Canllawiau Fframwaith Polisi

Nod y ddogfen hon yw amlinellu'r weithdrefn ar gyfer creu, adolygu a chyhoeddi polisïau. Mae'r ddogfen hon hefyd yn amlinellu'r broses ar gyfer diddymu polisi. Mae gwybodaeth a thempledi sy'n ymwneud â chreu polisi, adolygu a diddymu ar gael ar y fewnrwyd.

Egwyddorion Allweddol

• Mae templed polisi ar gael. Polisïau yw’r “beth a pham” a safonau/gweithdrefnau cysylltiedig yw’r “sut”.
• Polisïau yw prif egwyddorion ein sefydliad. Maent yn darparu cyfeiriad, yn arwain ac yn dylanwadu ar wneud penderfyniadau yn ogystal â gosod fframwaith ar gyfer cyflawni o fewn y maes pwnc a gwmpesir gan y polisi ei hun. 
• Rhaid i'r polisi gynnwys prosesau neu ganllawiau penodol yn unig os ydynt yn cefnogi'r paramedrau ar gyfer gwneud penderfyniadau neu maent yn angenrheidiol i'r polisi. Gellir ychwanegu'r rhain fel atodiadau lle bo'n briodol.
• Gellir cyfeirio at wybodaeth atodol megis dogfennau cyfeirio allanol, deddfwriaeth neu ganllawiau cenedlaethol yn y polisi ond ni ellir ei hychwanegu fel atodiadau.
• Rhaid peidio â chynnwys rhifau ffôn, cyfeiriadau e-bost ac enwau yn y polisi (ac eithrio manylion y perchennog/cyswllt ac yn y tabl rheoli fersiynau). Gall polisïau gael eu cyhoeddi’n rhagweithiol neu eu rhyddhau drwy ryddid gwybodaeth ac felly, mae’n bwysig ystyried unrhyw wybodaeth sensitif sydd wedi’i chynnwys yn y polisi a thynnu sylw at yr eitemau hyn yn barod i’r tîm datgelu eu hadolygu. Rhaid i awdur ystyried ‘datblygu cynllun agored’. Cysylltwch â'r Swyddog Polisi i drafod yn fanylach.
• Gall perchnogion/awduron polisi gyfeirio at y Coleg Plismona (Arfer Proffesiynol Awdurdodedig) cyn creu neu adolygu polisi. Os oes Arfer Proffesiynol Awdurdodedig ar hyn o bryd ar gyfer yr ardal y mae'r polisi yn ymwneud ag ef, yna fe allai liniaru'r angen am bolisi heddlu. Gellir ceisio cyngor pellach gan y Swyddog Polisi.
• Rhaid i berchnogion/awduron polisi sicrhau eu bod yn cadw at ‘un fersiwn o’r gwirionedd’. Rhaid cael gwared yn rhagweithiol ar hen ddogfennau a fersiynau polisi nad ydynt yn cael eu defnyddio mwyach.

1. Proses Polisi Newydd

1.1 Cydnabod yr angen am bolisi newydd

• Yn y rhan fwyaf o achosion, efallai y bydd arweinydd maes busnes/adran yn nodi angen am bolisi newydd, er enghraifft lle mae ffordd newydd o weithio yn cael ei rhoi ar waith neu pan fo deddfwriaeth newydd wedi’i deddfu. Gall yr angen hefyd gael ei nodi gan y Swyddog Polisi, mewn cyfarfod llywodraethu neu drwy archwiliad.
• Cyn gynted â phosibl bydd angen pennu perchennog polisi a/neu awdur. Bydd awdur y polisi yn cael cymorth ac arweiniad gan Swyddog Polisi'r heddlu.
• Rhaid i berchennog/awdur y polisi ystyried a oes angen y polisi, drwy wirio Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona (CoP) a chanllawiau cenedlaethol/rhanbarthol. Rhaid ystyried hefyd a fyddai dogfen weithdrefnau yn ddigonol.
• Rhaid i berchennog/awdur y polisi ystyried y maes (meysydd) busnes perthnasol a’r staff perthnasol y mae angen ymgynghori â nhw drwy gydol y broses. Gellir rhestru'r rhain ar y templed polisi. Fel rhan o hyn, rhaid ystyried y rheini sydd angen goruchwylio’r polisi gydol ei oes. Gall cysylltu â rhanddeiliaid yn gynnar fod yn fuddiol wrth baratoi’r drafft cyntaf.
• Rhaid i berchennog/awdur y polisi gysylltu â'r Swyddog Polisi i gofnodi'r drafft, i gael cyngor ac i wirio am bolisïau tebyg/perthnasol. Bydd y Swyddog Polisi yn cofnodi bod y polisi hwn yn cael ei ystyried ar y log polisi. Gall y Swyddog Polisi roi cymorth ac arweiniad drwy gydol y broses.

