae adran 4 o Ddeddf Cydraddoldeb 2010 yn nodi'r nodweddion gwarchodedig sy'n gymwys i'w gwarchod o dan y Ddeddf fel a ganlyn: Oedran; Anabledd; Ailbennu Rhywedd; Priodas a Phartneriaeth Sifil; Beichiogrwydd a Mamolaeth; Hil; Crefydd neu Gred; Rhyw; Cyfeiriadedd Rhywiol.

Mae dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus yn gosod gofyniad cyfreithiol rhagweithiol ar gyrff cyhoeddus i ystyried, wrth arfer eu swyddogaethau, yr angen i:

• ddileu gwahaniaethu, aflonyddu, erledigaeth, ac unrhyw ymddygiad arall sy'n anghyfreithlon o dan y Ddeddf;
• hyrwyddo cyfle cyfartal rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu;
• meithrin perthnasoedd da rhwng unigolion sy'n rhannu nodwedd warchodedig berthnasol ac unigolion nad ydynt yn ei rhannu.

Mae'r ddyletswydd cydraddoldeb yn berthnasol i'r holl nodweddion gwarchodedig ac eithrio Priodas a Phartneriaeth Sifil: dim ond y ddyletswydd i ystyried yr angen i ddileu gwahaniaethu sy’n berthnasol i’r nodwedd hon.

Mae cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb yn cynnwys asesu'n systematig effeithiau tebygol neu wirioneddol polisïau ar bobl mewn perthynas â'r holl nodweddion gwarchodedig a nodir uchod.

Dylid cynnal asesiad o effaith ar gydraddoldeb ar unrhyw bolisi sy'n berthnasol i ddyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus.

CWBLHAWYD ASESIAD O'R EFFAITH AR GYDRADDOLDEB: Chwefror 2024