1.2 Drafftio polisi newydd a chwblhau’r Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb

• Rhaid i awduron polisi ddilyn y templed polisi a'r weithdrefn wrth ysgrifennu cynnwys y polisi.
• Mae'r templed wedi'i ddyfrnodi fel DRAFFT.
• Rhaid i awduron polisi gwblhau Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb ochr yn ochr â'r drafft polisi. Ceir manylion sut i wneud hyn ar y fewnrwyd. Gellir gofyn am arweiniad gan yr adran Cydraddoldeb, Amrywiaeth a'r Gymraeg. Rhaid i awduron polisi ymgyfarwyddo â gofynion Deddf Cydraddoldeb 2010 a rhaid iddynt ystyried yn llawn ymrwymiad yr heddlu i annog cydraddoldeb, amrywiaeth a chynhwysiant yn y gweithle, a dileu gwahaniaethu anghyfreithlon.
• Rhaid gwneud pob ymdrech i sicrhau bod dogfennau ategol diweddar o fewn y maes pwnc (fel polisïau eraill yr heddlu neu ddogfennau canllaw) yn gysylltiedig â'r polisi.
  • Atgoffir awduron bod angen defnyddio Cymraeg/Saesneg plaen, rhywedd niwtral. Rhaid i'r cynnwys fod yn gryno, gan osgoi jargon a pharagraffau hir. Rhaid i awduron osgoi acronymau/byrfoddau (oni bai bod y ddogfen yn nodi'n glir beth maent yn ei olygu).
  • Rhaid ysgrifennu polisïau o safbwynt y gynulleidfa arfaethedig a defnyddio yr amser presennol a’r stad weithredol lle bo modd.
  • Rhaid i’r iaith a ddefnyddir wneud y gofynion gorfodol yn glir drwy ddefnyddio ‘rhaid’, nid ‘dylai’ neu ‘bydd yn’. Anogir awduron i osgoi defnyddio termau fel ‘yn gyffredinol’ ac ‘fel arfer’. Os oes angen eithriad neu ddarpariaeth yn ôl disgresiwn, gellir cynnwys manylion pwy all ei gymeradwyo yn y polisi.
  • Gall y Swyddog Polisi gefnogi gydag awgrymiadau ychwanegol a gall brawfddarllen y drafft(iau).

1.3  Ymgynghori

• Unwaith y bydd awdur y polisi wedi llunio’r drafft cyntaf, gellir trafod y ddogfen mewn grŵp(grwpiau) maes busnes perthnasol a chyda rhanddeiliaid allweddol. Mae SCHTh yn rhanddeiliad allweddol gan ei bod yn mabwysiadu llawer o bolisïau'r heddlu neu mae ganddi gyfrifoldebau o ran craffu ar ein trefniadau llywodraethu.
• Mae enghreifftiau eraill o randdeiliaid allweddol yn cynnwys yr adrannau Iechyd a Diogelwch, Gwasanaethau Cyfreithiol, Cyllid, Gwasanaethau Pobl, Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth, undebau llafur, Ffederasiwn yr Heddlu, Cymdeithas Uwcharolygwyr yr Heddlu, rhwydweithiau cymorth, Grŵp Ymgynghori Annibynnol, ac ati (fel y bo’n briodol). Rhaid trafod yr Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb a'r Cod Moeseg hefyd mewn perthynas â'r polisi. Gall y Swyddog Polisi hefyd gefnogi'r gwaith o hwyluso adborth.
• Rhaid i unrhyw bolisi sy'n cynnwys elfen sy'n ymwneud â phobl ddilyn fframwaith cyfansoddiad a llywodraethu'r Cydgyngor Trafod Telerau ar gyfer ymgynghori a chymeradwyo polisi sy'n gysylltiedig â phobl (gellir cael copi gan AD neu'r Swyddog Polisi os oes angen). Yn ogystal, lle y cynigiwyd neu nodwyd y polisi yn y Cyd-bwyllgor Archwilio, rhaid gofyn am ymgynghoriad gan y Cyd-bwyllgor Archwilio.
• Gall y Swyddog Polisi a pherchennog y polisi drafod a chytuno ar yr amserlen ar gyfer y cylch adolygu yn y dyfodol.

1.4 Gwasanaethau Cyfreithiol

• Yn y drafft terfynol, bydd y swyddog polisi yn cyflwyno'r polisi ac Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb wedi'i gwblhau i'r Gwasanaethau Cyfreithiol ac yn cael Tystysgrif Hawliau Dynol. Bydd Gwasanaethau Cyfreithiol yn llofnodi ac yn dyddio'r adran berthnasol o'r polisi i gadarnhau hyn.

1.5 Cymeradwyo Polisi

• Rhaid trafod a chymeradwyo polisi newydd yn y grŵp llywodraethu perthnasol sy’n ymwneud â’r maes (meysydd) busnes perthnasol.
• Unwaith bod y grŵp llywodraethu yn cytuno arno mewn egwyddor, rhaid codi’r polisi fel eitem agenda ar gyfer cyfarfod Bwrdd perthnasol a gadeirir gan brif swyddog.

Nod Heddlu Dyfed-Powys yw mynd ati’n rhagweithiol i gyhoeddi polisïau lle mae’n ddiogel ac yn addas i wneud hynny. Mae hyn yn cyd-fynd â'r gofyniad i gyhoeddi polisïau a gweithdrefnau fel rhan o drefn cynllun cyhoeddi o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Unwaith y caiff ei chymeradwyo, rhaid ystyried pa mor addas yw'r ddogfen i'w chyhoeddi.

1.6 Datgeliad

• Mewn achos lle mae’r ddogfen ar gael yn llawn i’w chyhoeddi, gall perchennog/awdur y polisi gwblhau’r adran briodol ar y templed polisi i gadarnhau hyn a symud i’r cam nesaf.
• Drwy gydol y broses, os bydd perchennog/awdur y polisi yn nodi unrhyw gynnwys o fewn y polisi a allai fod yn niweidiol i’w gyhoeddi (er enghraifft, y byddai’r polisi’n rhoi gwybod am dactegau neu gudd-wybodaeth a fyddai’n niweidiol i’w rhyddhau i’r cyhoedd), rhaid i berchennog/awdur y polisi amlygu'r meysydd hyn o fewn y ddogfen a'i hanfon at yr Uned Ddatgelu i'w hadolygu. Mae'r Uned Ddatgelu yn gweithredu eithriadau priodol lle bo angen. Gall hyn olygu y bydd dwy fersiwn o'r polisi. Polisi llawn ar gyfer defnyddio a chyhoeddi yn fewnol a fersiwn wedi'i olygu i'w gyhoeddi'n allanol.
• Mewn achosion bach, gall y polisi cyfan fod yn niweidiol os caiff ei ryddhau. Bydd yr Uned Ddatgelu yn cynghori ac yn gweithredu eithriadau yn yr achos hwn. Bydd adroddiad yn cael ei baratoi gan y Swyddog Polisi yn amlinellu pam nad ydym yn cyhoeddi polisi penodol yn barod ar gyfer ceisiadau rhyddid gwybodaeth yn y dyfodol neu gwestiynau a godir yn ymwneud â rhwymedigaethau’r cynllun cyhoeddi.
• Os oes unrhyw ansicrwydd ynghylch cyhoeddi neu eithrio, gall awdur/perchennog y polisi ymgynghori â'r Swyddog Polisi.

1.7  Cyfieithiad Cymraeg

• Mae Safonau’r Gymraeg mewn perthynas â pholisi i’w gweld yma.
• Nod Heddlu Dyfed-Powys yw mynd ati’n rhagweithiol i gyhoeddi polisïau lle mae’n ddiogel ac yn addas i wneud hynny. Mae hyn yn cyd-fynd â'r gofyniad i gyhoeddi polisïau a gweithdrefnau fel rhan o drefn cynllun cyhoeddi o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Mae hyn yn golygu ei bod yn debygol y bydd angen cyfieithu polisïau, yn barod i'w cyhoeddi'n allanol.
• Gellir gofyn am gyfieithiadau Cymraeg yma. Darllenwch y cytundeb lefel gwasanaeth cyn anfon gwaith i’r Uned Gyfieithu a gwiriwch restr wirio’r Uned Gyfieithu i sicrhau bod y gwaith a anfonir yn gydnaws. Gall y Swyddog Polisi gefnogi cyflwyno cais ar ran perchennog/awdur y polisi.

1.8  Cael Rhif Polisi a Chyhoeddi

• Bydd y Swyddog Polisi yn gallu darparu rhif y polisi a bydd yn ymgynghori â pherchnogion polisïau ynghylch cyhoeddi.
• Sicrhewch bod y polisi newydd yn cael ei gyfleu i weithwyr perthnasol. Mae’n bosibl y bydd perchennog/awdur y polisi yn dymuno ceisio cymorth gan gyfathrebu corfforaethol.
• Bydd y Swyddog Polisi yn rhoi cyhoeddusrwydd i'r polisi newydd/adolygedig yn fewnol yn y cylchlythyr polisi chwarterol.

 

2. Proses Adolygu

2.1 Adolygu polisi

• Yn y rhan fwyaf o achosion, bydd y Swyddog Polisi yn cysylltu â pherchennog/awdur y polisi dri mis cyn y dyddiad adolygu ac yn darparu dolen/atodi fersiwn ddiweddaraf y polisi. Fodd bynnag, efallai y caiff perchennog y polisi ei annog i adolygu'r polisi yn gynt na'r disgwyl. Cysylltwch â'r Swyddog Polisi i gofnodi'r adolygiad, i ofyn am gyngor ac i wirio am bolisïau tebyg/perthnasol.
• Rhaid i berchennog/awdur y polisi gyfeirio at unrhyw argymhellion a gafwyd (fel rhan o archwiliad, er enghraifft), Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona a chanllawiau cenedlaethol/rhanbarthol. Efallai nad oes angen y polisi mwyach.
• Rhaid i berchennog/awdur y polisi ystyried y maes (meysydd) busnes perthnasol a’r staff y mae angen ymgynghori â nhw drwy gydol yr adolygiad. Gellir rhestru'r rhain ar y templed polisi. Gall cysylltu â rhanddeiliaid yn gynnar fod yn fuddiol yn y broses adolygu. Manylir ar rai rhanddeiliaid allweddol a awgrymir yn 2.3 isod.

 

2.2 Cynnig newidiadau i bolisi a chyfeirio’n ôl at yr Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb

• Rhaid i awduron polisi ddilyn y templed polisi a’r canllawiau wrth adolygu a diweddaru cynnwys polisi.
• Rhaid dyfrnodi'r ddogfen fel DRAFFT (bydd y Swyddog Polisi wedi gwneud hyn os oes adolygiad wedi'i drefnu).
• Rhaid i awduron polisi ddefnyddio'r Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb (AEA) gwreiddiol ochr yn ochr â'r adolygiad polisi ac adrodd yn ôl pan wneir newidiadau. Ceir manylion am hyn ar y fewnrwyd. Os yw’r Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb ar hen dempled sydd wedi dyddio, bydd angen ei drosglwyddo i’r fersiwn ddiweddaraf (a’i adolygu/diweddaru yn y broses, os oes angen). Os oes unrhyw newidiadau, rhaid gwneud y rhain yn glir.
• Rhaid i bob newid i'r polisi gael ei amlygu neu ei gofnodi trwy newidiadau trac. Mae hyn er mwyn galluogi'r newidiadau i fod yn weladwy ac i ganiatáu adolygiad mwy gwybodus gan randdeiliaid wrth ymgynghori ar y ddogfen.
• Os oes gan y polisi ddogfennau safonau/gweithdrefnau ategol i lunio sut y caiff y polisi ei weithredu, neu os oes angen y rhain, rhaid sicrhau eu bod ar gael (lle bo'n briodol) yn ystod yr ymgynghoriad. Rhaid gwirio i sicrhau bod y polisi yn cyfeirio at y fersiwn (fersiynau) cywir/diweddaraf.
• Ar y pwynt hwn, bydd perchennog/awdur y polisi a'r Swyddog Polisi yn ymwybodol o raddfa'r newid (newidiadau) i'r polisi. Mae dau lwybr i’w hystyried – 1) mân newid, neu 2) newid mawr:

Enghreifftiau o Fân Newidiadau

Enghreifftiau o Newidiadau Mawr

-       Sillafu -       Diweddariad i ddeddfwriaeth sydd wedi’i gynnwys mewn polisi nad yw’n effeithio’n ormodol ar y cynnwys/cyfrifoldeb (ee GDPR i GDPR y DU) -       Nid oes unrhyw newid i gynnwys polisi a chyd-destun ehangach ers yr adolygiad blaenorol -       Symud i dempled polisi newydd yr heddlu lle nad oes llawer o newid neu ddim newid i'r cynnwys

-       Cyfuno dau bolisi -       Newid ar raddfa fawr i'r broses o sut mae Heddlu Dyfed-Powys yn cyflawni ei waith -       Newid ar raddfa fawr o ran cyfrifoldeb -       Symud i dempled polisi newydd yr heddlu a mynd i'r afael â newidiadau mawr yn y broses -       Newid mawr yn y cyd-destun ehangach -       Mae’n bosibl y bydd polisi’n cael ei nodi fel un nad oes ei angen mwyach – gweler ‘diwygiad polisi’

                                                       

• Gall y Swyddog Polisi roi cyngor ar raddfa'r newidiadau a chynghori ar y camau gorau i'w cymryd yn yr adolygiad. Cedwir yr wybodaeth hon ar log polisi'r heddlu.
• Gall y Swyddog Polisi a pherchennog y polisi adolygu, drafod a chytuno ar yr amserlen ar gyfer adolygiadau yn y dyfodol.

2.3 Ymgynghori

• Unwaith y bydd awdur y polisi wedi llunio’r drafft, rhaid trafod y ddogfen mewn grŵp (grwpiau) maes busnes perthnasol a chyda rhanddeiliaid allweddol. Mae SCHTh yn rhanddeiliad allweddol gan ei bod yn mabwysiadu llawer o bolisïau'r heddlu ac mae ganddi gyfrifoldebau o ran craffu ar ein trefniadau llywodraethu.
• Mae enghreifftiau eraill o randdeiliaid yn cynnwys yr adrannau Iechyd a Diogelwch, Gwasanaethau Pobl, Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth, undebau llafur, Ffederasiwn yr Heddlu, Cymdeithas Uwcharolygwyr yr Heddlu, rhwydweithiau cefnogi, Grŵp Ymgynghori Annibynnol ac ati (fel y bo’n briodol). Rhaid trafod yr Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb a Cod Moeseghefyd mewn perthynas â'r polisi. Gall y Swyddog Polisi hefyd gefnogi'r gwaith o hwyluso adborth.
• Mae'r Swyddog Polisi yn coladu adborth ymgynghori a geir trwy gydol y cyfnod ymgynghori, gan adrodd i berchennog y polisi ar unrhyw newidiadau a awgrymir i'r polisi.
• Rhaid i unrhyw bolisi sy'n cynnwys elfen sy'n ymwneud â phobl ddilyn fframwaith cyfansoddiad a llywodraethu'r Cydgyngor Trafod Telerau ar gyfer ymgynghori a chymeradwyo polisi sy'n gysylltiedig â phobl (gellir cael copi gan AD neu'r Swyddog Polisi os oes angen). Yn ogystal, lle y cynigiwyd neu nodwyd y polisi yn y Cyd-bwyllgor Archwilio, rhaid gofyn am ymgynghoriad gan y Cyd-bwyllgor Archwilio.
• Gellir gofyn am gymeradwyaeth gychwynnol i'r newidiadau yng nghyfarfod y grŵp llywodraethu perthnasol.

2.4 Gwasanaethau Cyfreithiol

• Ar gyfer mân newidiadau a gynigir yn ystod yr adolygiad, dim ond os yw'r newidiadau'n effeithio ar y Dystysgrif Hawliau Dynol y mae angen anfon y polisi at y Gwasanaethau Cyfreithiol.
• Ar gyfer newidiadau mawr a gynigir yn ystod yr adolygiad, mae'n debygol iawn y bydd angen i'r Gwasanaethau Cyfreithiol ystyried y polisi.
• Os anfonir y polisi at y Gwasanaethau Cyfreithiol, rhaid i berchnogion/awduron polisi anfon eu polisi ac Asesiad o’r Effaith ar Gydraddoldeb wedi'i adolygu/adnewyddu i'r Gwasanaethau Cyfreithiol a chael Tystysgrif Hawliau Dynol.

2.5 Cymeradwyo Polisi

• Rhaid trafod mân newid i bolisi yn y grŵp llywodraethu perthnasol sy’n ymwneud â’r maes (meysydd) busnes perthnasol a gellir ei gymeradwyo a’i gadarnhau yng nghyfarfod y grŵp llywodraethu. Os oes angen newid brys, gall yr arweinydd maes busnes lofnodi a chadarnhau'r newidiadau os yw’n fodlon. Gall y Swyddog Polisi egluro'r camau priodol i'w cymryd.
• Rhaid trafod newid mawr yn y grŵp llywodraethu perthnasol sy'n ymwneud â'r maes (meysydd) busnes perthnasol. Unwaith bod y grŵp llywodraethu yn cytunor arno mewn egwyddor, gellir wedyn godi’r polisi fel eitem agenda ar gyfer cyfarfod bwrdd perthnasol a gadeirir gan brif swyddog perthnasol i’w gadarnhau.
• Rhaid i unrhyw bolisi sy'n cynnwys elfen sy'n ymwneud â phobl ddilyn fframwaith cyfansoddiad a llywodraethu'r Cydgyngor Trafod Telerau ar gyfer ymgynghori a chymeradwyo polisi sy'n gysylltiedig â phobl (gellir cael copi gan AD neu'r Swyddog Polisi os oes angen).
• Os caiff ei chymeradwyo, rhaid ystyried pa mor addas yw'r ddogfen i'w chyhoeddi.
• Gall y Swyddog Polisi roi cyngor fesul achos os codir unrhyw newidiadau neu ddiwygiadau wrth gymeradwyo a/neu gadarnhau.

2.6 Datgeliad

• Drwy gydol y broses, bydd perchennog/awdur y polisi wedi nodi a oes unrhyw rannau o’r polisi sy’n niweidiol i’w cyhoeddi.
• Mewn achos lle mae’r ddogfen ar gael yn llawn i’w chyhoeddi, gall perchennog/awdur y polisi gwblhau’r adran briodol ar y polisi i gadarnhau hyn a symud i’r cam nesaf.
• Mewn achos lle nodwyd meysydd o niwed, rhaid i berchennog/awdur y polisi amlygu’r meysydd hyn. Rhaid anfon y polisi wedyn i'r Uned Ddatgelu i'w adolygu ac i gymhwyso eithriadau priodol lle bo angen. Gall hyn olygu y bydd dwy fersiwn o'r polisi. Polisi llawn ar gyfer defnyddio a chyhoeddi yn fewnol a fersiwn wedi'i olygu i'w gyhoeddi'n allanol.
• Mewn achosion bach, gall y polisi cyfan fod yn niweidiol os caiff ei ryddhau. Bydd yr Uned Ddatgelu yn cynghori ac yn gweithredu eithriadau yn yr achos hwn. Bydd adroddiad yn cael ei baratoi gan y Swyddog Polisi yn amlinellu pam nad ydym yn cyhoeddi polisi penodol yn barod ar gyfer ceisiadau rhyddid gwybodaeth yn y dyfodol neu gwestiynau a godir yn ymwneud â rhwymedigaethau’r cynllun cyhoeddi.
• Os oes unrhyw ansicrwydd ynghylch cyhoeddi neu eithrio, gall awdur/perchennog y polisi ymgynghori â'r Swyddog Polisi.

2.7 Cyfieithiad Cymraeg

• Gellir dod o hyd i Safonau’r Gymraeg mewn perthynas â pholisi ar y fewnrwyd.
• Nod Heddlu Dyfed-Powys yw mynd ati’n rhagweithiol i gyhoeddi polisïau lle mae’n ddiogel ac yn addas i wneud hynny. Mae hyn yn cyd-fynd â'r gofyniad i gyhoeddi polisïau a gweithdrefnau fel rhan o drefn cynllun cyhoeddi o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Mae hyn yn golygu ei bod yn debygol y bydd angen cyfieithu polisïau, yn barod i'w cyhoeddi'n allanol.
• Gellir gofyn am gyfieithiadau Cymraeg yma. Darllenwch y cytundeb lefel gwasanaeth cyn anfon gwaith i’r Uned Gyfieithu a gwiriwch restr wirio’r Uned Gyfieithu i sicrhau bod y gwaith a anfonir yn gydnaws. Gall y Swyddog Polisi gefnogi cyflwyno cais ar ran perchennog/awdur y polisi.
• Lle gallai’r polisi fod wedi’i gyfieithu o’r blaen, a fyddech cystal â chyflwyno’r cyfieithiad blaenorol i’r Uned Gyfieithu i’w cefnogi – bydd hyn yn rhoi gwybodaeth iddynt am derminoleg a gallai eu helpu i baratoi’r cyfieithiad yn gynt.

2.8 Cyhoeddi

• Bydd y Swyddog Polisi yn ymgynghori â pherchnogion polisïau ynghylch cyhoeddi.

3. Archif Polisi a Phroses Diddymu

3.1 Diddymu polisi: camau cyntaf

• Mae diddymu polisi yn digwydd pan fo polisi gweithredol wedi darfod neu wedi cael ei gyfuno â pholisi arall. Gall hefyd fod oherwydd newidiadau mewn gweithdrefnau, lle mae Heddlu Dyfed-Powys yn defnyddio Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona, er enghraifft.
• Mae'r broses diddymu polisi fel arfer yn dilyn ’ry broses adolygu, yn yr achos lle nodir nad yw'r polisi bellach yn effeithiol/yn ofynnol yn ystod yr adolygiad a drefnwyd. Gellir ei nodi hefyd fel rhan o broses adolygu polisi gwahanol (er enghraifft, pan argymhellir bod rhannau effeithiol polisi yn cael eu huno ag un arall, gan wneud y polisi gwreiddiol yn anaddas i’r diben mwyach).
• Wrth ystyried diddymu, ac os na chaiff ei wneud fel rhan o'r broses adolygu, gall perchennog y polisi gyfeirio at wefan Arfer Proffesiynol Awdurdodedig y Coleg Plismona. Rhaid ystyried a oes angen y polisi hwn o hyd neu a oes angen dogfen safonau/gweithdrefnau yn unig arnom. Rhaid ystyried hefyd a oes unrhyw beth wedi'i nodi o fewn unrhyw argymhellion neu archwiliadau (mewnol/allanol) y mae'n rhaid eu cynnwys neu ymchwilio iddynt. Gall y Swyddog Polisi gefnogi gydag ymchwil a rhoi cyngor ac arweiniad.

3.2 Ymgynghori

• Bydd perchennog y polisi, gyda chefnogaeth y Swyddog Polisi, yn llunio adroddiad ac yn cyflwyno ei ganfyddiadau a’r polisi i’r grŵp (grwpiau) maes busnes perthnasol yn ogystal â rhanddeiliaid allweddol. Mae SCHTh yn rhanddeiliad allweddol gan ei bod yn mabwysiadu llawer o bolisïau'r heddlu neu mae ganddi gyfrifoldebau o ran craffu ar ein trefniadau llywodraethu.
• Mae enghreifftiau eraill o randdeiliaid allweddol yn cynnwys yr adrannau Iechyd a Diogelwch, Gwasanaethau Cyfreithiol, Cyllid, Gwasanaethau Pobl, Rheoli Gwybodaeth a Chydymffurfiaeth, undebau llafur, Ffederasiwn yr Heddlu, Cymdeithas Uwcharolygwyr yr Heddlu, rhwydweithiau cymorth, Grŵp Ymgynghori Annibynnol, ac ati (fel y bo’n briodol). Gall y Swyddog Polisi hefyd gefnogi drwy gasglu adborth.
• Rhaid i unrhyw bolisi sy'n cynnwys elfen sy'n ymwneud â phobl ddilyn fframwaith cyfansoddiad a llywodraethu'r Cydgyngor Trafod Telerau ar gyfer ymgynghori a chymeradwyo polisi sy'n gysylltiedig â phobl (gellir cael copi gan AD neu'r Swyddog Polisi os oes angen).
• Rhaid i berchnogion polisi ddefnyddio'r wybodaeth hon i fireinio eu hadroddiad ymhellach ar gyfer diddymu polisi. Gall y Swyddog Polisi roi cyngor ac arweiniad a chymorth o ran prawf-ddarllen.
• Rhaid gofyn am gymeradwyaeth gychwynnol i'r diddymiad arfaethedig yng nghyfarfod y grŵp llywodraethu perthnasol

 

• Cymeradwyo Diddymiad
  • Unwaith i’r grŵp (grwpiau) busnes perthnasol gytuno iddo mewn egwyddor, rhaid codi diddymiad y polisi fel eitem agenda ar gyfer cyfarfod bwrdd perthnasol a gadeirir gan brif swyddog i’w gadarnhau.
  • Rhaid trosglwyddo'r penderfyniad i'r Swyddog Polisi i gadw cyfrif cywir o'r penderfyniadau sy'n ymwneud â'r diddymiad.

 

3.4 Archifo, Cadw a Gwaredu

• Bydd y polisi'n cael ei gadw a'i archifo gan y Swyddog Polisi.
• Y cyfnod cadw polisi a/neu weithdrefn yw lleiafswm o 10 mlynedd, wedi’i ddilyn gan adolygiad (amserlen adolygu, cadw a gwaredu Cyngor Cenedlaethol Penaethiaid yr Heddlu 2020, fersiwn 4; safonau cadw a gwaredu’r Swyddfa Gartref). Mae hyn yn ymwneud â chadw'r polisi/gweithdrefn derfynol ei hun, nid y gwaith papur datblygiadol ategol.
• Ar ddiwedd y cyfnod lleiaf o 10 mlynedd, rhaid i'r Swyddog Polisi, mewn ymgynghoriad â Rheolwr Cofnodion yr heddlu, ystyried yr angen gweithredol, budd y cyhoedd a/neu gofnodion hanesyddol mewn perthynas â'r penderfyniad i gadw neu waredu.
• Rhaid storio un copi o'r cofnod yn y ffolder Archif Polisi a rhaid ei logio yn y Gofrestr Archifau a Gwaredu (a gedwir gan y Swyddog Polisi). Rhaid dileu pob copi a fersiwn arall o systemau'r heddlu.
• Rhaid cwblhau'r gwaith o ddileu a gwaredu cofnodion i'r graddau na ellir eu hadennill.
• Rhaid i berchnogion polisïau gefnogi'r Swyddog Polisi i sicrhau bod pob copi yn cael ei dynnu o fannau hygyrch (ystyriwch mewnrwyd Heddlu Dyfed-Powys, mewnrwyd newydd Heddlu Dyfed-Powys, hyfforddiant, ffolderi adrannol a phecynnau M365, copïau printiedig, hafan ar-lein sengl).

4. Rheoli fersiynau
   • Mae rheoli fersiynau wedi'i chynnwys yn y templed polisi. Mae tablau rheoli fersiynau yn darparu data hanesyddol am bob diweddariad a wneir i ddogfen. Mae’n ddefnyddiol cynnwys yr awdur, y dyddiad a nodiadau am bob newid a wnaed er mwyn i chi allu cyfeirio’n ôl at beth oedd y newidiadau hyn.
   • Mewn achosion lle mae cofnodion rheoli fersiynau yn hir, gellir symud yr wybodaeth hanesyddol i'r atodiadau.
   • Dyma enghraifft i ddangos sut i gymhwyso rhifo'r fersiynau:

0.1	Drafft cyntaf
0.2	Mân newid i’r drafft (ee, adran Cod Moeseg wedi’i ddiweddaru i gynnwys enghreifftiau mwy perthnasol a manwl)
1.0	Fersiwn gyntaf - cymeradwy
1.1	Mân ddiwygiad – (ee. gwallau teipio wedi’u diwygio yn Adrannau 2 a 3)
2.0	Newid mawr – cymeradwy (ee, polisi X bellach wedi’i ymgorffori yn y polisi hwn; yn cynnwys newidiadau i gyfrifoldeb a ffyrdd o weithio drwy gydol y ddogfen)
2.1	Mân newid – (ee, Adran 4 – cyfeiriad wedi’i ddiweddaru at GDPR i GDPR y DU)

 

 

5. Gwybodaeth ddefnyddiol
   • Mae'r Swyddog Polisi yn gallu cefnogi'r broses gyfan - efallai y byddai'n fuddiol trefnu cyfarfod wrth drafod y broses hon i egluro'r cynlluniau a'r disgwyliadau.
   • Gall y Swyddog Polisi a pherchennog/awdur y polisi drafod a chytuno ar yr amserlen ar gyfer adolygiad. Gellir defnyddio’r canlynol fel canllaw (fodd bynnag gall ffactorau olygu bod angen adolygu’n gynt, neu os bydd newidiadau deddfwriaethol ar fin digwydd y tu allan i’r cyfnod adolygu, efallai y bydd modd gohirio’r adolygiad arfaethedig er mwyn caniatáu ar gyfer cynllunioar gyfer y newidiadau hynny):

Risg uchel	Adolygiad blynyddol
Risg canolig	Adolygiad bob dwy flynedd
Risg isel	Adolygiad bob tair blynedd

Pennir y risg gan yr effaith a gaiff y polisi ar y sefydliad a'r cyhoedd,ee bernir bod achosion o dorri amodau a diffyg cydymffurfio a allai arwain at gamymddwyn/achos troseddol yn risg uchel. Ystyrir bod polisïau sy'n cael llai o effaith yn risg is.

• Rhaid i bob polisi fod ar dempled mwyaf cyfredol yr heddlu neu mae'n rhaid iddynt geisio symud i'r templed mwyaf cyfredol drwy'r broses adolygu a drefnwyd.
  • Rhaid cwblhau'r templed gan ddefnyddio'r ffont Arial a defnyddio ffont maint 12.
  • Rhaid i bob polisi gael ei asesu ar gyfer effaith ar gydraddoldeb a rhaid ei ddogfennu yn yr Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb.. Gall perchnogion polisi gyfeirio at hwn yn ystod adolygiad neu bydd angen iddynt ddrafftio fersiwn newydd mewn achosion lle mae'r Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb ar hen dempled sydd wedi dyddio neu wrth ddrafftio polisi newydd.

Diwedd.